session uppdatera gms varning förnya
Vill du stanna kvar på sidan?
Du har varit inaktiv i en längre stund och kommer att bli utloggad om du inte väljer att stanna kvar på sidan.
Automatisk utloggning sker om cirka
Stanna kvar på sidan
Problem med nätverket
Inget internet. Kontrollera din nätverksanslutning.
Tillfälligt tekniskt fel

Handbok för studeranderapportering – Konst- och kulturutbildning

Den här sidan vänder sig till dig som rapporterar uppgifter om studerande. Här beskriver vi vilka uppgifter du ska rapportera, hur du skickar dem och när du ska skicka uppgifterna till oss.

Vad är Studeranderapportering i Mina tjänster?

Studeranderapportering i Mina tjänster är CSN:s webbtjänst för att rapportera uppgifter om studerande. I tjänsten kan du bland annat rapportera in den studerandes studietid och förändringar under studietiden.

Behörighet och inloggningsuppgifter

Du behöver behörighet för att rapportera uppgifter om studerande till CSN. Behörigheten är personlig och får inte lånas ut till någon annan. När du har fått behörighet till Mina tjänster får du användarnamn och lösenord som du använder för att logga in.

Du kan läsa mer om behörighet och inloggningsuppgifter på sidan Rapporterar uppgifter till CSN.

Mer om behörigheter och inloggningsuppgifter

Rapportera för yngre och äldre studerande

En studerande som läser en konst- och kulturutbildning kan välja mellan studiehjälp och studiemedel till och med första halvåret det år som hen fyller 20 år. Innan du rapporterar en yngre studerande bör du därför kontrollera om hen vill ha studiehjälp eller studiemedel.

Om den studerande vill ha studiehjälp för sin konst- och kulturutbildning, ska du rapportera in den studerande vid studiestart i Mina tjänster. En uppgift om att en studerande börjat studera på ett nytt läsår ska du skicka tidigast den dag som hen börjar studera. Därefter ska du rapportera till CSN så fort något förändras i den studerandes studieåtagande.

Yngre studerande som uppger att de vill ha studiemedel eller studerande som är över 20 år behöver du inte registrera vid studiestart i Mina tjänster. Dessa studerande ansöker istället om studiemedel och läggs in automatiskt om de får rätt till studiestöd. För dem ska du endast rapportera de ändringar som eventuellt sker.

Vilka uppgifter ska du rapportera?

Här kan du läsa om vilka uppgifter du ska rapportera.

Påbörjade studier

Du ska rapportera påbörjade studier för studerande som ska ha studiehjälp.

Du ska tidigast rapportera den dag som den studerande börjar studera.

Om den studerande läser på olika utbildningar ska du rapportera separat för de olika utbildningarna. Varje utbildning ska innehålla en egen uppgift om den studerandes studietid för terminen.

Ändringar

Du ska rapportera in olika ändringar (händelser) som inträffar under studietiden, till exempel frånvaro eller avbrott. Varje gång du rapporterar något för en studerande ska du rapportera allt som hänt eller planeras hända under studietiden. Du ska alltså ge hela bilden för den studerande vid varje rapporterings­tillfälle.

Det är viktigt att vi får uppgifterna så snart som möjligt för att

  • studiestöd ska kunna betalas ut i tid
  • förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, exempelvis efter ett avbrott.
Studieresultat

Studerande som haft studiestöd tidigare behöver normalt redovisa studieresultat för att kunna få studiestöd för en ny period. Det gör de med hjälp av intyg från skolan.

Läs mer om studieresultat

Hur du registerar ny studerande

Här kan du se hur du registerar en ny studerande som ska ha studiehjälp.

Hur du meddelar ändringar

Här kan du se hur du rapporterat ändringar i Mina tjänster. Du ska rapportera ändringar som inträffar för samtliga studerande, både för de med studiehjälp och för de med övriga studiestöd.

I filmen nedan kan du se hur du gör för att ändra de befintliga uppgifterna i rapporten. Ändringar som till exempel frånvaro och avbrott kan du läsa om under rubriken Läs om olika händelser.

Läs om olika händelser, till exempel frånvaro och avbrott

Här kan du läsa om de olika händelser (ändringar) som du kan rapportera in för en studerande.

Ej studieaktiv/frånvaro

För studerande med studiehjälp

Händelsen används om den studerande gör helt uppehåll i sina studier under minst 15 kalenderdagar i följd.

Du ska inte rapportera uppehåll på grund av sjukdom, tillfällig vård av barn eller tillfällig vård av närstående. Inte heller om en studerande beviljats ledighet av skolan. Om en studerande är ledig i samband med att hens barn under 18 år har avlidit, ska du inte rapportera uppehåll.

För studerande med studiemedel

Händelsen används då skolan anser att en studerande som har studiemedel inte följer studierna på ett tillfredsställande sätt, alltså inte längre är studieaktiv. Det är skolan, inte CSN, som gör denna bedömning.

  • Som startdatum ska du skriva den första dagen i perioden då den studerande varit frånvarande eller inte studieaktiv.
  • Som slutdatum ska du skriva den sista frånvarodagen om den är känd.
  • Om den studerande är Ej studieaktiv/frånvarande flera perioder, måste alla perioder utom den sista innehålla slutdatum.
  • Perioder då du rapporterat Ej studieaktiv/frånvaro får inte överlappa varandra. Om du rapporterat flera perioder
  • Om något blir fel i rapporten ska du ändra eller ta bort den händelse som du redan skickat in.
Planerat uppehåll

Händelsen används för den tid då inga studier är planerade, alltså uppehåll mellan kurser på en utbildning.

  • Som startdatum ska du skriva den första dagen i uppehållet och som slutdatum den sista. Det får endast finnas start- och slutdatum.
  • Perioder med uppehåll under en utbildning får inte överlappa varandra.
  • Om något blir fel i rapporten ska du ändra eller ta bort den händelse som du redan skickat in.
Ändrad omfattning

Händelsen används om den studerande läser med olika omfattning under olika delar av året.

Händelsen ska innehålla startdatum, omfattning och eventuellt slutdatum. Omfattningen kan vara 1–100 procent.

  • Om den studerande ändrar omfattning rapporterar du Ändrad omfattning med omfattning och startdatum för det ändrade studieprogrammet. Om det också finns ett slutdatum gäller den ändrade omfattningen för perioden mellan start- och slutdatumet. För den period som kommer efter gäller i stället den omfattning som skolan rapporterat från början för studieperioden.
  • Om flera händelser med Ändrad omfattning rapporteras för samma termin och utbildning måste alla händelser utom den sista innehålla slutdatum.
  • Händelser med Ändrad omfattning får inte överlappa varandra.
  • Om en studerande med studiemedel läser på heltid, men uteblir från undervisningen eller på annat sätt inte längre kan bedömas bedriva studier, ska du inte rapportera ändrad omfattning. För en studerande som däremot studerar på heltid och avbryter delar av sina studier helt (till exempel vissa bestämda delkurser eller delmoment) och därmed endast läser på deltid, ska du rapportera den nya studieomfattningen.
  • Om en studerande läser på heltid och blir sjuk på heltid, ska du inte rapportera ändrad omfattning.

För studerande med studiemedel

För studerande med studiemedel ska du även meddela ändrad omfattning om hen läser på heltid och sen blir sjukskriven på deltid. Då ska du meddela den nya studieomfattningen.

Avbrott

Händelsen används när den studerande avbrutit sina studier på utbildningen.

  • Som startdatum ska du skriva den första dagen när den studerande inte längre studerar.
  • Om den studerande återupptar studierna på skolan under samma läsår, måste du ta händelsen Avbrott och istället rapportera in händelsen Ej studieaktiv/frånvaro för den tid som den studerande inte har studerat.
  • Händelsen Avbrott får inte följas av en annan händelse på samma utbildning. Ett undantag är vid jullov.
  • Om något blir fel i rapporten ska du ändra eller ta bort den händelse som du redan skickat in.
Byte av skola

Händelsen används när den studerande har avbrutit sina studier vid skolan och tänker börja på en annan skola inom en nära framtid.

  • Du ska rapportera på samma sätt som för händelsen Avbrott.
  • Du ska bara registrera startdatum.
  • Som startdatum ska du skriva den första dagen när den studerande inte längre studerar på utbildningen.
Ej påbörjat studierna

Händelsen används när skolan tidigare rapporterat att en studerande börjat studera under läsåret, men det senare visat sig att hen inte gjort det.

  • Händelsen ska alltid skickas ensam.
  • Om den studerande börjar studera igen efter att skolan meddelat att han eller hon inte studerar, ska du skicka in en ny uppgift om Studietid för terminen, utan händelsen Ej påbörjat studierna.
Så gör du för att rapportera en ny händelse
Så gör du för att ändra eller ta bort en händelse

Hur du intygar studieresultat

Här kan du läsa om att bedöma studieresultat och vad som behöver framgå av en sådant intyg.

Att bedöma studieresultat

Studerande som haft studiestöd tidigare behöver normalt redovisa studieresultat för att kunna få studiestöd för en ny period. Det gör de med hjälp av intyg från skolan. Intyget ska vara underskrivet av en person på skolan som har behörighet att bedöma studieresultat.

För studerande på konst- och kulturutbildning är kravet på studieresultat att klara alla moment som framgår av kursplanen under den period som prövas. Vi kan godta mindre och tillfälliga förseningar om skolan bedömer att studierna som helhet inte kommer att försenas.

Intyg för studerande som fortsätter på samma skola

För studerande som har studerat på din skola och som ska fortsätta på samma skola kan du fylla i och skicka in blanketten Redovisning av studie­resultat vid fortsatta studier (blankett 2406).

Intyg för studerande som byter skola

Studerande som har studerat på din skola och som ska läsa på en annan skola ska skicka in ett betyg, intyg eller liknande från din skola.

Intyget ska innehålla:

  • elevens namn
  • personnummer
  • utbildning
  • studietid
  • datum från när skolan bedömer att eleven fullföljt studierna i normal takt.

Tänk på att intyget ska vara daterat, undertecknat och stämplat.

Intyget skickas till eleven alternativt direkt till CSN:s postservice.

Intyg för studerande som klarat del av termin

Ibland behöver du skriva ett intyg om att den studerande har klarat en del av en termin. Det inträffar oftast då den studerande har studerat med studiestöd tidigare men inte klarat tillräckliga studieresultat vid den skolan.

Intyget ska innehålla:

  • elevens namn
  • personnummer
  • utbildning
  • studietid
  • datum från när skolan bedömer att eleven fullföljt studierna i normal takt.

Tänk på att intyget ska vara daterat, undertecknat och stämplat.

Intyget skickas till eleven alternativt direkt till CSN:s postservice.

Om rapporten innehåller fel

Om rapporten innehåller fel kommer du att få ett felmeddelande från CSN. Du måste då rätta felet och skicka in uppgifterna på nytt.

Titta på inskickade uppgifter

Under menyn Återrapportering finns listor i pdf-format med studerande. Här visas alla studerande som har studiehjälp samt studiemedel eller som du rapporterat under pågående läsår.

I listan kan du se uppgifter om vilka studerande som du har rapporterat ändringar för.

Listan uppdateras med jämna mellanrum, normalt varje måndag.

Personuppgifter, till exempel skyddade personuppgifter

Du kan bara rapportera personer med riktiga personnummer och samordningsnummer. Det går alltså inte att rapportera tillfälliga personnummer.

Studerande med samordningsnummer

Skatteverket kan tilldela en person ett samordningsnummer. Studerande med samordningsnummer ska rapporteras på samma sätt som studerande med vanliga personnummer. Webbtjänsten klarar av att verifiera samordningsnummer.

När den studerande registreras hos CSN behandlas hen på samma sätt som en studerande med personnummer.

Studerande med skyddade personuppgifter

Du ska rapportera studerande med skyddade personuppgifter med deras riktiga personnummer. Om du rapporterar in dem med tillfälliga personnummer, gör CSN ingen prövning av deras rätt till studiestöd.

Om du redan har rapporterat in en studerande med skyddade personuppgifter med ett tillfälligt personnummer och personen nu har fått ett personnnummer ska du rapportera in den studerande på nytt, med rätt personnummer.

Sjukdom, vård av barn och vård av närstående

För studerande med studiehjälp

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk.

Studerande som är inskrivna vid skolan men som inte kan studera alls eller bara studera delvis på grund av sjukdom, får behålla studiehjälpen så länge hen är sjuk under studietiden. Om den studerande blir frisk före terminens slut men då avbryter sina studier, har hen rätt till studiehjälp fram till studieavbrottet.

Om den studerande är frånvarande på grund av sjukdom, ska hen kunna styrka sjukdomen med ett läkarintyg. Detta gäller både vid längre sjukdom och vid upprepad frånvaro.

För studerande med studiemedel

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk, hemma för vård av barn eller hemma för vård av närstående på heltid. Den studerande anmäler själv egen sjukdom till Försäkringskassan och vård av barn eller vård av närstående till CSN.

Om den studerande blir sjukskriven på deltid

Om den studerande studerar på heltid och sen blir sjukskriven på deltid, ska du meddela den nya omfattningen. Detta innebär att den studerande bara får ersättning för den nya studieomfattningen, inte för den del hen är sjukskriven.

Om den studerande är frånvarande vid studiestarten

Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller vårdar närstående vid studiestarten ska du inte skriva under studieförsäkran förrän sjukdomsperioden är över och den studerande startar kursen.

Studerande som avlidit

Om en studerande avlider ska du inte rapportera något till CSN. Vi får den uppgiften från Skatteverket inom några dagar och hanterar då den studerandes ärende.

Om skolan till exempel rapporterar in ett studieavbrott, skickar CSN automatiskt ut ett brev om avbrottet till den studerande eller vårdnadshavaren. Det vill vi undvika när det handlar om en studerande som avlidit.

Kontakta oss

Om du har frågor eller om du får problem kan du kontakta oss.

Kontakta oss

Uppdaterad: 2024-02-28
Hjälpte den här sidan dig?