Hoppa till innehåll

Högskola och universitet – så rapporterar du uppgifter till CSN

Den här sidan vänder sig till dig som arbetar på högskola eller universitet och rapporterar uppgifter till CSN. Här hittar du information om Mina tjänster och vilken behörighet du behöver för att kunna rapportera. Du hittar även handböcker med rutiner för din rapportering.

Att rapportera till CSN

För att CSN ska kunna handlägga studiestödsärenden behöver vi uppgifter från skolan. Vilka uppgifter det gäller regleras i studiestödslagen och i lagen om studiestartsstöd. Där framgår det att skolan har skyldighet att lämna uppgifter om utbildning, studietid, studiernas omfattning, studieaktivitet och studieresultat. 

Viktigt med rätt uppgifter i rätt tid

De uppgifter som du skickar till CSN ligger till grund för den studerandes rätt till studiestöd. Vår inställning är att den som har rätt till studiestöd ska få det så snart som möjligt!

Vi har samtidigt, precis som andra myndigheter, ett uppdrag att minska bidragsbrott och felaktiga utbetalningar av våra välfärdspengar. Den som inte har rätt till studiestöd ska slippa att bli skuldsatt och få återkrav på de pengar hen inte hade rätt till.

Det är därför viktigt att vi får rätt uppgifter i rätt tid för att

  • studiestöd ska kunna betalas ut i tid
  • förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, till exempel efter ett avbrott.

Tillsammans kan vi göra studier möjligt!

Du rapporterar i Mina tjänster eller Ladok

CSN har en webbtjänst för skolor som heter Mina tjänster. Du som arbetar på högskola eller universitet rapporterar uppgifter om studietider och utbildningar i Mina tjänster. För uppgifter om studerande kan du rapportera i Mina tjänster eller Ladok.

Mina tjänster består av två delar:

  • Studietider och utbildningar
    Här rapporterar skolan in sina utbildningar och studietider, samt skol- och kontaktuppgifter. Det är viktigt att uppgifterna både är korrekta och rapporteras in i god tid. De studietider som skolan lägger in i Mina tjänster är de vi visar för studerande när de ansöker om studiemedel på Mina sidor.
  • Studeranderapportering
    Här rapporterar skolan in uppgifter om studerande. Det kan vara den studerandes studietid och eventuella förändringar under studieperioden. De uppgifter som skolan rapporterar har betydelse för den studerandes rätt till studiestöd.

Behörighet till Mina tjänster

Alla som ska rapportera i Mina tjänster behöver ha en behörighet. Behörigheten är personlig och får inte lånas ut till någon annan. Det är därför viktigt att ni meddelar CSN om ni har personal som börjar eller slutar.

Du behöver en behörighet för att rapportera studietider och utbildningar och en behörighet för att rapportera uppgifter om studerande. Du kan ha behörighet till bara en av tjänsterna eller till båda.

När du loggar in i Mina tjänster kommer du se alla tjänster du har behörighet till i vänstermenyn. Om du har tillgång till både Studietider och utbildningar och Studeranderapportering kommer båda tjänsterna att synas där.

Här kan du läsa om hur du får behörighet till tjänsterna Studietider och utbildningar och Studeranderapportering.

Behörighet till studietider och utbildningar och studeranderapporteringen

Alla skolor har en behörighetsadministratör. Det är hen som sköter skolans behörigheter.

Behörighetsadministratören använder verktyget Identity Manager för att lägga till de personer som ska rapportera studietider och utbildningar och uppgifter om studerande.

Administrera behörigheter i Identity Manager

Användarhandbok för Identity manager Pdf, 1 MB.

Användarnamn och lösenord till Mina tjänster

När du har fått behörighet till Mina tjänster kommer du att få ett användarnamn och ett engångslösenord.

Användarnamnet får du i ett brev och engångslösenordet kommer några dagar senare i ett mejl. Första gången du loggar in i Mina tjänster måste du byta engångslösenordet till ett nytt lösenord som du skapar själv.

Ändra ett engångslösenord till ett eget lösenord

Öppna mejlet som du har fått från CSN. Här finns ditt engångslösenord och en länk till CSN:s lösenordskiosk. I lösenordskiosken klickar du på Vill du ändra ditt lösenord?

Skriv in ditt användarnamn och ditt engångslösenord, klicka sedan på Fortsätt. Du får nu skapa ett nytt eget lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Ändra ett befintligt lösenord

Du kan när som helst ändra ditt lösenord till Mina tjänster i CSN:s lösenordskiosk. Vid inloggningen till Mina tjänster finns det en länk, Har du glömt eller vill ändra ditt lösenord? När du klickar på länken får du upp rutan för lösenordsbyte. Klicka på knappen Vill du ändra ditt lösenord?

Skriv in ditt användarnamn och ditt nuvarande lösenord, klicka på knappen Fortsätt. Du får nu skapa ett nytt lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Om du glömt bort ditt användarnamn eller lösenord

Har du glömt ditt lösenord eller fungerar det inte? Du kan när som helst beställa ett nytt i CSN:s lösenordskiosk.

Vid inloggningen till Mina tjänster finns det en länk, Har du glömt eller vill ändra ditt lösenord? När du klickar på länken får du upp rutan för lösenordsbyte. Klicka på knappen Har du glömt ditt lösenord eller fungerar det inte?

Du får nu beställa ett engångslösenord som skickas till din mejl.

Skriv in ditt användarnamn och klicka sedan på knappen Fortsätt. Öppna din mejl och skriv in den kod som står i mejlet i rutan Ange engångslösenord. Du får nu skapa ett nytt lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Om du har glömt ditt användarnamn ska du kontakta behörighetsadministratören på din skola.

Om ditt konto har blivit låst

Om du skriver in fel användarnamn eller lösenord mer än tre gånger blir det konto låst i 30 minuter. Efter 30 minuter kan du logga in med rätt användarnamn och lösenord. Om problemet kvarstår behöver du kontakta CSN.

Handböcker högskola och universitet

Studietider och utbildningar

I handboken för studietider och utbildningar hittar du information om hur och när du ska rapportera uppgifter om studietider och utbildningar. Här finns också information om hur du lägger till och ändrar skol- och kontaktuppgifter.

Handbok för studietider och utbildningar

Studeranderapportering

I handboken för studeranderapportering hittar du information om hur och när du ska rapportera uppgifter om studerande i Mina tjänster. Om du rapporterar uppgifter om studerande i Ladok hittar du information i Ladok - vägledning.

Handbok för studeranderapportering i Mina tjänster

Handbok för rapportering via Ladok Pdf, 314 kB. (Pdf, 314 kB)

Kontakta oss

Om något går fel eller om du får problem kan du ringa oss. För att du ska få rätt hjälp med en gång har vi olika kontaktvägar för olika typer av frågor. Här kan du se vilka frågor vi svarar på i partnertelefonen och i vilka fall du ska vända dig direkt till skolans kontaktperson på CSN.

CSN:s partnertelefon

CSN:s partnertelefon (skoltelefon) svarar på frågor om:

  • studiestöd
  • studeranderapportering och uppgiftsskyldighet
  • stödmaterial på partnerssidorna

Om du däremot har frågor eller problem med ditt eget rapporteringssystem ska du ringa er egen support.

CSN:s partnertelefon, 0771 - 276 400, mån- fre kl 09:00 - 12:00. Kom ihåg att du behöver din skolkod när du ringer.

Skolans kontaktperson på CSN

Skolans kontaktperson svarar på frågor om:

  • behörighet för att rapportera
  • rapportering av studietider och utbildningar
  • att börja rapportera med fil

Du hittar kontaktuppgifter till skolans kontaktperson under Studietider och utbildningar i Mina tjänster. När du klickar på Kontakta CSN får du upp en lista på samtliga kontaktpersoner på CSN. De kontaktpersoner som är ansvariga för din skola är fetmarkerade.

För dig som rapporterar i Ladok

Om du vill ändra en felaktig rapport i Ladok efter kl 15:00 kan du skicka ett e-brev till studierapporter@csn.se

Kan jag lämna intyg om kursregistrering på papper?

Om du inte kan lägga in kursregistreringen i Ladok på grund av tekniska skäl, kan du intyga registreringen på papper.

Vi vill byta från manuell studeranderapportering i Mina tjänster till att rapportera via fil, hur gör vi?

Vill ni byta sätt att rapportera ska du kontakta din skolas kontaktperson på CSN. Telefonnumret hittar du i Mina tjänster, under fliken Kontakta oss.

Rapportera via fil

Jag rapporterar för flera skolor i Mina tjänster, kan jag rapportera för alla samtidigt?

Nej, du väljer vilken skola du vill rapportera för i rullistan på startsidan i Mina tjänster

Behöver vi på högskola eller universitet lämna studieresultat på pappersintyg?

Det är bara i vissa undantagsfall som skolan behöver skriva intyg. När studieresultaten rapporteras elektroniskt till CSN så behöver vi inga andra uppgifter om resultaten.

För studerande på högskola eller universitet kan vi bara räkna med poäng från kurser och moment som är poängsatta enligt den kursplan som gäller för utbildningen eller kursen.

Eftersom skolan vanligtvis rapporterar in dessa poäng elektroniskt, behöver ni inte skicka in något separat intyg.

För stora individuella arbeten som sträcker sig över större delen av en termin kan CSN ta hänsyn till hur långt den studerande har kommit i arbetet. Det kan exempelvis vara en stor uppsats. Då måste handledaren skriva ett intyg om hur långt den studerande har kommit i arbetet.

För detta intyg gäller följande:

  • Intyget ska innehålla den studerandes namn och personnummer, kursnamn, kurskod, kursens totalpoäng, hur många poäng som bedöms avklarade och vilket datum dessa poäng bedömdes som godkända.
  • Det ska framgå att det är den studerandes handledare som har gjort bedömningen.
  • Intyget ska ha skolans stämpel eller vara skrivet på skolans brevpapper.
  • Intyget ska utfärdas av handledaren eller den som handledaren har gett i uppdrag att skriva intyget.
Behöver vi på högskola eller universitet lämna studieresultat på pappersintyg?

Det är bara i vissa undantagsfall som skolan behöver skriva intyg. När studieresultaten rapporteras elektroniskt till CSN så behöver vi inga andra uppgifter om resultaten.

För studerande på högskola eller universitet kan vi bara räkna med poäng från kurser och moment som är poängsatta enligt den kursplan som gäller för utbildningen eller kursen.

Eftersom skolan vanligtvis rapporterar in dessa poäng elektroniskt, behöver ni inte skicka in något separat intyg.

För stora individuella arbeten som sträcker sig över större delen av en termin kan CSN ta hänsyn till hur långt den studerande har kommit i arbetet. Det kan exempelvis vara en stor uppsats. Då måste handledaren skriva ett intyg om hur långt den studerande har kommit i arbetet.

För detta intyg gäller följande:

  • Intyget ska innehålla den studerandes namn och personnummer, kursnamn, kurskod, kursens totalpoäng, hur många poäng som bedöms avklarade och vilket datum dessa poäng bedömdes som godkända.
  • Det ska framgå att det är den studerandes handledare som har gjort bedömningen.
  • Intyget ska ha skolans stämpel eller vara skrivet på skolans brevpapper.
  • Intyget ska utfärdas av handledaren eller den som handledaren har gett i uppdrag att skriva intyget.
Kan vi byta från Ladok till Mina tjänster för studeranderapportering?

Du och din skola väljer själv om ni vill rapportera studerandeuppgifter i Mina tjänster. Vill ni byta sätt att rapportera ska du kontakta din skolas kontaktperson på CSN. Telefonnumret hittar du i Mina tjänster, under fliken Kontakta oss.

Vi vill byta från manuell studeranderapportering i Mina tjänster till att rapportera via fil, hur gör vi?

Vill ni byta sätt att rapportera ska du kontakta din skolas kontaktperson på CSN. Telefonnumret hittar du i Mina tjänster, under fliken Kontakta oss.

Rapportera via fil

Högskola och universitet - Hur meddelar jag CSN om en studerande blir avstängd från undervisningen?

Du kan skicka exempelvis beslut från diciplinnämnden till CSN med post eller via e-brev. Skicka gärna dessa individuellt, det vill säga ett brev per student.

Skicka med post:
CSN Postservice
751 76 Uppsala

Skicka via e-brev:
registrator@csn.se

Om personen omfattas av sekretess

Om du inte vill skicka beslutet med vanlig post eller e-brev för att den studerande omfattas av sekretess, kan du skicka ett rekommenderat brev till CSN postservice.

Kan jag lämna intyg om kursregistrering på papper?

Om du inte kan lägga in kursregistreringen i Ladok på grund av tekniska skäl, kan du intyga registreringen på papper.

Uppdaterad: 2022-12-07
Hjälpte den här sidan dig?