Tänk på det här när du rapporterar studerande på gymnasiet

Din rapportering är viktig både för att de studerande ska få sina utbetalningar i tid och för att förhindra att pengar betalas ut felaktigt. Eftersom rapporteringen även ligger till grund för den officiella statistiken är det viktigt att alla uppgifter är så fullständiga som möjligt. Rapporterar du felaktigt, kan det hända att vi behöver kontakta dig.

I den här artikeln har vi sammanfattat vad du bör tänka på när du rapporterar studerande på gymnasiet.

När ska jag rapportera?

Den första utbetalningen för läsåret görs normalt den sista september. För att de studerande ska hinna få beslut och utbetalning den 29 september, måste du ha rapporterat de studerande senast den 20 september.
Rapportera uppgiften om påbörjade studier först när den studerande fysiskt infunnit sig på skolan och påbörjat sina studier. I början är det många studerande som byter skola, program och/eller inriktning. Det kan därför vara bra att vänta lite innan ni rapporterar så att ni skickar så korrekta uppgifter som möjligt.

Vilka studerande ska jag rapportera?

Rapportera alla studerande i gymnasieskolan som studerar under läsåret 2017/18. Detta gäller oavsett vilken ålder och vilket studiestöd den studerande har, samt även om den studerande är asylsökande. Rapportera också studerande som är under 20 år och får sin undervisning på folkhögskola eller komvux inom ramen för ett introduktionsprogram. För att förhindra att både ni och komvux/folkhögskolan rapporterar den studerande kan ett tips vara att ni har kontakt med den andra skolan och att ni kommer överens om vem som ska rapportera den studerande.

Asylsökande

Kom ihåg att även rapportera studerande med tillfälliga personnummer, exempelvis asylsökande. Dessa personer har normalt inte rätt till studiestöd men CSN behöver uppgiften för att ge en fullständig rapport över studerande på gymnasiet till SCB och Skolverket.

Särskoleelever

Studerande som läser på gymnasiesärskolan och särskoleelever som är integrerade i en gymnasieklass ska du inte rapportera eftersom dessa får förlängt barnbidrag av Försäkringskassan. Däremot ska du rapportera studerande som är inackorderade och läser på en fristående gymnasiesärskola.

Utbytesstuderande

Utländska gäststuderande som studerar i Sverige ska du rapportera som utbytesstuderande. Du ska däremot inte rapportera de studerande som ska studera utomlands, till exempel en studerande som under ett år byter studier vid den svenska gymnasieskolan mot studier vid en skola utomlands. Studerande som läser utomlands måste själva ansöka om studiehjälp. Ansökningsblanketter finns att beställa på www.csn.se under Blanketter.

Hur ska jag rapportera den studerandes studietider?

De studerandes studietider ska stämma med de utbildningstider som din skola rapporterat i tjänsten Studietider och utbildningar.
Den studerandes individuella studiestart kan alltså inte ligga före den utbildningsstart som ni rapporterat i Studietider och utbildningar. Den individuella studietiden får inte heller sluta efter utbildningens slutdatum i Studietider och utbildningar.
Tänk på att rapportera den studerandes faktiska studietid, även om den studerande till exempel gör ett tidigt skolbyte.

Jullov

De dagar som ni lagt in som jullov i Studietider och utbildningar får inte rapporteras som studietid för enskilda studerande.
Studietid och jullov får inte heller överlappa. Jullovet ska starta dagen efter höstterminens slut och sluta dagen innan vårterminens början. Om höstterminen slutar en fredag ska jullovet läggas in från lördagen. 

Skolenhetskod och studievägskod

Du som rapporterar studerandeuppgifter för gymnasieskolan måste också rapportera skolenhetskod och studievägskod. Skolenhetskoden består av åtta siffor. Meddela skolenhetskoden både vid en ny rapport och vid en ändring.
Studievägskoderna måste du först registrera i Studietider och utbildningar, innan du kan rapportera dem i Studeranderapportering.
Det är viktigt för den officiella statistiken och uppföljningsarbete att dessa uppgifter är korrekta och fullständiga. SCB kommer att behöva återkontakta skolor med ofullständiga uppgifter.

Läs mer om hur du rapporterar skolenhetskod

Läs mer om hur du rapporterar studievägskoder

Hur rapporterar jag?

Du rapporterar uppgifterna i Mina tjänster på csn.se/partner. Prova i god tid att logga in för att se att ditt lösenord fungerar. Har du tappat bort ditt lösenord kan du beställa ett nytt på www.csn.se/partner.

För att kunna logga in behöver du en särskild behörighet. Det är CSN som administrerar behörigheterna för studeranderapporteringen. Det är därför viktigt att ni anmäler alla ändringar av rapportörer till oss, exempelvis om någon slutar eller tillkommer. Alla rapportörer ska ha ett eget användarnamn och lösenord.

Mer information

I våra rapporteringshäften finns mer information om vilka uppgifter ska rapportera, samt hur och när. Rapporteringshäftena finns på www.csn.se/partner.

Artikel från CSN:s nyhetsbrev för rapportörer på gymnasieskolor - augusti 2017

Senast uppdaterad: 2017-08-28