Behandling av personuppgifter

För att du ska kunna få studiemedel måste CSN behandla personuppgifter, såsom namn, personnummer och samordningsnummer. Vi hämtar också in sådana uppgifter från Skatteverket.

Om du har en god man, förvaltare eller vårdnadshavare som måste hantera dina ärenden behöver vi även behandla personuppgifter om denna person.

Familjeförhållanden kan ha betydelse för rätten till tilläggsbidrag och vi behandlar därför i sådana fall även personuppgifter om dina barn och den andre vårdnadshavaren.

Vi hämtar uppgifter om dina inkomster från Skatteverket för att kontrollera om dina inkomster överstigit fribeloppet för studiemedel samt om du har rätt till tilläggslån.

Vi hämtar in uppgifter om antagning till studier från Universitets- och högskolerådet och från utbildningsanordnare. Uppgifter om dina studier, vilken utbildning du går och under vilken tid får vi från utbildningsanordnaren. För att kontrollera om du klarat dina studieresultat får vi uppgifter från utbildningsanordnaren.

Vi hämtar in uppgifter om ersättning från Försäkringskassan för att kontrollera om du får någon sådan som har betydelse för rätten till studiemedel.

Om du är utländsk medborgare hämtar vi uppgifter om medborgarskap och uppehållstillstånd från Migrationsverket för att kontrollera om du har rätt till studiemedel.

Om du är sjuk under dina studier hämtar vi in uppgifter om detta från Försäkringskassan för att kunna betala ut studiemedel under sjukdom.

Information som vi lämnar till andra

CSN lämnar också personuppgifter till andra myndigheter och organisationer.

Vi lämnar uppgifter om personer med studiestöd eller om studieavbrott till Försäkringskassan och uppgifter om lämnat studiestöd till socialnämnderna eftersom det kan ha betydelse för din rätt till ersättning från Försäkringskassan eller socialnämnden.

Eftersom Swedbank sköter utbetalningarna av studiemedel lämnar vi uppgifter om utbetalning av studiemedel till dem.

För att kontrollera att olika ersättningar inte betalas ut samtidigt lämnar vi uppgifter om utbetalning av studiestöd till arbetslöshetskassorna.

För att folkbokföringen ska innehålla korrekta uppgifter lämnar CSN uppgifter om bland annat adresser till Skatteverket i enlighet med de regler som finns i folkbokföringslagen.

Vi lämnar uppgifter till kortföretag för att de ska kunna distribuera bevis om studiestöd för studier (rabattkort).

På förfrågan lämnar CSN i vissa fall uppgift till utländska studiestödsmyndigheter om att personer fått studiemedel.

Rättslig grund

Behandlingen av personuppgifter vid prövning av ansökan om studiemedel har stöd i den rättsliga grunden allmänt intresse och som ett led i myndighetsutövning i dataskyddsförordningen (GDPR). Stöd i nationell rätt finns i studiestödslagen, studiestödsförordningen, studiestödsdatalagen och studiestödsdataförordningen.

Bevarande och gallring

Om du har haft lån hos oss, ska vi gallra dina personuppgifter senast två år efter att du har slutbetalat ditt lån eller efter att skulden blivit slutreglerad på annat sätt. Om du bara har haft bidrag, ska vi gallra dina personuppgifter senast tre år efter att vi senast betalade ut studiestöd eller avslog din ansökan. Sådana uppgifter som kan ha betydelse i ett nytt ärende om studiestöd eller för återkrav behandlar vi tills de inte längre kan ha sådan betydelse.

Bevarande och gallring av personuppgifter

Vi hämtar uppgifter om dina inkomster från Skatteverket för att kontrollera om dina inkomster överstigit fribeloppet för studiestartsstöd.

Information som vi lämnar till andra

CSN lämnar personuppgifter till andra myndigheter och organisationer.

På förfrågan lämnar CSN i vissa fall uppgift till utländska studiestödsmyndigheter om att personer fått studiestartsstöd.

Rättslig grund

Behandlingen av personuppgifter i samband med studiestartsstöd har stöd i den rättsliga grunden allmänt intresse och som ett led i myndighetsutövning i dataskyddsförordningen (GDPR). Stöd i nationell rätt finns i lagen (2017:527) om studiestartsstöd, förordningen (2017:532) om studiestartsstöd, studiestödsdatalagen och studiestödsdataförordningen.

Bevarande och gallring

Vi gallrar dina personuppgifter senast tre år efter att vi senast betalade ut studiestartsstöd eller avslog din ansökan. Sådana uppgifter som kan ha betydelse för återkrav behandlar vi tills de inte längre kan ha sådan betydelse.

För att du ska kunna få omställningsstudiestöd måste CSN behandla personuppgifter, såsom namn, personnummer och samordningsnummer. Vi hämtar också in sådana uppgifter från Skatteverket.

Om du har en god man eller förvaltare som måste hantera dina ärenden behöver vi även behandla personuppgifter om denna person.

Vi hämtar uppgifter om dina inkomster från Skatteverket för att kunna pröva din ansökan och göra efterkontroller.

Vi hämtar in uppgifter från din omställningsorganisation om bland annat kompletterande studiestöd och den utbildning du ska gå om den finansieras av omställningsorganisationen.

Från Kammarkollegiet hämtar vi in uppgifter om studierna och andra förhållanden av betydelse för rätten till omställningsstudiestöd.

Vi hämtar in uppgifter om antagning till studier från Universitets- och högskolerådet och från utbildningsanordnare. Uppgifter om dina studier, vilken utbildning du går och under vilken tid får vi från utbildningsanordnaren. För att kontrollera om du klarat dina studieresultat får vi uppgifter från utbildningsanordnaren.

Vi hämtar in uppgifter om årlig inkomst från Försäkringskassan och vi hämtar också in uppgifter om eventuell ersättning för att kontrollera om du får någon sådan som har betydelse för rätten till omställningsstudiestöd.

Om du är utländsk medborgare hämtar vi uppgifter om medborgarskap och uppehållstillstånd från Migrationsverket för att kontrollera om du har rätt till omställningsstudiestöd.

Om du är sjuk under dina studier hämtar vi in uppgifter om detta från Försäkringskassan för att kunna betala ut omställningsstudiestöd under sjukdom.

Information som vi lämnar till andra

CSN lämnar också personuppgifter till andra myndigheter och organisationer.

Vi lämnar uppgifter om personer med omställningsstudiestöd eller om studieavbrott till Försäkringskassan eftersom det kan ha betydelse för din rätt till ersättning från Försäkringskassan

Vi lämnar uppgifter till vissa omställningsorganisationer om bland annat beviljat bidrag, omfattning och inkomst för att de ska kunna besluta om kompletterande stöd.

Eftersom Swedbank sköter utbetalningarna av omställningsstudiestöd lämnar vi uppgifter om utbetalning av omställningsstudiestöd till dem.

För att kontrollera att olika ersättningar inte betalas ut samtidigt lämnar vi uppgifter om utbetalning av omställningsstudiestöd till arbetslöshetskassorna.

För att folkbokföringen ska innehålla korrekta uppgifter lämnar CSN uppgifter om bland annat adresser till Skatteverket i enlighet med de regler som finns i folkbokföringslagen.

Om du har utmätning i lön kommer CSN att lämna uppgifter med anledning av detta till Kronofogden.

På förfrågan lämnar CSN i vissa fall uppgift till utländska studiestödsmyndigheter om att personer fått omställningsstudiestöd.

Rättslig grund

Behandlingen av personuppgifter vid prövning av ansökan om omställningsstudiestöd har stöd i den rättsliga grunden allmänt intresse och som ett led i myndighetsutövning i dataskyddsförordningen (GDPR). Stöd i nationell rätt finns i lagen om omställningsstudiestöd, förordningen om omställningsstudiestöd, studiestödsdatalagen och studiestödsdataförordningen.

Bevarande och gallring

Om du har haft lån hos oss, ska vi gallra dina personuppgifter senast två år efter att du har slutbetalat ditt lån eller efter att skulden blivit slutreglerad på annat sätt. Om du bara har haft bidrag, ska vi gallra dina personuppgifter senast tre år efter att vi senast betalade ut studiestöd eller avslog din ansökan. Sådana uppgifter som kan ha betydelse i ett nytt ärende om studiestöd eller för återkrav behandlar vi tills de inte längre kan ha sådan betydelse.

Bevarande och gallring av personuppgifter.

När du beviljats körkortslån lämnar vi uppgifter om person- eller samordningsnummer till Trafikverket. CSN får sedan uppgifter från Trafikverket när du betalar myndigheten för kunskapsprov och körprov eller hyra av fordon och när du har avlagt ett godkänt kunskapsprov och ett godkänt körprov.

När du visat upp ditt beslut om körkortslån för trafikskolan får CSN uppgifter om dig från trafikskolan för att vi ska kunna betala ut lånet.

Eftersom Swedbank sköter utbetalningarna av körkortslån lämnar vi uppgifter om utbetalning av körkortslån till dem.

Rättslig grund

Behandlingen av personuppgifter vid handläggning av körkortslån har stöd i den rättsliga grunden allmänt intresse och som ett led i myndighetsutövning i dataskyddsförordningen (GDPR). Stöd i nationell rätt finns i förordningen (2018:1118) om körkortslån, studiestödsdatalagen och studiestödsdataförordningen.

Bevarande och gallring

Vi gallrar dina personuppgifter senast två år efter att du har slutbetalat ditt lån eller efter att skulden blivit slutreglerad på annat sätt.

Bevarande och gallring av personuppgifter

För att du ska få RG-bidrag måste CSN behandla personuppgifter, såsom namn, personnummer och samordningsnummer. Vi hämtar också in sådana uppgifter från Skatteverket.

CSN hämtar uppgifter från din skola, din hemkommun och Försäkringskassan för att kontrollera att du har rätt till RG-bidrag.

Behandlingen av personuppgifter vid prövning av ansökan om RG-bidrag har stöd i den rättsliga grunden allmänt intresse och som ett led i myndighetsutövning i dataskyddsförordningen (GDPR). Stöd i nationell rätt finns i förordningen (1995:667) om bidrag till vissa funktionshindrade elever i gymnasieskolan.

Vi gallrar dina personuppgifter tre år efter att du senast fick ett beslut om RG-bidrag.

För att se till att du får TUFF-ersättning måste CSN behandla personuppgifter, såsom namn, personnummer och samordningsnummer. Vi hämtar också in sådana uppgifter från Skatteverket.

Behandlingen av personuppgifter vid prövning av ansökan om TUFF-ersättning har stöd i den rättsliga grunden allmänt intresse och som ett led i myndighetsutövning i dataskyddsförordningen (GDPR). Stöd i nationell rätt finns i förordningen (1997:1158) om statsbidrag för teckenspråksutbildning för vissa föräldrar.

Vi gallrar dina personuppgifter tre år efter den sista rekvisitionen av TUFF-ersättning och tidigast det år barnet fyller 20 år.

Vi behandlar personuppgifter som namn, personnummer och samordningsnummer när du ska betala tillbaka ett lån till oss. Vi hämtar in uppgifter om adresser från Skatteverket.

Om du ska betala tillbaka studielån som utbetalades mellan den 1 januari 1989 och den 30 juni 2001 hämtar vi in uppgifter om dina inkomster från Skatteverket för att bestämma ditt årsbelopp.

Om du inte betalar dina årsbelopp och avgifter behöver CSN behandla uppgifter när vi överlämnar obetalda skulder till Kronofogdemyndigheten. Vi behöver behandla ditt namn, personnummer och kontaktuppgifter till dig. Vi kommer att lämna ut den information om ditt ärende som behövs för att Kronofogdemyndigheten ska kunna driva in fordringen som ett allmänt mål.

Om du bor utomlands kan vi istället lämna dessa uppgifter till inkassobolag eller utländsk domstol.

Om du fått betala mindre på det belopp du ska betala tillbaka med hänsyn till inkomst, hämtar vi in uppgifter från Skatteverket om dina inkomster av tjänst, näringsverksamhet och kapital.

Om du har haft lån hos oss, ska vi gallra dina personuppgifter senast två år efter att du har slutbetalat ditt lån eller efter att skulden blivit slutreglerad på annat sätt.

Bevarande och gallring av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter som namn, personnummer och samordningsnummer när du ska betala tillbaka ett lån till oss. Vi hämtar in uppgifter om adresser från Skatteverket.

Om du fått nedsättning av det belopp du ska betala tillbaka hämtar vi in uppgifter från Skatteverket om dina inkomster av tjänst, näringsverksamhet och kapital.

Om du inte betalar ditt lån behöver CSN behandla uppgifter om dig för att fastställa fordran. Vi behöver behandla ditt namn, personnummer och dina kontaktuppgifter. Om du inte betalar ditt lån lämnar vi uppgifter om dig till Kronofogden för att de ska kunna driva in fordringen.

Om du bor utomlands kan vi istället lämna dessa uppgifter till inkassobolag eller utländsk domstol.

För beslut om uppsägning av körkortslån som meddelats före den 1 september 2025 kan vi även komma att lämna ut information om ditt ärende till Kronofogdemyndigheten, eller domstolen, i samband med en ansökan om betalningsföreläggande.

Om du har haft lån hos oss, ska vi gallra dina personuppgifter senast två år efter att du har slutbetalat ditt lån eller efter att skulden blivit slutreglerad på annat sätt.

Bevarande och gallring av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter som namn och personnummer när du ska betala tillbaka ett lån till oss. Vi hämtar in uppgifter om adresser från Skatteverket.

Om du fått anstånd eller nedsättning av det belopp du ska betala tillbaka hämtar vi in uppgifter från Skatteverket om inkomster av tjänst, näringsverksamhet och kapital.

Om du inte betalar ditt lån behöver CSN behandla uppgifter om dig för att fastställa fordran. Vi behöver behandla ditt namn, personnummer och dina kontaktuppgifter. Om du inte betalar ditt lån lämnar vi uppgifter om dig till Kronofogden för att de ska kunna driva in fordringen.

Om du bor utomlands kan vi istället lämna dessa uppgifter till inkassobolag eller utländsk domstol.

För beslut om uppsägning av lån som meddelats före den 1 september 2025 kan vi även komma att lämna ut information om ditt ärende till Kronofogdemyndigheten, eller domstolen, i samband med en ansökan om betalningsföreläggande.

När du begär omprövning av ett beslut eller överklagar ett beslut behöver CSN behandla uppgifter om dig för att kunna hantera ditt ärende. Vi behöver behandla ditt namn, personnummer och dina kontaktuppgifter.

Om du har en anhörig eller ett ombud som hjälper dig behöver vi även behandla personuppgifter om denna person.

Vi behöver även behandla sådana uppgifter som enligt reglerna om studiestöd, studiestartsstöd, körkortslån, hemutrustningslån, RG-bidrag och TUFF-ersättning har betydelse för rätten till stödet, läs mer under rubrikerna om respektive stöd. Vi kommer också att behandla det beslut som tas eller den dom som meddelas till följd av din begäran om omprövning eller överklagan.

Om ditt ärende gäller överklagande till Överklagandenämnden för studiestöd (ÖKS) eller till domstol kommer vi att lämna ut den information om ditt ärende som behövs för att ÖKS eller domstolen ska kunna pröva ditt ärende.

Viss utredning utöver vad som redan finns i det ärende som omprövas eller överklagas kan komma att hämtas in direkt från källan, till exempel Skatteverket, Försäkringskassan, Migrationsverket och utbildningsanordnare.

Rättslig grund

De rättsliga grunderna för behandling av personuppgifter vid hantering av ärenden om omprövning eller överklagan sker med stöd av den rättsliga grunden allmänt intresse och myndighetsutövning i dataskyddsförordningen (GDPR).

När CSN handlägger ett ärende om återkrav behöver vi behandla uppgifter om dig för att kunna hantera ditt ärende. Vi behöver behandla ditt namn, personnummer och dina kontaktuppgifter.

Om du har en anhörig eller ett ombud som hjälper dig behöver vi även behandla personuppgifter om denna person.

Förutom kontaktuppgifter behöver vi också behandla sådana uppgifter som enligt den författning som reglerar stödet har betydelse för rätten till stödet, läs mer under rubrikerna om respektive stöd.

Viss utredning utöver den som finns i grundärendet kan komma att hämtas in direkt från källan, till exempel Skatteverket, Försäkringskassan, Migrationsverket och utbildningsanordnare.

Om du inte betalar ditt lånekrav behöver CSN behandla uppgifter om dig för att driva in fordran. Vi behöver behandla ditt namn, personnummer och dina kontaktuppgifter. Om du inte betalar ditt återkrav lämnar vi uppgifter om dig till Kronofogden för att de ska kunna driva in fordringen.

För beslut om återkrav som meddelats före den 1 september 2025 kan vi även komma att lämna ut information om ditt ärende till Kronofogdemyndigheten, eller domstolen, i samband med en ansökan om betalningsföreläggande.

Rättslig grund

Behandlingen av personuppgifter vid hantering av ärenden om återkrav har stöd i den rättsliga grunden allmänt intresse och som ett led i myndighetsutövning i dataskyddsförordningen (GDPR). Stöd i nationell rätt finns i studiestödsdatalagen och studiestödsdataförordningen.

Bevarande och gallring

Dina personuppgifter gallras senast två år efter det kalenderår som du betalade återkravet. Vi gallrar dock inga uppgifter så länge du har en oreglerad skuld till oss, t.ex. studielån.

Bevarande och gallring av personuppgifter

CSN använder i vissa situationer en signeringsportal för att skriva under handlingar elektroniskt. Vi behandlar då uppgifter om namn, personnummer och e-postadress för den som ska skriva under en handling.

CSN har stöd i artikel 6 punkt 1 i dataskyddsförordningen för den personuppgiftsbehandlingen.

När du kontaktar CSN, till exempel genom telefon eller e-post, behandlar vi de uppgifter du lämnar för att kunna ge dig den hjälp du efterfrågar.

När du lämnar information som har betydelse för handläggningen av ett ärende är CSN enligt lag skyldiga att registrera uppgiften.

Behandlingen sker med stöd av den rättsliga grunden allmänt intresse i dataskyddsförordningen (GDPR).

CSN spelar in en mindre andel telefonsamtal i syfte att förbättra myndighetens service och behandlar då dina personuppgifter. Du har alltid möjlighet att neka inspelning. Om en studiestödsutredare på något sätt känner sig hotad finns möjlighet att starta en inspelningsfunktion.

Behandlingen sker med stöd av den rättsliga grunden allmänt intresse i dataskyddsförordningen (GDPR).

När du besöker en sida på www.csn.se sparar vi uppgifter om din ip-adress, webbläsare och operativsystem. Uppgifterna skickas automatiskt från din webbläsare till våra servrar där de sedan sparas i en logg. Vi använder informationen för att se att våra tjänster fungerar som de ska och för att ta fram statistik.

Tänk på att det som du skriver i CSN:s sociala medier-kanaler kan bli allmän handling. Lämna aldrig ut privat information, som till exempel ditt eller andras personnummer. Inlägg som innehåller känsliga personuppgifter tas bort från sidan.

Om du väljer att i en sociala medier-kanal följa eller gilla CSN:s konto, eller skriver kommentarer på sidan eller under våra inlägg och annonser är det vi som behandlar dina personuppgifter genom att till exempel moderera kommentarer eller svara på dina frågor.

Grunden för vår personuppgiftsbehandling är allmänt intresse.

När du prenumererar på vårt nyhetsbrev behandlar vi personuppgifter om dig, såsom namn, e-postadress, skolform eller arbetsplats och yrkesroll. Personuppgiftsbehandlingen sker för att vi ska kunna nå dig med relevant information.

Grunden för vår personuppgiftsbehandling är allmänt intresse.

När du använder kontaktformuläret för partner behandlar vi personuppgifter om dig, såsom namn, e-postadress och telefonnummer. Personuppgiftsbehandlingen sker för att vi ska kunna besvara din förfrågan.

Grunden för vår personuppgiftsbehandling är allmänt intresse.

När du anmäler dig till och deltar i något av CSN:s webbinarier behandlar vi personuppgifter om dig, såsom namn, e-postadress, skolform och yrkesroll. Personuppgiftsbehandlingen sker för att vi ska kunna nå dig med relevant information.

Grunden för vår personuppgiftsbehandling är allmänt intresse.

När du anmäler dig för att prenumerera på våra pressmeddelanden eller rapporter lagrar vi din e-postadress.

Din e-postadress används endast i syfte att skicka dig pressmeddelanden eller rapporter.

Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingicks med dig när du blev prenumerant.

Du kan avsluta din prenumeration när du vill, och i sådant fall raderas din e-postadress.

De personuppgifter som CSN behandlar i samband med en upphandling eller ett avrop är de uppgifter som anbudsgivaren ger in i sitt anbud, vilket främst berör för- och efternamn, e-postadresser samt information i CV (såsom anställning och utbildning). Ändamålet med behandlingen är genomföra och administrera upphandlingar och avrop samt att handlägga avtalsärenden.

De uppgifter som CSN behandlar i upphandlingen eller avropet har sin grund i en rättslig förpliktelse. Det är uppgifter vi behöver för att kunna fullfölja reglerna i upphandlingslagstiftningen.

När CSN har fattat tilldelningsbeslut i den aktuella upphandlingen eller avropet blir inlämnade handlingar i ärendet allmänna. De kan därför vid förfrågan komma att lämnas ut. Handlingarna gallras efter viss tid i enlighet med arkivlagstiftningen och interna beslut.

När en myndighet, företag eller organisation fakturerar oss eller vi fakturerar dem kan vi i vissa fall behandla personuppgifter, såsom namn, kontaktuppgifter och personnummer. Syftet är att administrera fakturahantering.

Behandlingen sker med stöd av rättsliga förpliktelser som åvilar oss enligt bokföringslagstiftningen och bevaras för detta ändamål.

I samband med att du söker arbete hos CSN behandlas personuppgifter som du själv lämnar i din ansökan. Vidare inhämtas eventuellt personuppgifter från de referenser du lämnat.

De personuppgifter som behandlas om dig är namn, adress, e-postadress, telefonnummer, ansökningshandlingar samt andra uppgifter som du själv lämnar, till exempel i en intervju. Det kan också vara uppgifter som inhämtas om dig från till exempel en referens. CSN behandlar i vissa fall även uppgifter som rör resultat eller utvärderingar om dig i samband med personlighets- och färdighetstester.

När CSN behandlar dina personuppgifter vid en intresseanmälan eller jobbansökan stödjer vi oss på den rättsliga grunden allmänt intresse. När vi fattar beslut om anställning behandlar vi personuppgifter med stöd av den rättsliga grunden myndighetsutövning.

Om du sökt en ledig tjänst hos oss behandlas dina personuppgifter under hela rekryteringsförfarandet. När CSN fattat beslut om anställning kommer uppgifterna att gallras (raderas) efter två år. Om du har överklagat ett anställnings­beslut eller fått en anställning hos CSN, har vi rätt att bevara dina personuppgifter.

Vid anställning hos CSN behandlas personuppgifter som inhämtas från dig. Vidare inhämtas personuppgifter som behövs för att administrera anställningen från andra myndigheter, bland annat Skatteverket. De personuppgifter som behandlas om dig är namn, personnummer, adress, bankuppgifter, ansökningshandlingar, underlag för ersättningar och förmåner, omdömen, uppgifter om hälsa, uppgift om bisyssla och andra uppgifter som är relevanta för anställningen.

CSN tilldelar alla anställda ett unikt identifieringsnummer (CSN-user) som används för att säkert identifiera personal i IT-systemen.

CSN behandlar även de personuppgifter om närstående som du kan lämna för att arbetsgivaren ska kunna kontakta anhöriga i händelse av olycksfall eller sjukdom.

Känsliga personuppgifter

Vissa av de personuppgifter CSN behandlar om dig kan utgöra så kallade känsliga personuppgifter. Med känsliga personuppgifter avses

• Etniskt ursprung
• Politiska åsikter
• Religiös eller filosofisk övertygelse
• Medlemskap i fackförening
• Genetiska uppgifter
• Biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person
• Uppgifter om hälsa
• Uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning.

CSN kan behandla känsliga personuppgifter om anställda om de är nödvändiga för att fullgöra skyldigheter eller utöva rättigheter inom arbetsrätt, social trygghet och socialt skydd. Känsliga personuppgifter kan även behandlas för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk exempelvis vid uppsägning på grund av personliga skäl vid sjukdom eller om det är nödvändigt med hänsyn till statistiska ändamål.

Lagöverträdelser

CSN behandlar uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott när så krävs. Bland annat när behandlingen är nödvändig för att göra gällande ett rättsligt anspråk, göra en brottsanmälan till polis, för att kunna uppfylla en rättslig förpliktelse eller utföra kontroller som får ske enligt lag eller som krävs av säkerhetsskäl.

Loggning

Loggning innebär att personuppgifter om anställda registreras i syfte att visa på vilket sätt åtkomst till information har skett eller hur IT-stöd och IT-verktyg används.

För att möjliggöra uppföljning av säkerhetsskäl sker det även annan loggning, exempelvis i nätverket, vad som sker på en användares dator eller vem e-post skickas till.

Denna information kan även användas vid driftövervakning och felsökning.

Då har CSN som arbetsgivare rätt att behandla dina personuppgifter

Rättslig grund

Dina personuppgifter behövs för att CSN ska kunna fullgöra

• Uppgifter av allmänt intresse
• Rättsliga förpliktelser, till exempel inbetalning av arbetsgivaravgifter, skatt och pension
• Anställningsavtal, till exempel anmälan av bisyssla, tidsregistrering, anmälan av frånvaro
• Annan överenskommelse med dig, till exempel avtal om anställningens upphörande.

Uppgifter av allmänt intresse ska ha stöd i lag eller annan författning, kollektivavtal eller beslut som har meddelats med stöd av lag eller annan författning. Närmare bestämmelser om hur dina personuppgifter får behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse i CSN:s studiestödsverksamhet finns i 4 § och 4 a § studiestödsdatalagen (2009:287).

Den rättsliga förpliktelsen ska följa av lag eller annan författning, av kollektivavtal eller av beslut som har meddelats med stöd av lag eller annan författning.

CSN kan i vissa undantagsfall behandla personuppgifter med stöd av ditt samtycke, exempelvis för registrering av uppgifter om allergier i samband med personalaktiviteter. Du har alltid rätt att återkalla ditt samtycke.

Ändamål

CSN behandlar dina personuppgifter för att kunna uppfylla följande ändamål:

• Arbetsledning, vilket inkluderar att leda och fördela arbetet samt kontroll/uppföljning av utfört arbete såsom till exempel utredning vid konkret misstanke om misskötsamhet.
• Personaladministration, till exempel bemanning, kompetenskartläggning och kompetensutveckling, medarbetar- och lönesamtal, löneförhandlingar och lönekartläggning.
• Löneadministration, till exempel löneberäkning och löneutbetalning.
• Personalsocial verksamhet och rehabilitering, till exempel arbetslivsinriktad rehabilitering vid sjukdom, systematiskt arbetsmiljöarbete till exempel enkätutskick och andra åtgärder för att följa upp och kvalitetssäkra arbetsmiljön och dokumentation av arbetsskador.
• Statistik, till exempel lönestatistik och sjukfrånvaro.
• Utreda, fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, till exempel disciplinpåföljd, uppsägning, avsked, löneskuld eller annan tvist som rör arbetstagaren.
• Hantering av arbetsverktyg, till exempel passersystem, behörigheter till IT-system och IT-verktyg.
• Handläggning av ärenden inom CSN:s verksamhet.

Medarbetarundersökningar genomförs för att identifiera brister i arbetsmiljön samt för att arbeta med och säkerställa en bättre arbetsmiljö. I dessa fall kan profilering förekomma på gruppnivå.

Din skyldighet som anställd

Om du som anställd inte tillhandahåller uppgifter som arbetsgivaren behöver för att uppfylla lagstadgade eller avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att fullgöra anställningsavtalet eller annan överens­kommelse med dig kan det ytterst innebära att din anställning inte kan fortgå. Detta eftersom det kan innebära att arbetsgivaren inte kan fullgöra förpliktelser i avtalet eller enligt lag och kollektivavtal. Om du känner tveksamhet eller oro inför att lämna en viss personuppgift kan du kontakta din närmaste chef eller CSN:s dataskyddsombud.

Skyddade personuppgifter

Om du har skyddade personuppgifter (skyddad folkbokföring eller sekretessmarkerade personuppgifter från Skatteverket) ska du informera din närmaste chef och visa upp ett beslut om att du har detta. Du och din närmaste chef ska också prata om hur dina skyddade personuppgifter eventuellt påverkar dina arbetsuppgifter och hur dina uppgifter visas i olika IT-system.

Utlämnande av personuppgifter

Dina personuppgifter överförs till de personuppgiftsbiträden som CSN använder för att bedriva sin verksamhet och fullgöra sina skyldigheter gentemot dig, till exempel till driftsleverantörer för IT-system som tillhandahåller de IT- plattformar som CSN använder sig av.

Personuppgiftsbiträdesavtal (så kallat PUB-avtal) säkerställer att de personuppgifter som omfattas av personuppgiftsbiträdets behandling hanteras i enlighet med de krav som följer av lagstiftning samt att uppgifterna inte blir tillgängliga för obehöriga.

För att uppfylla rättsliga förpliktelser och fullgörande av anställningsavtalet eller annan överenskommelse med dig kan dina personuppgifter komma att överföras till andra myndigheter och externa aktörer, till exempel Skatteverket, Kronofogden, banker och försäkringsbolag, företagshälsovård och lokal arbetstagarorganisation. CSN kan också komma att behandla personuppgifter genom att lämna information till CSN:s personalansvarsnämnd, det görs då för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse.

Vid tidsbegränsad anställning, där anställningstiden överstiger en månad, lämnar arbetsgivaren underrättelse till berörd lokal arbetstagarorganisation om anställningsavtalet enligt lagen om anställningsskydd. Dina personuppgifter kan komma att begäras ut enligt offentlighetsprincipen vilken innebär att vem som helst har rätt att begära att ta del av allmänna handlingar från CSN. Uppgifter som omfattas av lagstadgad sekretess lämnas inte ut.

Lagringstid

Dina personuppgifter kommer att behandlas så länge de är nödvändiga för det ändamål som uppgifterna behandlas för. När uppgifterna inte längre är nödvändiga kommer de antingen att gallras (raderas) eller lagras för arkivändamål utifrån arkivlagens (1990:782) bestämmelser.

Information om hantering av handlingar hittar du i Centrala studiestöds­nämndens plan för tillämpning av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet, RA-FS 2019:1.

Dina rättigheter

När dina personuppgifter behandlas har du vissa rättigheter. Eftersom det även finns särskilda regler för hur CSN måste hantera allmänna handlingar påverkas dessa rättigheter på olika sätt och är därför inte absoluta. CSN kommer att ta emot din begäran och ta ställning till ditt önskemål utifrån gällande dataskyddslagstiftning och andra lagar, till exempel arkivlagen (1990:782).

Du har rätt att kostnadsfritt få tillgång till de personuppgifter CSN behandlar om dig och hur de i så fall behandlas. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som CSN behandlar om dig, ett så kallat registerutdrag.

Du har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade eller att komplettera ofullständiga personuppgifter.

Under vissa förutsättningar har du rätt att få personuppgifter raderade. Om du har rätt att få dina personuppgifter raderade innebär det att CSN utan onödigt dröjsmål ska radera uppgifterna.

CSN ansvarar för den officiella statistiken inom statistikområdet studiestöd. Vi behandlar personuppgifter i den mån det är nödvändigt för att framställa sådan statistik. Det är de uppgifter som vi använder i vårt uppdrag inom studiestödet som också används vid statistikframställning, tillsammans med uppgifter som är nödvändiga att inhämta från SCB.

Personuppgiftsbehandlingen sker med stöd av ett allmänt intresse i dataskyddsförordningen (GDPR) och stöd i nationell rätt finns i lag och förordning om den officiella statistiken.

Uppgifterna som används för att framställa officiell statistik omfattas av absolut sekretess, som endast kan brytas i vissa särskilda fall. Uppgifterna kan efter en sekretessprövning komma att lämnas ut för forsknings- och statistikändamål.

Om du vill begära att vi rättar, raderar, begränsar behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill invända mot behandlingen ska du kontakta CSN:s dataskyddsombud.
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade utan onödigt dröjsmål.
Du har rätt att få dina personuppgifter raderade under vissa förutsättningar, bland annat om

• personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålen
• personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt.

Om förutsättningarna för radering är uppfyllda ska CSN radera uppgifterna utan onödigt dröjsmål. I många fall är dock inte CSN skyldig att tillmötesgå en begäran om radering eftersom myndigheten behandlar uppgifter med stöd av bestämmelser i lag eller förordning.

Vad gäller rätten enligt dataskyddsförordningen att invända mot en behandling gäller inte den i CSN:s studiestödsverksamhet. Det följer av studiestödsdatalagen som kompletterar dataskyddsförordningen i CSN:s studiestödsverksamhet.

Du har vidare rätt att kräva att CSN begränsar personuppgifts­behandlingen under vissa förutsättningar. Med begränsning menas att vissa uppgifter markeras så att de i framtiden bara får behandlas för vissa avgränsade syften.

Du kan kräva att uppgifterna begränsas bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och begär rättelse. I sådana fall kan du även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under tiden som CSN utreder om uppgifterna är korrekta eller inte. Den här rättigheten skiljer sig från rätten att bli raderad, eftersom det inte handlar om att radera uppgifter, utan istället om att begränsa användningen av dem.

När begränsningen upphör ska CSN informera dig om detta.
Skicka din begäran om rättelse, radering eller begränsning via e-post till CSN:s dataskyddsombud på dataskyddsombud@csn.se.