Jump to content

Rapporterar uppgifter till CSN – för dig på gymnasieskola, komvux, folkhögskola, yrkeshögskola, högskola och universitet

För att kunna handlägga studiestödsärenden behöver CSN uppgifter från skolan. Skolan har skyldighet att lämna uppgifter om utbildning, studietid, studiernas omfattning, studieaktivitet och studieresultat.

Börja rapportera uppgifter till CSN

Alla skolor är skyldiga att rapportera uppgifter till CSN för att vi ska kunna handlägga studiestödsärenden.

Vi skiljer på två typer av rapportering:

  1. Uppgifter om utbildningar och studietider
  2. Uppgifter om de studerande (studeranderapportering)

Uppgifter om utbildningar och studietider

Du rapporterar i Mina tjänster i e-tjänsten "Studietider och utbildningar". Där lämnar eller ändrar du också uppgifter om din skola, och om kontaktpersonerna på din skola.

Uppgifter om de studerande

Hur du ska rapportera uppgifter om de studerande beror på vilken skolform din skola har. Du kan du läsa mer om vad som gäller för din skola längre ner på den här sidan.

Behörighet till Mina tjänster

För att rapportera i Mina tjänster behöver du behörighet. Behörigheterna till Studietider och utbildningar administrerar din skola själv i ett verktyg här på webben, Identity Manager. De flesta skolor använder också Identity Manager för att administrera behörigheterna till Studeranderapportering.

Alla skolor ska ha en person - en behörighetsadministratör - som sköter skolans behörigheter. Behörighetsadministratören använder Identity Manager för att lägga till de personer som ska rapportera utbildningar och studietider. Först när detta är gjort går det att logga in och rapportera i Mina tjänster.

Administrera behörigheter i Identity Manager

Användarhandbok för Identity manager Pdf, 2 MB. (Pdf, 2 MB)

Logga in i Mina tjänster

Behöver du hjälp att logga in i Mina tjänster? Titta gärna i vår användarhandbok.

Användarhandbok "Logga in i Mina tjänster" Pdf, 731 kB. (Pdf, 731 kB)

Vissa skolor måste använda en blankett

Gymnasieskolor och ett fåtal komvux och folkhögskolor beställer nya behörigheter, avanmäler elevrapportörer eller ändrar e-postadresser på CSN:s blankett "Beställning av behörighet för studeranderapportering". Hör av dig till CSN om du saknar din skolas blankett.

Gymnasieskola

Rapportera uppgifter till CSN

Du som arbetar på gymnasieskola rapporterar både uppgifter om studietider och utbildningar och om de studerande i Mina tjänster. Behöver du hjälp hittar du våra användarhandböcker lite längre ned.

Så rapporterar du studietid och jullov för era studerande

Innan läsåret börjar har ni tidigare rapporterat era studietider för respektive termin under Studietider och utbildningar i Mina tjänster. Uppehållet mellan höst- och vårterminen blir automatisk ert jullov.

Exempel:

  • Hösttermin 210823 – 211222
  • Vårtermin 220107 – 220614

När ni sedan registrerar de studerande behöver ni gå in i tjänsten Studietider och utbildningar för att se vilket uppehåll ni har mellan era terminer. Detta uppehåll ska registreras som jullov. Studietid och jullov får inte överlappa varandra. Jullovet ska starta dagen efter höstterminens slut och sluta dagen innan vårterminens början. Om höstterminen slutar en fredag ska jullovet börja från lördag. Enligt exemplet ovan blir rapporteringen på den studerande så här:

  • Läsårstid 210823 – 220614
  • Jullov 211223 – 220106

Rapportera skolk

Hur rapporterar jag in skolk?

Börja med att rapportera in den ogiltiga frånvaron i en så kallad webbrapport, via ditt skolsystem eller i Mina tjänster. Tänk på att det ska finnas ogiltig frånvaro den dag du anger som första dag med ogiltig frånvaro. Slutdatum på rapporten ska du rapportera till CSN först när den studerande är tillbaka i stabila heltidsstudier igen. Rapporten du skickar innebär att CSN stoppar utbetalningen av studiehjälp tills vidare.

När ska vi skicka in frånvarounderlag?

Du ska skicka in frånvarounderlaget inom två månader från det datum som du har rapporterat som första dag med ogiltig frånvaro. Från februari månad bör du dock skicka underlaget samtidigt som rapporten om skolk. Frånvarounderlaget ska täcka tiden från första dag med ogiltig frånvaro och fram till den dag ni skickar in underlaget. Tillsammans med frånvarounderlaget ska ett försättsblad skickas in.

Skolor som inte kan ta fram egna underlag via sitt skolsystem eller skolor som endast kan ta fram underlag som visar den studerandes skolkperiod och frånvarotimmar kan använda ett underlag från CSN. Tänk på att alltid använda den senaste versionen.

Frånvarounderlaget behöver inte skickas in löpande om eleven fortsätter skolka, det första underlaget räcker. Om CSN behöver ytterligare underlag så kontaktar vi er.

Ska det framgå av frånvarounderlaget hur många timmar den studerande skulle varit närvarande om hen inte hade skolkat?

Ja, den studerandes totala undervisningstid bör framgå på underlaget.

Varför kontaktar CSN skolan och begär in frånvarounderlag - vi har redan skickat in ett?

I vissa fall måste CSN kontakta skolorna och begära in ytterligare frånvarounderlag. Det gäller när det tidigare inskickade frånvarounderlaget omfattar för kort period i förhållande till den period som den studerande fått utbetalningar som han eller hon inte haft rätt till. Tänk på att dra ut ett underlag som täcker tiden fram till den dag du skickar in underlaget till CSN.

Varför är det så viktigt att vi rapporterar ogiltig frånvaro i rätt tid?

Undvik om möjligt att rapportera skolk för flera månader bakåt i tiden. Den studerande eller dennes vårdnadshavare kan bli återbetalningsskyldig till CSN om skolket rapporteras retroaktivt. Var istället snabb med att skicka in en rapport redan efter de första 30 dagarna om skolan bedömer att den studerande inte längre läser på heltid. Nedan ser du två exempel som visar skillnaden:

Anna läser 18 augusti – 19 december och 7 januari - 12 juni

Hon har ogiltig frånvaro från den 19 januari, men rapporten kommer in till CSN först den 2 april.

Eftersom rapporten kommer den 2 april har CSN hunnit betalat ut januari, februari och mars månads studiebidrag. CSN kommer nu behöva ett frånvarounderlag som täcker flera månader (2,5 månader - 75 dagar).

Sedan kan tre olika situationer uppstå för Anna. Om hon kommer tillbaka i heltidsstudier igen under läsåret så kommer hennes felaktiga utbetalningar att justeras mot kommande utbetalningar. Om hon kommer tillbaka i heltidsstudier sent under vårterminen kan en del av beloppet justeras mot kommande utbetalning och en del återkrävas.

Stefan läser 18 augusti – 19 december och 7 januari - 12 juni

Han har ogiltig frånvaro från den 4 mars, rapporten kommer in till CSN den 4 april.

Med en snabb rapport blir risken mindre att den studerande får för mycket studiebidrag utbetalt.

Kan min gymnasieskola rapportera via fil?

Dessa skolor ska rapportera elevuppgifter genom att skicka filer till CSN:

  • Skolor som använder system som tillhandahålls av Stockholms utbildningsförvaltning.
  • Skolor som använder systemen ProCapita, Progma, Extens, Adela, Elit, SchoolSoft och Gerda.
Vill ni testa att filen fungerar?

Webbinarium om rapportering

CSN anordnar med jämna mellanrum webbinarium om rapportering. Klicka på det ämne du är intresserad av för att se inspelningen av webbinariet.

Behörigheter och rapportering, grundläggande webbinarium

Webbinariet hölls i september 2021.

Ladda ner bildspelet Pdf, 1 MB. (Pdf, 1 MB)

Om rapportering av ogiltig frånvaro

Webbinariet hölls i februari 2021.

Detta tas upp i filmen men har ändrats sedan filmen spelades in

  • Under pandemin hade skolorna möjlighet att mejla in frånvarounderlag till CSN. Den möjligheten finns inte kvar längre.
  • CSN kan nu arkivera och se frånvarounderlagen i färg.

Syntolkning av webbiariet

Det är några bilder under webbinaret där innehållet inte framgår av det som sägs. Här ser du vid vilka tidsangivelser det är och en förklaring till bilderna.

4.36: Diagram som visar utvecklingen av antalet elever som fått sin studiehjälp indragen CSN från läsåret 2007/2008 till 2019/2020. Första läsåret var antalet cirka 12 000. Läsåret 2018/2019 var antalet som högst och låg då på närmare 28 000. Läsåret 2019/2020 var antalet cirka 26 000.

16:25: Bilden visar denna tabell:

Exempel på rapportering från en skola

Överföringsdatum

Startdatum

Slutdatum

Omfattning

Orsak

200910

200824

210610

100

1

200910

201222

210107


24

201120

201001

201102


51

201215

201103

201210


51

210220

201211

210125


51


21.33: Bild som visar ett försättsblad

24:18: Bild som visar en sammanställning för fyra veckor, från vecka 35 till vecka 38.

25. Bild som visar en översikt från en skola i svartvitt samt ett urklipp från försättsbladet.

33.28: Bild som visar en webbsida som heter Gymnasiet – för dig som vägleder studerande

36:30 Bild som visar kontaktuppgifter till CSN. Skoltelefonen 0771-276 400, CSN:s allmänna telefon 0771-276 000

Ekonomiska konsekvenser av skolk

I april 2021 höll CSN och Kronofogden ett webbinar om ekonomiska konsekvenser av skolk med en fördjupad del om återkrav.

Handböcker gymnasieskola

De flesta gymnasieskolor rapporterar manuellt i Mina tjänster. I våra handböcker och rutiner kan du läsa mer om hur du gör.

Filer tillgängliga för nedladdning
Ikon som illustrerar filtyp Filnamn Filstorlek Datum fil laddades upp
Användarhandbok Studietider utbildningar GY.pdf Pdf, 1 MB. 1 MB 2019-10-22 13.46
Användarhandbok Studeranderapportering GY.pdf Pdf, 515 kB. 515 kB 2019-10-22 13.47
Rutinhandbok Studeranderapportering GY.pdf Pdf, 86 kB. 86 kB 2020-06-05 09.41

Komvux

De flesta Komvux rapporterar i Mina tjänster. Ett fåtal skolor gör en del av sin rapportering på papper, och resterande i Mina tjänster.

I Mina tjänster kan man rapportera via fil eller i ett webbformulär direkt i tjänsten.

Vi har ett gymnasiearbete som inte blir klart innan den 1 juli 2021. Hur gör vi då?

Om ett gymnasiearbete var planerat att pågå över halvårsskiftet 2021 eller om en elev inte hinner bli klar med sin kurs, måste ni avsluta gymnasiearbetet och lägga upp ett komvuxarbete på i stället.

Ni kan rapportera gymnasiearbete med 1:2 för den del som gäller fram till den 30 juni 2021 och sedan komvuxarbete 1:1 100 poäng för resterande tid från och med den 1 juli 2021. Ni sätter därefter endast betyg på komvuxarbetet när det är slutfört.

Behöver komvux lämna studieresultat på pappersintyg?

När studieresultaten rapporteras elektroniskt till CSN så behöver vi inga andra uppgifter om resultaten.

CSN kan bara räkna med poäng från slutförda kurser och delmoment. För studerande på komvux innebär det att vi bara kan räkna med poäng från en kurs om den studerande har klarat hela kursen.

Hur gör vi på komvux om vi fortfarande rapporterar delvis på papper?

Om din skola fortfarande delvis rapporterar på papper så finns det några saker som är viktigt att veta kring rapporteringen av uppgifter om den studerande:

Studerande med studiehjälp

Du rapporterar både nya elevuppgifter och ändringar i tjänsten Studeranderapportering i Mina tjänster.

Studerande med studiemedel

Studerande som har studiemedel ska lämna in blanketten "Redovisning av studieresultat".

De ska också lämna in blanketten "Studieförsäkran/skolans intygande" som de har fått i sitt beslut från CSN.

Avvikelser, exempelvis frånvaro och avbrott, ska du rapportera i tjänsten Studeranderapportering i Mina tjänster.

Kan komvux rapportera via fil?

Du och din skola väljer själv hur ni vill rapportera i Mina tjänster. Vill ni byta sätt att rapportera ska du kontakta din skolas kontaktperson på CSN. Telefonnumret hittar du i Mina tjänster, under fliken Kontakta oss.

Rapportera via fil

Hur hanteras kurser som rapporterats med betyget X?

Tidigare har skolor kunnat rapportera betyget X på kurser på grundläggande nivå till CSN. CSN får inte längre lägga andra betyg än godkända betyg, A-E, till grund för en prövning av den studerandes studieresultat. Vi kan därför inte längre lägga X-betyg till grund för en sådan prövning.

Skolor har i vissa fall rapporterat betyget X på delar av en kurs, en kurs som senare har slutförts med ett godkänt betyg. I ett sådant fall kommer CSN enbart att kunna räkna med det antal poäng som det godkända betyget har kopplats till i rapporteringen. Det vil säga det antal poäng den sista kursdelen omfattar. För att även tidigare kursdelar, som har betygssatts med betyget X, ska kunna medräknas måste skolan korrigera tidigare rapportering.

Skolan ska i första hand göra om tidigare rapportering. Kurser som tidigare har betygssatts med betyget X bör istället rapporteras som en icke avslutad kursdel eller med ett godkänt betyg.

Exempel

Tidigare rapportering
DatumKurskodPoängKursdelBetygBetygsdatum
160111 – 160603GRNSVA2100 p1:1X160603
160815 – 161216GRNSVA2100 p1:1B161216


CSN kommer enbart att räkna med 100 poäng från den kursdel som betygssatts med ett godkänt betyg 161216. För att även tidigare kursdel ska kunna medräknas måste skolan korrigera tidigare rapportering. Skolan kan rapportera den kurs som betygssatts 160603 som en icke-avslutande kursdel, och samtidigt korrigera kursdelen för den avslutande delen som betygssatts med ett godkänt betyg.


Korrigerad rapportering - möjlighet 1
DatumKurskodPoängKursdelBetygBetygsdatum
160111 – 160603GRNSVA2100 p1:2160603
160815 – 161216GRNSVA2100 p2:2B161216


Skolan kan också korrigera betyget på den kursdel som betygssatts 160603 till ett godkänt betyg.


Korrigerad rapportering - möjlighet 2
DatumKurskodPoängKursdelBetygBetygsdatum
160111 – 160603GRNSVA2100 p1:1B160603
160815 – 161216GRNSVA2100 p1:1B161216


Vi är medvetna om att det kan finnas tekniska hinder som innebär att det är svårt att korrigera rapporter som ligger längre tillbaka i tiden. I de fall ni inte kan korrigera tidigare rapporter, kan ni därför använda nedanstående formulär. Formuläret ska endast användas i de fall ni har satt ett X-betyg på en kursdel på grundläggande nivå innan den 1 juli 2016, och den studerande senare har uppnått ett godkänt betyg på hela kursen.

Formulär 9622W (pdf, nytt fönster) Pdf, 496 kB. (Pdf, 496 kB)

Det ifyllda och underskrivna formuläret skickas sedan per post till CSN, 851 82 Sundsvall.

Kan komvux rapportera skolk (otillåten frånvaro) för äldre studerande med studiemedel?

Nej. Det finns inte otillåten frånvaro i regelverket för studiemedel.

Varför kan det på komvux bli deltidsstudier för en elev som läser fyra utbildningar på 25 procents takt parallellt?

Det kan bero på att start- och slutdatum inte är exakt lika för samtliga utbildningar som eleven sökt till. Det är viktigt att utbildningarna har samma studietid för att heltidsstudier ska kunna beviljas.

Kan komvux rapportera in att eleven läser på grundskolenivå om studiemedelsveckorna är slut på gymnasienivå för en elev, alternativt omvänt?

Nej. Eleven ska rapporteras in på den nivån eleven studerar. Det är CSN som utreder om eleven har rätt till fler veckor på en studienivå.

Handböcker komvux

I våra handböcker kan du läsa mer om hur du ska göra när du rapporterar.

Filer tillgängliga för nedladdning
Ikon som illustrerar filtyp Filnamn Filstorlek Datum fil laddades upp
Användarhandbok Studietider utbildningar VU.pdf Pdf, 1 MB. 1 MB 2019-10-23 09.37
Användarhandbok Studeranderapportering VU.pdf Pdf, 523 kB. 523 kB 2019-10-23 09.38
Rutinhandbok Studeranderapportering VU.pdf Pdf, 88 kB. 88 kB 2019-03-29 09.25
Rutinhandbok Studeranderapportering via fil VU.pdf Pdf, 224 kB. 224 kB 2020-10-20 14.31
Blankett_9622W1.pdf Pdf, 496 kB. 496 kB 2020-10-23 11.08

Webbinar Studiestöd, studieplanering och corona

I december 2020 höll CSN ett webbinar för de som jobbar med studiestödsfrågor inom vuxenutbildningen. Webbinaret spelades in i fyra kortare avsnitt. Föreläsare är Linda Tornéus och Maria Grahn Sillén.

Se webbinaret

Folkhögskola

De flesta Komvux och folkhögskolor rapporterar i Mina tjänster. Ett fåtal skolor gör en del av sin rapportering på papper, och resterande i Mina tjänster.

I Mina tjänster kan man rapportera via fil eller i ett webbformulär direkt i tjänsten.

Behöver folkhögskolan lämna studieresultat på pappersintyg?

När studieresultaten rapporteras elektroniskt till CSN så behöver vi inga andra uppgifter om resultaten.

De skolor som är med i folkhögskole-rutinen skickar sina omdömen på en fil i stället för på blanketten Redovisning av studieresultat (2406M). Skolorna ska skicka ett omdöme för varje halvår.

Det behövs ett Ja-omdöme från varje skola och utbildning som personen läst på under den senaste beviljningsperioden.

Hur gör vi på folkhögskola om vi fortfarande rapporterar delvis på papper?

Om din skola fortfarande delvis rapporterar på papper så finns det några saker som är viktigt att veta kring rapporteringen av uppgifter om den studerande:

Studerande med studiehjälp

Du rapporterar både nya elevuppgifter och ändringar i tjänsten Studeranderapportering i Mina tjänster.

Studerande med studiemedel

Studerande som har studiemedel ska lämna in blanketten "Redovisning av studieresultat".

De ska också lämna in blanketten "Studieförsäkran/skolans intygande" som de har fått i sitt beslut från CSN.

Avvikelser, exempelvis frånvaro och avbrott, ska du rapportera i tjänsten Studeranderapportering i Mina tjänster.

Kan folkhögskolan rapportera via fil?

Du och din skola väljer själv hur ni vill rapportera i Mina tjänster. Vill ni byta sätt att rapportera ska du kontakta din skolas kontaktperson på CSN. Telefonnumret hittar du i Mina tjänster, under fliken Kontakta oss.

Rapportera via fil

Hur anmäler jag kurser och utbildningar till folkhögskola?

De blanketter du behöver är:

Övriga särskilda kurser behöver inte prövas, utan placeras i A2. Dessa anmäler du när du lägger till en ny utbildning i tjänsten Studietider och utbildningar i Mina tjänster.

Översiktsbild av avdelningarna (pdf, nytt fönster)

Utbildningsgrupper

När du anmäler nya utbildningar till CSN kan du ge förslag på utbildningsgrupp. Om du inte lämnar något förslag, meddelar vi en utbildningsgrupp som du ska använda.

Det är viktigt att du registrerar den utbildningsgrupp vi kommit överens om. Om du använder en utbildningsgrupp som inte är registrerad i CSN:s utbildningsregister misstämmer antagningsuppgiften, och överföringen till CSN fungerar inte.

Tabell över utbildningsgrupper

Kan folkhögskolan rapportera skolk (otillåten frånvaro) för äldre studerande med studiemedel?

Nej. Det finns inte otillåten frånvaro i regelverket för studiemedel.

Vad händer med studiemedlet vid skolk?

Om skolan rapporterar att eleven inte uppnått sitt studieresultat under den period eleven skolkat kan den studerandes rätt till studiemedel för nya studieperioder påverkas. Under pågående studietid påverkas inte studiemedlet av otillåten frånvaro.

Vad är skillnaden mellan frånvaro och skolk?

Skolk rapporteras endast för yngre elever med studiehjälp när en elev har ströfrånvaro. Frånvaro rapporteras om eleven är borta från studier på heltid. Det gäller både yngre och äldre elever.

Kan en elev med studiemedel rapporteras som deltidsstuderande?

Ja, om en elevs studieplan planeras till en lägre studietakt i samråd mellan skolan och eleven. En elev som har otillåten frånvaro kan inte anses som deltidsstuderande.

Varför kan det bli deltidsstudier för en elev som läser fyra utbildningar på 25 procents takt parallellt?

Det kan bero på att start- och slutdatum inte är exakt lika för samtliga utbildningar som eleven sökt till. Det är viktigt att utbildningarna har samma studietid för att heltidsstudier ska kunna beviljas.

Hur och när ska jag rapportera frånvaro?

För studerande med studerande med studiehjälp (under 20 år)

Om den studerande är helt frånvarande under mer än 14 kalenderdagar i följd ska du rapportera Frånvaro börjar/ej studieaktiv (kod 31). Kod 31 ska alltid följas av ett händelsedatum som är lika med sista närvarodag. Om en måndag är första frånvarodag ska du rapportera söndagen innan som sista närvarodag.

För studerande med studiemedel

Om den studerande varit frånvarande i minst 7 dagar ska kod 31 rapporteras från första frånvarodagen. Kod 32 rapporteras då den studerande är åter i studier. Har den studerande en planerad frånvaroperiod kan start- och slutdatum rapporteras samtidigt.

Ska jag rapportera frånvaro under utredning av ett eventuellt avbrott?

Nej. Invänta din utredning och rapportera därefter antingen en frånvaroperiod med start och slutdatum (om eleven kommer åter i studier) alternativt ett avbrottsdatum.

Kan folkhögskolan rapportera in att eleven läser på grundskolenivå om studiemedelsveckorna är slut på gymnasienivå för en elev, alternativt omvänt?

Nej. Eleven ska rapporteras in på den nivån eleven studerar. Det är CSN som utreder om eleven har rätt till fler veckor på en studienivå.

Hur ska folkhögskolan utforma ett intyg för en elev som saknar studieresultat sedan tidigare och nu läst i kapp?

Intyget ska innehålla:

  • elevens namn
  • personnummer
  • utbildning
  • studietid
  • datum från när skolan bedömer att eleven fullföljt studierna i normal takt.

Kom i håg att intyget ska vara daterat, undertecknat och stämplat.

Intyget skickas till eleven alternativt direkt till CSN:s postservice, 751 76 Uppsala.

Jag har elever som läser Collegeåret, vad ska jag tänka på när jag rapporterar in studierna för dessa till CSN?

Studietiderna måste stämma överens mellan skolorna för att studieomfattningen ska kunna beräknas till heltid.
För att eleverna ska få sitt studiemedel utbetalt måste en studieförsäkran skrivas på av både eleven och skolorna. Blanketten skickas sedan till CSN.

Handböcker folkhögskola

I våra handböcker kan du läsa mer om hur du ska göra när du rapporterar.

Filer tillgängliga för nedladdning
Ikon som illustrerar filtyp Filnamn Filstorlek Datum fil laddades upp
Användarhandbok Studietider utbildningar FH.pdf Pdf, 1 MB. 1 MB 2019-10-23 09.42
Användarhandbok Studeranderapportering FH.pdf Pdf, 487 kB. 487 kB 2019-10-23 09.44
Rutinhandbok Studeranderapportering FH.pdf Pdf, 78 kB. 78 kB 2018-04-20 14.17
Rutinhandbok Studeranderapportering via fil FH.pdf Pdf, 100 kB. 100 kB 2018-04-20 14.17
9605w.pdf Pdf, 48 kB. 48 kB 2020-10-12 12.48
9604w.pdf Pdf, 56 kB. 56 kB 2020-10-12 12.48

Yrkeshögskola och andra eftergymnasiala skolor

Yrkeshögskolor och andra eftergymnasiala skolor ska rapportera både uppgifter om studietid,utbildning och den studerande i Mina tjänster.

Behöver jag lämna studieresultat på pappersintyg?

Det är bara i vissa undantagsfall som skolan behöver skriva intyg.

Kravet på studieresultat för studerande vid yrkeshögskoleutbildningar är att den studerande har läst i takt med utbildningsplanen. CSN kan därför ta hänsyn till om den studerande fått godkänt på samtliga moment som enligt kursplan ska slutföras under perioden. Då måste skolan skriva ett intyg.

För detta intyg gäller följande:

  • Intyget ska innehålla den studerandes namn och personnummer, kursnamn, kurskod, kursens totalpoäng, en bedömning att den studerande har läst i takt med utbildningsplanen och vilket datum bedömningen har gjorts.
  • Intyget ska ha skolans stämpel eller vara skrivet på skolans brevpapper.
  • Intyget ska utfärdas av en person som har rätt att värdera och bedöma den studerandes insatser samt att sätta betyg, exempelvis rektor eller ansvarig lärare, eller den som den personen gett i uppdrag att skriva intyget.
Hur ska jag utforma ett intyg för en elev som saknar studieresultat sedan tidigare och nu läst i kapp?

Intyget ska innehålla:

  • elevens namn
  • personnummer
  • utbildning
  • studietid
  • datum från när skolan bedömer att eleven fullföljt studierna i normal takt.

Kom i håg att intyget ska vara daterat, undertecknat och stämplat.

Intyget skickas till eleven alternativt direkt till CSN:s postservice, 751 76 Uppsala.

Kan vi rapportera via fil?

I Mina tjänster kan man rapportera via fil eller i ett webbformulär direkt i tjänsten.

Du och din skola väljer själv hur ni vill rapportera i Mina tjänster. Vill ni byta sätt att rapportera ska du kontakta din skolas kontaktperson på CSN. Telefonnumret hittar du i Mina tjänster, under fliken Kontakta oss.

Rapportera via fil

Hur rapporterar vi YH-flex och tillgodoräknanden?

Du ska bara rapportera studietider för de kurser som den studerande ska läsa. Det kan innebära att det blir lägre studietakt, kortare studietid eller uppehåll mellan studieperioderna när en studerande fått kurser eller delar av en kurs validerade.

Det är viktigt att rapporteringen anpassas utifrån varje persons individuella studieplan eftersom den studerande bara kan få studiemedel för de kurser hen ska läsa.

Exempel 1

Tage har fått validerat delar av den utbildning han nu ska läsa. Den utbildning han är antagen till har följande studieperioder: 2020-09-28–2021-02-14 (20 veckor, 100 yh-poäng) 2021-02-15–2021-06-04 (20 veckor, 100 yh-poäng)

Tage har fått tidigare studier och arbetslivserfarenheter validerade och ska därför inte läsa en av höstens kurser under perioden 2021-01-11–2021-02-14 (5 veckor). Du ska då rapportera och intyga den första påbörjade studieperioden så här: Studieperiod: 2020-09-28–2021-01-10 (15 veckor) Omfattning: 75 yh-poäng

För nästa studieperiod, med början den 15 februari 2021, ska du göra ett nytt intygande av påbörjad studieperiod så här: Studieperiod: 2021-02-15–2021-06-04 (20 veckor) Omfattning: 100 yh-poäng

Om studieplanen ändras först efter studiestarten är det viktigt att du skickar de nya studieuppgifterna till CSN så snart som möjligt.

Exempel 2

Ellen är antagen till en utbildning med följande studietid: 2021-01-11–2021-05-30 (20 veckor, 100 YH-poäng). Hon påbörjade studierna som planerat, men fick därefter en tidigare kurs validerad. Hon ska därför inte läsa en av vårens kurser under tiden 2021-02-15–2021-03-21 (5 veckor). Beslut om validerings togs 2021-02-02.

Du ska då rapportera nytt slutdatum på den tidigare lämnade studieuppgiften och justera antal poäng utifrån tid och takt. I det här ärendet blir det nya slutdatumet 2021-02-14. Datum då ändringen börjar gälla är det datum då beslut om validering togs, dvs 2021-02-02.

Tillgodoräknande

Om den studerande får tillgodoräkna sig en kurs och därmed inte behöver läsa den, men ändå måste göra exempelvis ett slutprov eller lab, ger inte kursen i sig rätt till studiemedel. Tänk då på att detta kan påverka studietakten under terminen.

Exempel 3

Anna går en utbildning med följande studietid: 2021-08-23–2021-12-24, 90 YH-poäng, där samtliga kurser går parallellt.

Hon får tillgodoräkna sig en kurs inom utbildningen som omfattar 7 veckor (35 YH-poäng). Hon kommer inte att vara studieaktiv på kursen, men däremot ska hon skriva slutprovet. Eftersom Anna inte deltar på kursen kan hon inte få studiemedel för den kursen.

Du ska rapportera Annas studieperiod så här: Studieperiod: 2021-08-23–2021-12-24 (18 veckor) Omfattning: 55 YH-poäng.

Omfattningen innebär att Anna har rätt till studiemedel på 75 procent under studieperioden.

Hur meddelar jag CSN om en studerande blir avstängd från undervisningen?

Du kan skicka exempelvis beslut från diciplinnämnden till CSN med post eller via e-brev. Skicka gärna dessa individuellt, det vill säga ett brev per student.

Skicka med post:
CSN Postservice
751 76 Uppsala

Skicka via e-brev:
registrator@csn.se

Om personen omfattas av sekretess

Om du inte vill skicka beslutet med vanlig post eller e-brev för att den studerande omfattas av sekretess, kan du skicka ett rekommenderat brev till CSN postservice.

Handböcker yrkeshögskola

Många yrkeshögskolor rapporterar manuellt i Mina tjänster, uppgifter om den studerande kan även skickas till oss via fil. I våra handböcker kan du läsa mer om hur du gör.

Filer tillgängliga för nedladdning
Ikon som illustrerar filtyp Filnamn Filstorlek Datum fil laddades upp
Användarhandbok Studietider utbildningar YH.pdf Pdf, 1 MB. 1 MB 2019-10-23 09.46
Användarhandbok Studeranderapportering YH.pdf Pdf, 2 MB. 2 MB 2019-10-23 09.47
Rutinhandbok Studeranderapportering YH.pdf Pdf, 156 kB. 156 kB 2018-04-20 14.19

Handböcker andra eftergymnasiala utbildningar

Filer tillgängliga för nedladdning
Ikon som illustrerar filtyp Filnamn Filstorlek Datum fil laddades upp
Användarhandbok Studietider utbildningar Övriga.pdf Pdf, 983 kB. 983 kB 2019-10-23 09.49

Högskola och universitet

Högskolor och universitet måste rapportera uppgifter om studietider och utbildningar i Mina tjänster. För uppgifter om den studerande så är Ladok eller Mina tjänster de vanligaste sätten att rapportera.

Kan jag lämna intyg om kursregistrering på papper?

Om du inte kan lägga in kursregistreringen i Ladok på grund av tekniska skäl, kan du intyga registreringen på papper.

Behöver vi på högskola eller universitet lämna studieresultat på pappersintyg?

Det är bara i vissa undantagsfall som skolan behöver skriva intyg. När studieresultaten rapporteras elektroniskt till CSN så behöver vi inga andra uppgifter om resultaten.

För studerande på högskola eller universitet kan vi bara räkna med poäng från kurser och moment som är poängsatta enligt den kursplan som gäller för utbildningen eller kursen.

Eftersom skolan vanligtvis rapporterar in dessa poäng elektroniskt, behöver ni inte skicka in något separat intyg.

För stora individuella arbeten som sträcker sig över större delen av en termin kan CSN ta hänsyn till hur långt den studerande har kommit i arbetet. Det kan exempelvis vara en stor uppsats. Då måste handledaren skriva ett intyg om hur långt den studerande har kommit i arbetet.

För detta intyg gäller följande:

  • Intyget ska innehålla den studerandes namn och personnummer, kursnamn, kurskod, kursens totalpoäng, hur många poäng som bedöms avklarade och vilket datum dessa poäng bedömdes som godkända.
  • Det ska framgå att det är den studerandes handledare som har gjort bedömningen.
  • Intyget ska ha skolans stämpel eller vara skrivet på skolans brevpapper.
  • Intyget ska utfärdas av handledaren eller den som handledaren har gett i uppdrag att skriva intyget.
Kan vi byta från Ladok till Mina tjänster för studeranderapportering?

Du och din skola väljer själv om ni vill rapportera studerandeuppgifter i Mina tjänster. Vill ni byta sätt att rapportera ska du kontakta din skolas kontaktperson på CSN. Telefonnumret hittar du i Mina tjänster, under fliken Kontakta oss.

Vi vill byta från manuell studeranderapportering i Mina tjänster till att rapportera via fil, hur gör vi?

Vill ni byta sätt att rapportera ska du kontakta din skolas kontaktperson på CSN. Telefonnumret hittar du i Mina tjänster, under fliken Kontakta oss.

Rapportera via fil

Högskola och universitet - Hur meddelar jag CSN om en studerande blir avstängd från undervisningen?

Du kan skicka exempelvis beslut från diciplinnämnden till CSN med post eller via e-brev. Skicka gärna dessa individuellt, det vill säga ett brev per student.

Skicka med post:
CSN Postservice
751 76 Uppsala

Skicka via e-brev:
registrator@csn.se

Om personen omfattas av sekretess

Om du inte vill skicka beslutet med vanlig post eller e-brev för att den studerande omfattas av sekretess, kan du skicka ett rekommenderat brev till CSN postservice.

Handböcker högskola eller universitet

I våra handböcker kan du läsa mer om hur du gör när du ska rapportera.

Filer tillgängliga för nedladdning
Ikon som illustrerar filtyp Filnamn Filstorlek Datum fil laddades upp
Användarhandbok Studietider utbildningar HÖ.pdf Pdf, 1 MB. 1 MB 2019-10-23 09.54
Användarhandbok Studeranderapportering HÖ.pdf Pdf, 2 MB. 2 MB 2019-10-23 09.55
Rutinhandbok Studeranderapportering HÖ.pdf Pdf, 156 kB. 156 kB 2018-04-20 14.18
Vägledning om rapportering via Ladok HÖ.pdf Pdf, 314 kB. 314 kB 2018-04-20 14.18
Uppdaterad: 2022-05-05
Hjälpte den här sidan dig?