session uppdatera gms varning förnya

Vill du stanna kvar på sidan?

Du har varit inaktiv i en längre stund och kommer att bli utloggad om du inte väljer att stanna kvar på sidan.

Automatisk utloggning sker om cirka

Stanna kvar på sidan

Problem med nätverket

Inget internet. Kontrollera din nätverksanslutning.

Tillfälligt tekniskt fel

Vi gör studier möjligt.

Handbok för studeranderapportering – Högskola som inte är ansluten till Ladok

Den här sidan vänder sig till dig som rapporterar uppgifter om studerande till CSN i Mina tjänster och som arbetar på en högskola som inte är ansluten till Ladok. Här beskriver vi vilka uppgifter du ska rapportera, hur du skickar dem och när du ska skicka uppgifterna till oss.

Innehåll

Vad är Studeranderapportering i Mina tjänster?
Behörighet och inloggningsuppgifter
Rapportera via fil eller manuellt
Om att rapportera via fil
Vilka uppgifter ska du rapportera?
Hur du intygar påbörjad studieperiod
Hur du rapporterar ändringar
Hur du rapporterar studieresultat
Titta på inskickade uppgifter
Personuppgifter, till exempel skyddade personuppgifter
Sjukdom, vård av barn och vård av närstående
Studerande som avlidit
Kontakta oss

Vad är Studeranderapportering i Mina tjänster?

Studeranderapportering i Mina tjänster är CSN:s webbtjänst för att rapportera uppgifter om studerande. I tjänsten kan du bland annat rapportera in den studerandes studietid och förändringar under studietiden.

Behörighet och inloggningsuppgifter

Du behöver behörighet för att rapportera uppgifter om studerande till CSN. Behörigheten är personlig och får inte lånas ut till någon annan. När du har fått behörighet till Mina tjänster får du användarnamn och lösenord som du använder för att logga in.

Du kan läsa mer om behörighet och inloggningsuppgifter på sidan Rapporterar uppgifter till CSN.

Mer om behörigheter och inloggningsuppgifter

Rapportera via fil eller manuellt

Det finns två olika sätt att rapportera uppgifter om studerande till CSN:

Rapportera genom att skriva in uppgifter om varje studerande direkt i Mina tjänster.
Rapportera genom att skriva in uppgifterna i skolas egna administrativa systemet och sedan ladda upp en fil i Mina tjänster.

Varje skola väljer ett av sätten för att rapportera sina studerande. Om din skola inte är ansluten till att rapportera via fil skriver du in uppgifterna manuellt i Mina tjänster.

Om att rapportera via fil

Här finns information för dig som redan rapporterar via fil och för dig som vill veta mer om hur det fungerar.

Du kan skicka in filer hur ofta du vill. CSN läser in filerna på kvällen varje vardag. Det innebär att om du skickar in en fil till oss på söndagen och sedan på måndagen, är det endast filen du skickade in på måndagen som vi kommer att läsa in. Om du behöver skicka två filer samma dag, tar vi bara ta emot den sista inskickade filen. Tänk därför på att skicka med alla korrekta uppgifter från den första filen, även i den andra.

Om filen innehåller fel, kommer du att få ett felmeddelande när du klickat på Skicka in. Det innebär att inga uppgifter tagits emot av CSN. Du måste då åtgärda felet eller felen och sedan skicka in hela filen igen.

När filen är korrekt får du upp ett meddelande som bekräftar att vi har tagit emot filen.

Skolkod

Skolkoden är fastställd av CSN och består av fem siffror. Har du glömt din skolkod kan du ringa CSN:s skoltelefon, 0771-276 400.

Personnummer

Den studerandes personnummer ska skrivas med tolv siffror i följd. CSN kan bara ta emot svenska personnummer eller samordningsnummer.

Studieperiodens startdatum

Du ska fylla i det datum då studieperioden började. Du kan inte fylla i ett datum som inte inträffat.

Studieperiodens slutdatum

Du ska fylla i det datum då studieperioden avslutas. Den totala längden på studieperioden får inte vara längre än 365 dagar.

Omfattning

Fyll i antalet högskolepoäng som den studerande ska läsa under studieperioden.

Resultat

Fyll i antalet poäng som den studerande klarat under studieperioden. Det krävs även ett resultatdatum för att kunna rapportera ett resultat.

Resultatdatum

Resultatdatumet är det datum då den studerande uppnådde studieresultatet (till exempel ett tentamensdatum). Du ska alltså inte fylla i det datum när skolan rapporterar resultatet till CSN.

Normalt rapporteras datumet inom studieperioden. Datumet kan dock vara ett senare datum om skolan fastställer resultaten senare.

Ändringsdatum

Ändringsdatum är det datum då den studerande gör en ändring av till exempel omfattning eller studieperiodens slutdatum. Fyll alltid i det datumet som den studerande ändrar sina studier. Ändringsdatumet måste vara dagens datum, eller ett datum högst 30 dagar bakåt i tiden. Ändringsdatumet måste också vara inom studieperioden.

Avbrottsdatum

Avbrottsdatum ska du rapportera om den studerande gör helt studieavbrott. Avbrottsdatumet är den första dagen den studerande inte längre studerar.

Datum för helt studieavbrott får vara max 30 dagar bakåt från dagens datum.

Uppdragsutbildning

Fyll i om utbildningen är en uppdragsutbildning eller inte med J eller N. Lämnas detta fält tomt blir det synonymt med ett N. En uppdragsutbildning ger inte rätt till studiestöd.

Studieresultat vid avbrott

Fyll i hur många poäng den studerande har klarat fram till avbrottsdatumet.

Att rapportera via fil är både enkelt och säkert. Dessutom blir det lätt att överblicka vilka uppgifter skolan har rapporterat in.

Om skolan väljer att rapportera via fil, hämtar du alla uppgifter i din skolas administrativa system och skickar dem via fil till oss. Du skickar filen genom att logga in i Mina tjänster och ladda upp den där.

Det är en säker överföring, och enklare för skolan som inte behöver registrera varje studerande manuellt i Mina tjänster.

Skolor som rapporterar via fil kan när som helst kontrollera vilka uppgifter de har skickat in till CSN genom att söka på en studerandes personnummer. På så sätt blir också rapporteringen överblickbar.

Kontakta skolans kontaktperson på CSN om din skola vill börja rapportera via fil. Du hittar kontaktpersonerna i Mina tjänster.

För att kunna rapportera via fil krävs det att ni kan skicka filen i formatet .xml. Ni måste därför se till att ert administrativa system kan uppdateras och exportera uppgifterna till en fil med formatet .xml. Prata med din skolas systemleverantör om det.

För att säkerställa kvaliteten på filen och att CSN:s system kan ta emot den, ska din skola genomföra olika tester innan ni godkänns. Ni ska då testa filens format och innehåll samt överföring av filen.

På sidan Rapportera via fil kan du se vilka tekniska förutsättningar som krävs för att rapportera via fil.

Rapportera via fil

Vilka uppgifter ska du rapportera?

I tjänsten Studeranderapportering ska du:

intyga påbörjad studieperiod
rapportera ändringar, till exempel helt studieavbrott
redovisa studieresultat

Du ska rapportera uppgifter om samtliga studerande, även de som inte får studiestöd. På så sätt behöver du inte ta reda på vilka av era studerande som får eller inte får studiestöd från CSN. Du ska däremot inte rapportera studerande som betalar sin utbildning själv.

Hur du intygar påbörjad studieperiod

Här kan du läsa om hur du intygar att en studerande påbörjat sina studier. Du kan tidigast intyga påbörjad studieperiod den dag som den studerande börjar studera.

Du ska intyga studieperiod när en studerande påbörjar en ny studieperiod. Det är viktigt att du skickar uppgiften så snart som möjligt när den studerande har börjat, så att vi kan betala ut studiestöd.

Start- och slutdatum är normalt samma datum som skolan har meddelat för en period på utbildningen. Det kan vara en annan tid om den studerande till exempel börjar sina studier senare eller om hen har en annan studieplan än utbildningens normala tider.

Exempel

Pelle läser en utbildning som har följande studieperioder:

29 augusti – 15 januari (20 veckor, 30 högskolepoäng)

16 januari – 4 juni (20 veckor, 30 högskolepoäng).

Pelle börjar studera den 29 augusti. Du ska intyga påbörjad studieperiod så här:

Studieperiod: 29 augusti – 15 januari. Omfattning: 30 poäng.

För nästa studieperiod, med början den 16 januari, ska du göra ett nytt intygande av påbörjad studieperiod så här:

Studieperiod: 16 januari – 4 juni. Omfattning: 30 poäng

Du ska intyga studieperiod gemensamt för de utbildningar eller kurser som startar samtidigt.

Om den studerande istället påbörjar fler utbildningar eller kurser under en pågående period ska du ändra hens studieperiod när den nya kursen startar. Hur du gör det hittar du nedan på sidan under Hur du rapporterar ändringar.

Exempel

Lisa läser en ekonomiutbildning och samtidigt en fristående kurs.

Ekonomiutbildningen har studieperioden:
29 augusti – 15 januari (22,5 poäng)

Den fristående kursen en har studieperioden:
29 augusti - 4 november (7,5 poäng)

Du ska intyga påbörjad studieperiod så här:

29 augusti – 15 januari. Omfattning: 30 poäng.

Du ska intyga varje studieperiod för sig i de fall du från början känner till att en studerande ska göra uppehåll i utbildningen under studieperioden.

Det kan till exempel vara om den studerande ska vara föräldraledig under en viss period, om den studerande har en praktikperiod som hen ska läsa vid ett senare tillfälle, eller om den studerande har fått kurser validerade eller tillgodoräknade och det gör att hen inte är studieaktiv under en del av terminen.

Exempel

Emma läser en utbildning med följande studieperioder:

29 augusti – 15 januari (30 poäng)
varav 5 veckor praktik på 7,5 poäng: 3 oktober – 6 november.

16 januari – 4 juni (30 poäng).

Emma kommer att flytta praktikperioden från hösten till våren.

Du ska intyga påbörjade studier för den första påbörjade studieperioden så här:

Studieperiod: 29 augusti – 2 oktober, samt antalet poäng för kurserna hon läser under den perioden.

För nästa studieperiod, med början den 7 november, ska du göra ett nytt intygande av påbörjad studieperiod så här:

Studieperiod: 14 november – 15 januari, samt antalet poäng för kurserna hon läser under den perioden.

För våren ska intygandet av påbörjad studieperiod se ut så här:

Studieperiod: 16 januari– 4 juni 37,5 poäng.

Du ska rapportera om den studerande har en utbildningsplats som är en uppdragsutbildning. Med uppdragsutbildning menas att den studerande får utbildningen betald av sin arbetsgivare eller annan juridisk person. Om en studerande studerar på en uppdragsutbildning har hen inte rätt till studiestöd.

Hur du rapporterar ändringar

Du ska rapportera om den studerande gör ändringar i sin utbildningsplan. Det gör du så snart ändringen inträffar. Om du behöver göra en ändring senare är 90 dagar efter studieperiodens slut, ska du ringa CSN:s partnertelefon.

Du ska rapportera avbrott till CSN direkt när en studerande avbryter sina studier under den pågående studieperioden.

Du ska ange avbrottsdatum, som är den första dagen som den studerande inte är i studier.

Samtidigt som du meddelar studieavbrott för en studerande ska du också rapportera hur många poäng den studerande har klarat fram till studieavbrottet.

Exempel

Amina läser en utbildning som har följande studieperioder:

29 augusti – 15 januari (20 veckor, 30 högskolepoäng)

16 januari – 4 juni (20 veckor, 30 högskolepoäng).

Amina ska få barn under våren och har i april kommit överens med skolan om att göra uppehåll från och med den 17 april. Du har intygat vårens studieperiod så här:

16 januari – 4 juni (20 veckor) Omfattning: 30 högskolepoäng

För våren ska du nu ändra Aminas uppgifter och meddela helt studieavbrott från och med den 17 april.

Du ska också rapportera in de poäng Amina fått godkänt i fram till studieavbrottet.

När Amina börjar studera igen ska du göra ett nytt intygande av påbörjad studieperiod från och med den första dagen hon börjar studera igen.

Du kan inte själv åtgärda ett felaktigt avbrott i Mina tjänster. För att åtgärda det felaktiga avbrottet måste du kontakta skolans kontaktperson på CSN. Du hittar kontaktpersonen i Mina tjänster.

Du ska meddela CSN när en studerande avbryter en enstaka kurs och hur det påverkar den studietid och antalet poäng den studerande läser. Du ska fylla i det datum som ändringen träder i kraft i rutan Ändring gäller fr.o.m.

Exempel

Gustaf läser en utbildning läser en utbildning som har följande studieperiod:

29 augusti - 15 januari (20 veckor, 30 högskolepoäng)

Gustaf börjar studera den 29 augusti. Du har intygat påbörjad studieperiod så här:

20 augusti - 15 januari, omfattning 30 högskolepoäng.

Gustaf avbryter därefter en kurs och läser därför endast 22,5 högskolepoäng från och med den 17 november.

Du måste ändra Gustafs uppgifter om studier och ändra omfattningen till 22,5 poäng. Datum som ändringen gäller från ska i detta fall vara 17 november.

Du ska rapportera om en studerande får en kurs validerad eller gör annat uppehåll och därför inte kommer att läsa kursen enligt studieplan.

Exempel

Ellen är antagen till en utbildning med följande studieperiod

11 december - 30 maj, (30 högskolepoäng)

Hon påbörjade studierna som planerat, men fick därefter en tidigare kurs validerad. Hon ska därför inte läsa en av vårens kurser som pågår under tiden 15 februari - 21 mars (5 veckor).

Beslutet om validering togs den 2 februari.

Du ska då rapportera nytt slutdatum på den tidigare lämnade studieuppgiften och justera antal poäng utifrån tid och takt. I det här ärendet blir det nya slutdatumet den 14 februari. Datum då ändringen börjar gälla är det datum då beslut om validering togs, det vill säga den 2 februari.

Om Ellen påbörjar studier på nytt efter den 21 mars måste du intyga en ny studieperiod. Du registrerar då den studerande från dagen hon påbörjat kursen på nytt tills kursens slut och anger hur många poäng hon läser under perioden.

Du ska rapportera om en studerande ska läsa ytterligare kurser under studieperioden. Ange den studerandes totala antal poäng och studietid i ändringen.

Exempel

Penny läser en fristående kurs under perioden 29 augusti till 6 november på totalt 15 högskolepoäng.

Du har intygat den första påbörjade studieperioden så här:

Studieperiod: 29 augusti - 6 november, (10 veckor) Omfattning: 15 högskolepoäng.

Penny ska läsa ytterligare en enstaka kurs som pågår under perioden 7 november - 15 januari på totalt 15 högskolepoäng.

Du ändrar då uppgifterna om studier så här:

Studieperiod: 29 augusti - 15 januari, (20 veckor) Omfattning: 30 högskolepoäng. Du ändrar alltså bara slutdatumet och poängen.

Hur du rapporterar studieresultat

Du ska rapportera studieresultat i form av avklarade poäng, så snart som möjligt vid varje studieperiods slut. Du kan då välja att rapportera det totala antalet poäng en studerande klarat under en studieperiod eller att rapportera poäng för respektive avklarad kurs.

Om den studieperiod du vill rapportera för saknas i Mina tjänster kan det bero på att den studerande inte har haft studiestöd under denna period. Du behöver då inte rapportera studieresultat.

Du ska fylla i det antal poäng den studerande fått godkända, samt det datum som den studerande fullgjort sina studier, oftast sista dagen i studieperioden.

Om den studerande i efterhand klarar poäng, till exempel om den studerande har klarat en omtentamen, måste du skicka en ny rapport till CSN.

Exempel

Gustaf läser en utbildning som har följande studieperioder:

29 augusti – 15 januari (20 veckor, 30 högskolepoäng)

16 januari – 4 juni (20 veckor, 30 högskolepoäng).

Gustaf har totalt 22,5 godkända högskolepoäng vid höstterminens slut.

Du ska redovisa studieresultat för hösten så här:

29 augusti – 15 januari. Godkända poäng: 22,5 högskolepoäng

Datum för resultat: Det senaste datumet som den studerande fick de godkända poängen (sista tentamensdatumet).

Gustaf klarar resterande 7,5 högskolepoäng från hösten den 15 februari året efter. Du redovisar studieresultatet så här:

29 augusti – 15 januari. Godkända poäng: 7,5 högskolepoäng. Datum för resultat: 15 februari.

Du ska fylla i det antal poäng den studerande fått godkända, samt det datum som den studerande fullgjort sina studier, oftast sista dagen i kursen.

Om den studerande i efterhand klarar poäng, till exempel om den studerande har klarat en omtentamen, måste du skicka en ny rapport till CSN.

Exempel

Maggie läser en utbildning som har följande studieperioder:

29 augusti –15 januari (20 veckor, 30 högskolepoäng)

16 januari – 4 juni (20 veckor, 30 högskolepoäng)

Maggie har klarat högskolepoäng under hösten enligt följande:

7,5 poäng den 3 oktober

15 poäng den 12 december

7,5 poäng den 22 januari

Du kan redovisa studieresultat för hösten så här:

29 augusti – 15 januari Godkända poäng: 7,5 högskolepoäng. Datum för resultat: 3 oktober

29 augusti – 15 januari Godkända poäng: 15 högskolepoäng. Datum för resultat: 12 december

29 augusti – 15 januari. Godkända poäng: 7,5 högskolepoäng. Datum för resultat: 22 januari.

Titta på inskickade uppgifter

Du kan när som helst titta på dina inrapporterade uppgifter i Mina tjänster. Du kan välja att titta på en enskild studerande och se all rapportering som gjorts för den studerande. Det gör du genom att klicka på Titta på eller ändra inskickade uppgifter under Studeranderapportering.

Du kan också välja att se skolans rapporteringshistorik, genom att klicka på Skolans rapporteringar - historik. Där kan du se hur många studerande som till exempel intygats eller ändrats ett visst datum. Du kan däremot inte se en lista över vilka studerande du har rapporterat in ett visst datum.

Personuppgifter, till exempel skyddade personuppgifter

Här kan du läsa om hur du ska rapportera personer med samordningsnummer och skyddade personuppgifter.

Skatteverket kan tilldela en person ett samordningsnummer och du rapporterar då personen med detta nummer. När den studerande registreras hos CSN behandlas hen på samma sätt som en studerande med personnummer. Om personen senare blir folkbokförd ersätts samordningsnumret av ett personnummer.

Du ska rapportera personer med skyddad identitet med deras riktiga personnummer. Studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter (sekretess) hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet på CSN.

Sjukdom, vård av barn och vård av närstående

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk, hemma för vård av barn eller hemma för vård av närstående på heltid. Den studerande anmäler själv egen sjukdom till Försäkringskassan och vård av barn eller vård av närstående till CSN.

Om den studerande blir sjukskriven på deltid

Om den studerande studerar på heltid och sen blir sjukskriven på deltid, ska du meddela den nya omfattningen. Detta innebär att den studerande bara får ersättning för den nya studieomfattningen, inte för den del hen är sjukskriven.

Om den studerande är frånvarande vid studiestarten

Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller vårdar närstående vid studiestarten ska du inte rapportera att hen påbörjat sina studier. Det gör du först när den studerande börjar studera.

Studerande som avlidit

Du ska inte rapportera studieavbrott för en studerande om avbrottet beror på att hen har avlidit. CSN får den uppgiften från Skatteverket inom några dagar. Om skolan rapporterar in ett studieavbrott, skickar CSN automatiskt ut ett brev om avbrottet till den studerande. Det vill vi undvika när det handlar om en studerande som avlidit.

Kontakta oss

Om du har frågor eller får problem är du välkommen att ringa oss.

Uppdaterad: 2024-02-28