session uppdatera gms varning förnya
Vill du stanna kvar på sidan?
Du har varit inaktiv i en längre stund och kommer att bli utloggad om du inte väljer att stanna kvar på sidan.
Automatisk utloggning sker om cirka
Stanna kvar på sidan
Problem med nätverket
Inget internet. Kontrollera din nätverksanslutning.
Tillfälligt tekniskt fel

Handbok för studeranderapportering – Pilotverksamhet nationell yrkesutbildning

Den här sidan vänder sig till dig som rapporterar uppgifter om studerande på en nationell yrkesutbildning. Här beskriver vi vilka uppgifter du ska rapportera, hur du skickar dem och när du ska skicka dem. Observera att du rapporterar på olika sätt beroende på om den studerande är över eller under 20 år.

Information till skolor som registrerar uppgifter om studerande manuellt i Mina tjänster. (För studerande under 20 år skriver ni fortfarande intyg).

På grund av övergången till lagringsytan så visas inte intygade studieperioder som skolan rapporterat in före 12 november 2025 i Mina tjänster.

Om du vill göra en ändring eller meddela studieresultat för en studerande behöver du därför först intyga studieperioden på nytt och sedan meddela ändringen eller studieresultatet.

Min tjänster och skolans lagringsyta

Du rapporterar studerande på en nationell yrkesutbildning på olika sätt beroende på den studerandes ålder.

  • För yngre studerande (till och med första halvåret det år hen fyller 20 år) ska du lämna uppgifter via intyg till CSN.
  • För äldre studerande (från och med andra halvåret det år hen fyller 20 år) ska du rapportera uppgifter i Mina tjänster, som är CSN:s webbtjänst för att rapportera uppgifter om studerande.

De uppgifter du rapporterar i Mina tjänster sparas på skolans lagringsyta som ligger mellan skolan och CSN. Vi har inte tillgång till uppgifter som ligger på skolans lagringsyta. CSN hämtar i stället uppgifter från lagringsytan när det är dags att handlägga studiestöd och betala ut pengar. Det här innebär och säkerställer att vi bara har tillgång till de uppgifter som vi behöver i vår handläggning.

Hur får skolan tillgång till sin lagringsyta?

När du registrerar uppgifter i Mina tjänster hamnar uppgifterna automatiskt på skolans lagringsyta. Du kan sedan se vilka uppgifter som finns på lagringsytan genom att söka i Mina tjänster. Du behöver med andra ord inte tillgång till något annat system eller andra inloggningsuppgifter än till Mina tjänster.

Läs mer om lagringsyta

Begära ut eller radera uppgifter från lagringsytan

I vissa fall måste CSN hjälpa till vid personuppgiftshantering som är kopplad till lagringsytan. Här kan du läsa om vilka fall det gäller och vad du behöver göra.

Om du behöver ett registerutdrag på en person från lagringsytan måste du kontakta CSN. Vi lämnar sedan ut registerutdraget till skolan.

Den som gör begäran måste ha behörighet till studeranderapporteringen i Mina tjänster.

Gör så här:

  1. Skicka ett mejl till studierapporter@csn.se
  2. Skriv "Lagringsyta, begäran om registerutdrag" i ämnesraden
  3. Ange följande information i mejlet: Registerutdrag för namn och personnummer xxxxxx-xxxx från skolod xxxx lagringsyta
  4. Ange dina kontaktuppgifter: namn, User-ID, till exempel BA1001, mejladress och telefonnummer.

När någon behandlar personuppgifter på skolans lagringsyta skapas auditloggar. Det vill säga en logg över vem eller vilka på skolan som varit inne och tagit del av uppgifter eller registrerat uppgifter på er lagringsyta.

Begäran om auditloggar ska komma från den person som är personuppgiftsansvarig på skolan.

Gör så här:

  1. Skicka ett mejl till studierapporter@csn.se
  2. Skriv "Lagringsyta, begäran om auditloggar" i ämnesraden
  3. Ange följande information i mejlet: Som personuppgiftsansvarig önskar jag ta del av auditloggarna för skolkod xxxx för perioden xxxx xx xx – xxxx xx xx
  4. Ange dina kontaktuppgifter: namn, User-ID, till exempel BA1001, mejladress och telefonnummer.
  5. CSN skickar de begärda auditloggarna med post. Ange därför vilken postadress vi ska skicka loggarna till.

Om en studerande begär att hens personuppgifter ska raderas från era system behöver ni även radera uppgifterna från er lagringsyta. Eftersom det är CSN som tillhandahåller lagringsytan måste vi radera uppgifterna åt er. Skicka därför en begäran till CSN.

Den som gör begäran måste ha behörighet till studeranderapporteringen i Mina tjänster.

Gör så här:

  1. Skicka ett mejl till studierapporter@csn.se
  2. Skriv "Lagringsyta, radera personuppgifter på lagringsytan" i ämnesraden
  3. Ange följande information i mejlet: Samtliga uppgifter för personnummer xxxxxx-xxxx ska redaeras på lagringsytan för skolkod xxxx
  4. Ange dina kontaktuppgifter: namn, User-ID, till exempel BA1001, mejladress och telefonnummer.

Behörighet och inloggningsuppgifter

För att du ska kunna rapportera studerande i Mina tjänster behöver du en behörighet. Den är personlig och du får inte låna ut den till någon annan. Du kan läsa mer om behörighet och inloggningsuppgifter på sidan Rapporterar uppgifter till CSN.

Mer om behörigheter och inloggningsuppgifter

Rapportera yngre studerande - under 20 år

Pilotverksamhet nationell yrkesutbildning är en gymnasial utbildning. En studerande på en nationell yrkesutbildning kan därför få studiehjälp till och med första halvåret det år hen fyller 20 år. För att få studiehjälp måste den studerande läsa på heltid.

Den studerande behöver inte ansöka om studiebidraget på 1 250 kronor per månad. Vi skickar automatiskt ett beslut om studiebidrag när vi får intyg från skolan att hen börjat studera på heltid.

Yngre studerande kan du inte rapportera i Mina tjänster. Du meddelar oss i stället genom att skicka intyg. Du ska meddela följande uppgifter:

  • att en studerande börjat studera
  • ändringar

Hur du intygar att en studerande börjat studera

Du meddelar att en yngre studerande börjat studera genom att skicka ett intyg till CSN. På intyget ska du ta med:

  • den studerandes namn
  • den studerande personnummer eller samordningsnummer
  • vilken utbildning den studerande läser
  • mellan vilka datum den studerande läser (inklusive datum för eventuellt jullov eller andra planerade uppehåll som ni vet om från början)
  • antal poäng

Kom ihåg att intyget ska vara daterat, underskrivet och stämplat. Du ska sedan skicka intyget till CSN Postservice, 167 82 Bromma.

Om du skickar intyget innan den studerande har påbörjat sina studier måste du sedan bekräfta att den studerande påbörjat. Det gör du genom att ringa vår partnertelefon.

Kontakta oss

Hur du meddelar olika ändringar under studietiden

Om något ändras under studietiden ska du meddela detta till CSN så snart som möjligt. Du meddelar ändringar för en yngre studerande genom att skicka intyg till CSN. På intyget ska följande uppgifter finnas med:

  • den studerandes namn
  • den studerandes personnummer eller samordningsnummer
  • vilken utbildning den studerande läser
  • mellan vilka datum den studerande läser (inklusive datum för eventuellt jullov)
  • antal poäng
  • ändringen som har skett, till exempel avbrott eller omfattningsändring
  • datum för ändringen

Kom ihåg att intyget ska vara daterat, underskrivet och stämplat. Du ska sedan skicka intyget till CSN Postservice, 167 82 Bromma.

Du ska meddela CSN om en studerande avbryter sina studier helt eller gör ett studieuppehåll under pågående studieperiod. Du meddelar oss genom att skicka intyg. På intyget ska du ta med vilken ändring som skett samt vilket datum den studerande avbröt studierna eller mellan vilka datum hen har ett studieuppehåll.

Du ska meddela CSN när en studerande avbryter en enstaka kurs. På intyget ska du skriva hur avbrottet påverkar den studietid och antalet poäng som den studerande läser.

Du ska meddela CSN om en studerande får en kurs validerad och därför inte kommer att läsa kursen enligt studieplan. På intyget ska du skriva hur valideringen påverkar den studietid och antalet poäng som den studerande läser.

Du ska meddela CSN om en studerande ska läsa ytterligare kurser under studieperioden. På intyget ska du skriva hur det påverkar den studerandes totala poäng och studietid.

Du ska meddela om en studerande flyttar en LIA-period och därmed får ett uppehåll i sina studier. På intyget ska du skriva vilken period som den studerande har uppehåll i sina studier.

Rapportera äldre studerande - över 20 år

En studerande som studerar en nationell yrkesutbildning kan ansöka om studiemedel eller omställningsstudiestöd från och med andra halvåret det år hen fyller 20 år.

Dessa studerande ska du rapportera i Mina tjänster. Du ska rapportera följande uppgifter:

  • påbörjad studieperiod
  • ändringar
  • studieresultat

Du ska rapportera uppgifter om samtliga studerande, även de som inte får studiemedel eller omställningsstudiestöd. På så sätt behöver du inte ta reda på vilka av era studerande som får eller inte får studiestöd från CSN.

Hur du intygar påbörjad studieperiod

Här kan du läsa om hur du intygar att en äldre studerande påbörjat sina studier. Du kan tidigast intyga påbörjad studieperiod den dag som den studerande börjar studera.

Du ska intyga studieperiod när en studerande påbörjar en ny studieperiod. Det är viktigt att du registrerar uppgiften så snart som möjligt när den studerande har börjat, så att vi kan betala ut studiestöd.

Start- och slutdatum är vanligtvis samma datum som skolan har meddelat för en period på utbildningen. Det kan vara en annan tid om den studerande till exempel börjar sina studier senare eller om hen har en annan studieplan än utbildningens normala tider.

Exempel

Pelle läser en utbildning som har följande studieperiod:

  • 1 september – 5 juni (40 veckor, 200 poäng)

Pelle börjar studera den 1 september. Du ska intyga påbörjad studieperiod för tiden 1 september – 5 juni och 200 poäng.

När en studerande läser flera utbildningar behöver du ofta lägga ihop poängen för utbildningarna när du intygar studieperiod.

För studerande som läser behörighetsgivande förutbildning (gymnasial nivå) före en annan utbildning (eftergymnasial nivå) ska du däremot intyga studieperiod för varje utbildning var för sig. Det beror på utbildningarna hör till olika nivåer.

Flera utbildningar på samma nivå som startar samtidigt

Du ska intyga studieperiod gemensamt för de utbildningar eller kurser på samma nivå som startar samtidigt. Det gör du genom att lägga ihop poängen för de olika utbildningarna eller kurserna.

Flera utbildningar på samma nivå med olika startdatum

Om den studerande istället påbörjar fler utbildningar eller kurser under en pågående period ska du börja med att intyga studieperiod för den utbildning som startar först. Sedan ska du ändra hens studieperiod när den nya kursen startar.

Hur du rapporterar ändringar

Exempel

Lisa läser en ekonomiutbildning och samtidigt en kort utbildning.

  • Ekonomiutbildningen har studieperioden:
    29 augusti – 15 januari (20 veckor, 100 poäng)
  • Den korta utbildningen har studieperioden:
    29 augusti - 4 november (10 veckor, 25 poäng)

Du ska intyga påbörjad studieperiod så här: Studieperiod: 29 augusti – 15 januari. Omfattning: 125 yh-poäng.

Du måste meddela CSN om en studerande ändrar studietakten under LIA-perioden och därför får ett uppehåll mellan LIA-perioden och de fortsatta studierna. Det kan bli aktuellt när en studerande läser en utbildning på deltid, men ska göra LIA-perioden på heltid.

Den studerandes studieperiod måste då delas upp i tre studieperioder, en period från studiestart fram till LIA-periodens start, en studieperiod för LIA-perioden och en studieperiod från att den studerande åter läser deltid på utbildningen efter LIA-periodens slut.

I de fall ni har samma upplägg för samtliga studerande på en deltidsutbildning, där LIA-perioden görs på heltid ska du kontakta skolans kontaktperson på CSN. Vi hjälper då till att registrera rätt uppgifter för utbildningen, så att de studerande lättare kan söka rätt studiestöd.

Exempel

Kenneth läser en utbildning med 50 procents studietakt som har studietiden:

  • 29 augusti – 22 januari (21 veckor, 52,5 yh-poäng)
  • I utbildningen ingår en LIA-period om 8 veckor, under perioden 24 oktober till den 18 december.

Kenneth har kommit överens med sin LIA-plats att han ska utföra sin LIA på heltid istället för deltid. Kenneth kommer därför göra sin LIA under 4 veckor istället för 8 veckor.

Du ska intyga påbörjade studier för den första påbörjade studieperioden så här: Studieperiod: 29 augusti – 23 oktober (8 veckor) Omfattning: 20 yh-poäng

Därefter ska du intyga studieperioden för LIA-perioden så här: 24 oktober - 20 november (4 veckor) Omfattning: 20 yh-poäng

Därefter har Kenneth ett uppehåll fram till den 19 december. När Kenneth påbörjar studierna på nytt den 19:e december kan du intyga den sista studieperioden:

19 december - 22 januari (5 veckor) Omfattning 12,5 yh-poäng.

Om en studerande ska ha ett uppehåll i studierna och du vet det från början ska du intyga varje studieperiod för sig. Det kan vara aktuellt om:

  • den studerande ska vara föräldraledig från ett visst datum
  • den studerande har en LIA-period som hen ska läsa vid ett senare tillfälle
  • den studerande har fått kurser validerade som gör att hen inte kommer att studera under delar av studieperioden.

Exempel

Emma läser en utbildning på totalt 200 poäng som har följande studieperiod:

  • 19 augusti – 23 maj (40 veckor, 200 poäng)
    varav 6 veckor LIA: 7 oktober – 15 november

Emma kommer att flytta LIA-perioden från hösten till sommaren i direkt anslutning till ordinarie studieperiods slut för våren (26 maj - 4 juli).

Du ska intyga påbörjade studier för den första påbörjade studieperioden så här: Studieperiod: 19 augusti – 4 oktober (7 veckor) Omfattning: 35 poäng

För nästa studieperiod, med början den 18 november, ska du göra ett nytt intygande av påbörjad studieperiod så här:

Studieperiod: 18 november – 4 juli (33 veckor) Omfattning: 165 poäng.

Om utbildningen har uppehåll, till exempel ett jullov, ska du rapportera en studieperiod fram till jullovet och en ny period när den studerande börjar igen efter jullovet. Under lovet har den studerande inte rätt till studiestöd från CSN. Samma sak gäller vid andra lov, till exempel höst- eller påsklov.

Exempel

Hanna läser en utbildning med följande studieperioder:

  • 1 september – 19 december (16 veckor, 80 poäng)
  • 5 januari – 19 juni (24 veckor, 120 poäng).

Hanna börjar studera på studieperiodens första dag, det vill säga den 1 september. Du ska intyga påbörjade studier för den första studieperioden så här: Studieperiod: 1 september – 19 december (16 veckor, 80 poäng)

Nästa studieperiod, efter jullovet, ska du intyga påbörjad studieperiod när den studerande har påbörjat studierna igen.

Du ska rapportera om den studerande har en utbildningsplats som är en uppdragsutbildning. Med uppdragsutbildning menas att den studerande får utbildningen betald av sin arbetsgivare eller annan juridisk person. Om en studerande studerar på en uppdragsutbildning har hen inte rätt till studiestöd.

Vissa yrkeshögskolor väljer att ta in fler studerande än vad de får statsbidrag för, om de studerande betalar sin egen utbildningsplats. Du ska inte rapportera dessa studerande i tjänsten Studerande­rapportering. Utbildningsplatserna ingår inte i yrkeshögskolan och ger därför inte rätt till studiestöd.

Hur du rapporterar ändringar

Om något ändras under studietiden ska du rapportera detta till CSN så snart som möjligt. För äldre studeranden meddelar du ändringar genom att registrera ändringen i Mina tjänster.

Tänk på

På grund av övergången till lagringsytan så visas inte intygade studieperioder som skolan rapporterat in före 12 november 2025 i Mina tjänster.

Om du vill göra en ändring för en studerande behöver du därför först intyga studieperioden på nytt och sedan meddela ändringen.

Helt studieavbrott betyder att den studerande avbryter sin utbildning helt eller gör studieuppehåll under pågående studieperiod.

Bedömningen om den studerande är i studier eller ska anses ha gjort ett studieavbrott, kan skilja sig åt mellan CSN och Myndigheten för yrkeshögskolan.

I Mina tjänster ska du ange avbrottsdatum, som är den första dagen som den studerande inte är i studier.

När du meddelar studieavbrott för en äldre studerande i Mina tjänster ska du också lämna en bedömning om den studerande har läst enligt utbildningsplanen fram till avbrottet.

Bedöma studieresultat

Exempel

Amina läser en utbildning på totalt 200 poäng som har följande studieperiod:

  • 1 september – 5 juni (40 veckor, 200 poäng)

Amina ska få barn under våren och kommer i april överens med skolan om att göra uppehåll från och med den 13 april.

Du ska nu ändra Aminas uppgifter och meddela helt studieavbrott från och med den 13 april. Du ska också lämna en bedömning om Amina har läst enligt utbildningsplanen fram till studieavbrottet. När Amina börjar studera igen ska du göra ett nytt intygande av påbörjad studieperiod från och med den första dagen hon börjar studera igen.

Om du har rapporterat ett felaktigt avbrott korrigerar du det genom att registrera in den korrekta uppgiften och ladda upp filen.

Du ska rapportera när en studerande avbryter en enstaka kurs och hur det påverkar den studietid och antalet poäng den studerande läser. Du ska fylla i det datum som ändringen träder i kraft i rutan Ändring gäller fr.o.m.

Exempel

Gustaf läser en utbildning läser som har följande studieperiod:

  • 1 september – 5 juni (40 veckor, 200 poäng)

Gustaf börjar studera den 1 september. Du har intygat påbörjad studieperiod så här: 1 september - 5 juni, omfattning 200 poäng.

Gustaf avbryter därefter en kurs och läser därför endast 170 poäng från och med den 17 november.

Du måste ändra Gustafs uppgifter om studier och ändra omfattningen till 170 poäng. Datum som ändringen gäller från ska i detta fall vara 17 november.

Du ska rapportera om en studerande får en kurs validerad och därför inte kommer att läsa kursen enligt studieplan.

Exempel

Ellen är antagen till en utbildning med följande studieperiod:

  • 1 september – 5 juni (40 veckor, 200 poäng)

Hon påbörjade studierna som planerat, men fick därefter en tidigare kurs validerad. Hon ska därför inte läsa en av vårens kurser som pågår under tiden:

  • 9 februari - 13 mars (5 veckor)

Beslutet om validering togs den 2 februari.

Du ska då rapportera nytt slutdatum på den tidigare lämnade studieuppgiften och justera antal poäng utifrån tid och takt. I det här ärendet blir det nya slutdatumet den 6 februari. Datum då ändringen börjar gälla är det datum då beslut om validering togs, det vill säga den 2 februari.

Du ska rapportera om en studerande ska läsa ytterligare kurser under studieperioden. Ange den studerandes totala antal poäng och studietid i ändringen.

Exempel

Penny läser en kurs under perioden 18 augusti - 24 oktober på totalt 50 poäng.

Du har intygat den första påbörjade studieperioden så här:

Studieperiod: 18 augusti - 24 oktober, (10 veckor) Omfattning: 50 poäng.

Penny ska läsa ytterligare en kurs som pågår under perioden 27 oktober - 19 december på totalt 40 poäng.

Du ändrar då uppgifterna om studier så här:

Studieperiod: 18 augusti - 19 december, (18 veckor) Omfattning: 90 poäng. Du ändrar alltså bara slutdatumet och poängen.

Du ska rapportera om en studerande flyttar en LIA-period och därmed får ett uppehåll i sina studier.

Datumet som ändringen gäller från är det datum ni och den studerande kom överens om att ändra studieplanen. När den studerande senare gör sin LIA-period, intygar ni påbörjad studieperiod för den perioden.

I de fall ni har samma upplägg för samtliga studerande på en utbildning ska du ta kontakt med skolans kontaktperson hos CSN. Vi hjälper då till att registrera rätt uppgifter för utbildningen, så att studerande lättare kan söka rätt studiestöd.

Exempel

Patricia läser en utbildning på totalt 200 poäng som har följande studieperiod:

  • 19 augusti – 23 maj (40 veckor, 200 poäng)
    • 6 veckor LIA-period: 7 oktober – 15 november

Patricia kommer att skjuta på LIA-perioden och i stället att göra den under sommaren i direkt anslutning till ordinarie studieperiods slut under våren (26 maj – 4 juli).

Du har intygat studieperioden så här:

  • Studieperiod: 19 augusti – 23 maj (40 veckor, 200 poäng.

Du måste ändra den till:

  • Studieperiod: 19 augusti – 4 oktober (7 veckor, 35 poäng)

För nästa studieperiod, med början den 18 november, ska du göra ett nytt intygande av påbörjad studieperiod så här:

  • Studieperiod: 18 november –4 juli (33 veckor, 165 poäng)

Hur du rapporterar studieresultat för äldre studerande

Du ska rapportera studieresultat för äldre studerande så snart som möjligt efter varje studieperiod.

Om den studieperiod du vill rapportera för saknas i Mina tjänster kan det bero på att den studerande inte har haft studiestöd under denna period. Då behöver du inte rapportera studieresultat.

Om du rapporterat att en studerande har klarat studieperioden med godkänt studieresultat kan du sen inte ändra uppgifterna i Mina tjänster till att hen inte haft ett godkänt studieresultat.

Tänk på

På grund av övergången till lagringsytan så visas inte intygade studieperioder som skolan rapporterat in före 12 november 2025 i Mina tjänster.

Om du vill meddela studieresultat för en studerande behöver du därför först intyga studieperioden på nytt och sedan meddela studieresultatet.

Läs mer om studieresultat

Om den studerande har uppnått studieresultat enligt studieplanen ska du fylla i ett Ja i resultatbedömningen. Fyll också i Datum för bedömning som är det datum då den studerande fullgjort sina studier, oftast sista dagen i studieperioden.

För att den studerande ska ha uppnått studieresultat enligt studieplanen ska hen ha blivit godkänd i alla moment som framgår av utbildningsplanen

Om den studerande inte uppnått studieresultat enligt studieplanen ska du fylla i ett Nej i resultatbedömningen.

En studerande som har missat något eller några moment, och som vid rapporteringstidpunkten inte har hunnit ta igen det som missats, har inte uppnått studieresultat enligt utbildningsplanen. Det innebär till exempel att en studerande, som efter ett terminsslut har en omtentamen kvar att göra, inte har uppnått studieresultat enligt utbildningsplanen.

Observera att du ska fylla i ett Nej även i de fall en studerande ligger efter i studierna på grund av sjukfrånvaro.

Det går att ändra studieresultat från Nej till Ja, om den studerande läst i kapp det hen legat efter med och därmed uppnått studieresultat enligt utbildningsplanen. Det gör du i Titta på eller ändra inskickade uppgifter. I filmen ovan visar vi hur du gör för att rapportera studieresultat för en person där du tidigare lämnat ett nej. Tänk på att datum för bedömning i dessa fall är det datum som den studerande gjorde sin omtentamen.

Exempel

Ulrika läser en utbildning som har följande studieperiod:

1 september – 5 juni (40 veckor, 200 poäng)

Du har tidigare rapporterat att Ulrika inte har uppnått studieresultat enligt utbildningsplanen. Ulrika har nu läst ikapp och gjort en omtentamen den 15 juni. Efter den godkända tentamen är Ulrika i fas enligt utbildningsplanen.

Du ska ändra Ulrikas studieresultat så här:

Studieperiod: 1 september – 5 juni (40 veckor, 200 poäng)

Resultatbedömning: Ja, skolan bedömer att den studerande har uppnått resultat enligt utbildningsplanen under den valda studieperioden. Datum för bedömning: 15 juni (det datum som den studerande gjorde sin omtentamen).

Vid prövning av tidigare studieresultat kan CSN i vissa fall godta mindre och tillfälliga förseningar i studierna om skolan bedömer att den studerandes studier som helhet inte kommer att försenas.

CSN behöver då en kopia av studieresultaten som visar vilka kurser eller moment den studerande har klarat och inte klarat. Vi vill också ha skolans bedömning om förseningen är tillfällig och om det finns en plan för hur den studerande ska ta igen de saknade momenten.

Intyget ska innehålla:

  • den studerandes namn
  • den studerandes personnummer eller samordningsnummer
  • vilken utbildning den studerande läser
  • mellan vilka datum den studerande läser (studietid)
  • bedömning om det rör sig om en mindre eller tillfällig försening, samt plan för hur den studerande ska ta igen förseningen.

Kom ihåg att intyget ska vara daterat, undertecknat och stämplat. Intyget skickas till den studerande eller direkt till CSN Postservice, 167 82 Bromma.

När vi får intyget gör vi en sammantagen bedömning och avgör om den studerande kan få studiestöd trots otillräckliga studieresultat.

Titta på registrerade uppgifter

Du kan när som helst titta på dina inrapporterade uppgifter i Mina tjänster. Du kan välja att titta på en enskild studerande och se all rapportering som gjorts för hen. Det gör du genom att klicka på Titta på eller ändra registrerade uppgifter under Studeranderapportering.

Du kan också välja att se skolans rapporteringshistorik, genom att klicka på Skolans registreringar- historik. Där kan du se hur många studerande som till exempel intygats eller ändrats ett visst datum. Du kan däremot inte se en lista över vilka studerande du har rapporterat in ett visst datum.

Hur gör jag om jag har rapporterat fel i Mina tjänster?

Här har vi samlat några vanliga scenarion som kan uppstå om du har rapporterat fel i Mina tjänster och hur du åtgärdar detta.

Rut läser en utbildning där en studieperiod är enligt följande: 1 september – 16 januari (20 veckor, 100 poäng)

Rut började studera den 1 september.

Du har felaktigt intygat påbörjad studieperiod så här:

Studieperiod: 8 september – 16 januari (19 veckor, 95 poäng)

För att ändra startdatum ska du göra så här:

Rapportera först studieavbrott för Rut och fyll i startdatumet som avbrottdatum, 8 september, samt Nej, att den studerande inte har uppnått studieresultat fram till avbrottsdatumet. CSN kommer inte att använda uppgiften om studieresultat i dessa fall.

Samma dag gör du ett nytt intygande av påbörjad studieperiod:

Studieperiod: 1 september – 16 januari (20 veckor, 100 poäng)

Muhammed läser en utbildning där en studieperiod är enligt följande: 1 september – 16 januari (20 veckor, 100 poäng)

Muhammed började studera den 1 september.

Du har felaktigt intygat påbörjad studieperiod så här:

Studieperiod: 1 september – 16 januari (20 veckor, 95 poäng)

Du måste ändra Muhammeds omfattning till 100 poäng. Ändringsdatumet du fyller i ska vara studieperiodens första dag, den 1 september.

Nova läser en utbildning där en studieperiod är enligt följande: 1 september – 16 januari (20 veckor, 100 poäng)

Nova började studera den 1 september.

Du har felaktigt intygat påbörjad studieperiod så här:

Studieperiod: 1 september – 23 januari (21 veckor, 100 poäng)

Du måste ändra Novas uppgifter om studier och korta ner studieperioden till 16 januari. Ändringsdatumet måste vara inom studieperioden, men inte senare än dagens datum.

Om du rapporterat att en studerande har klarat studieperioden med godkänt studieresultat kan du sen inte ändra uppgifterna i Mina tjänster till att hen inte haft ett godkänt studieresultat. I dessa fall behöver du kontakta CSN.

Samordningsnummer och skyddade personuppgifter

Här kan du läsa om hur du ska rapportera personer med samordningsnummer och skyddade personuppgifter.

Skatteverket kan tilldela en person som saknar personnummer ett samordningsnum­mer. Du ska rapportera studerande med samordningsnummer på samma sätt som studerande med vanliga personnummer. Det vill säga via intyg för yngre studerande och via Mina tjänster för äldre studerande. Mina tjänster klarar av att verifiera samordningsnum­mer.

En studerande med samordningsnummer behandlas på samma sätt som en studerande med personnummer.

Du ska registrera studerande med skyddade personuppgifter med deras fullständiga personnummer. Informationen i filen är krypterad för säker överföring till lagringsytan.

När CSN hämtat studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter från lagringsytan kommer dessa hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet.

För yngre studerande där du skriver intyg kan du utesluta den studerande namn men ta med personnummer och övriga uppgifter.

Studerande som är sjuk eller vårdar sjukt barn eller närstående

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk.

Studerande som är inskriven vid skolan men som inte kan studera alls eller bara studera delvis på grund av sjukdom, får behålla studiehjälpen så länge hen är sjuk under studietiden. Om den studerande blir frisk före terminens slut men då avbryter sina studier, har hen rätt till studiehjälp fram till studieavbrottet.

Om den studerande är frånvarande på grund av sjukdom, ska hen kunna styrka sjukdomen med ett läkarintyg. Detta gäller både vid längre sjukdom och vid upprepad frånvaro.

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk, hemma för vård av barn eller hemma för vård av närstående på heltid. Den studerande anmäler själv egen sjukdom till Försäkringskassan och vård av barn eller vård av närstående till CSN.

Om den studerande blir sjukskriven på deltid

Om den studerande studerar på heltid och sen blir sjukskriven på deltid, ska du meddela den nya omfattningen. Detta innebär att den studerande bara får ersättning för den nya studieomfattningen, inte för den del hen är sjukskriven.

Om den studerande är frånvarande vid studiestarten

Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller vårdar närstående vid studiestarten ska du inte skriva under studieförsäkran förrän sjukdomsperioden är över och den studerande startar kursen.

Studerande som avlidit

Du ska inte rapportera studieavbrott för en studerande om avbrottet beror på att hen har avlidit. CSN får den uppgiften från Skatteverket inom några dagar. Om skolan rapporterar in ett studieavbrott, skickar CSN automatiskt ut ett brev om avbrottet till den studerande eller vårdnadshavaren. Det vill vi undvika när det handlar om en studerande som avlidit.

Om att rapportera via fil

Här finns information för dig som redan rapporterar via fil och för dig som vill veta mer om hur det fungerar. Observera att du inte kan rapportera studerande under 20 år med studiehjälp via fil.

Du rapporterar uppgifter om skolans studerande i Mina tjänster. Det gör du genom att skapa en fil i skolans administrativa program och sedan ladda upp den i tjänsten Studeranderapportering.

Du kan sedan se dina registrerade uppgifter genom att söka på den studerandes personnummer. Du kan se uppgifterna så snart filen har laddats upp på skolans lagringsyta.

Om du vill ändra något som du har registrerat måste du ladda upp en ny fil.

Om filen innehåller fel, kommer du att få ett felmeddelande när du klickat på knappen Ladda upp fil. Det innebär att inga uppgifter har sparats på er lagringsyta. Du måste då åtgärda felen och sedan ladda upp in hela filen igen.

När filen är korrekt får du upp ett meddelande som bekräftar att filen har laddats upp.

Skolkod

Skolkoden är fastställd av CSN och består av fem siffror. Har du glömt din skolkod kan du ringa CSN:s skoltelefon, 0771-276 400.

Personnummer

Den studerandes personnummer ska skrivas med tolv siffror i följd. CSN kan bara ta emot svenska personnummer eller samordningsnummer.

Studieperiodens startdatum

Du ska fylla i det datum då studieperioden började. Du kan inte fylla i ett datum som inte inträffat.

Studieperiodens slutdatum

Du ska fylla i det datum då studieperioden avslutas. Den totala längden på studieperioden får inte vara längre än 365 dagar.

Omfattning

Fyll i de poäng som den studerande ska läsa under studieperioden. Poängen får vara mellan 0 och 400 och ha en decimal.

Resultat

Det krävs även ett resultatdatum för att kunna rapportera ett resultat. Fyll i J om den studerande har uppnått resultat enligt utbildningsplanen, annars N. Om den studerande gör en omtentamen och får godkänt resultat efter studieperioden, ska du rapportera in det nya resultatet med ett Ja samt datum för när den studerande klarade sin omtentamen.

Resultatdatum

Resultatdatumet är det datum då den studerande uppnådde studieresultatet (till exempel ett tentamensdatum). Du ska alltså inte fylla i det datum när skolan rapporterar resultatet.

Normalt rapporteras datumet inom studieperioden. Datumet kan vara ett senare datum om skolan fastställer resultaten senare.

Ändringsdatum

Ändringsdatum är det datum då den studerande gör en ändring av till exempel omfattning eller studieperiodens slutdatum. Fyll alltid i det datumet som den studerande ändrar sitt studieåtagande. Ändringsdatumet måste vara inom studieperioden.

Avbrottsdatum

Avbrottsdatum ska du rapportera om den studerande gör helt studieavbrott. Avbrottsdatumet är den första dagen den studerande inte längre studerar.

Uppdragsutbildning

Fyll i om utbildningen är en uppdragsutbildning eller inte med J eller N. Lämnas detta fält tomt blir det synonymt med ett N.

Studieresultat vid avbrott

Fyll i J om den studerande har uppnått resultat enligt utbildningsplanen fram till avbrottet, annars N. Du måste alltid fylla i J eller N när du registrerar ett studieavbrott.

Att rapportera via fil är både enkelt och säkert. Dessutom blir det lätt att överblicka vilka uppgifter skolan har rapporterat in.

Om ni väljer att rapportera via fil, hämtar du alla uppgifter i din skolas administra­tiva system och skickar dem via fil till oss. Du skickar filen genom att logga in i Mina tjänster och ladda upp den där.

Det är en säker överföring, och enklare för skolan som inte behöver registrera varje studerande manuellt i Mina tjänster.

Skolor som rapporterar via fil kan när som helst kontrollera vilka uppgifter de har registrerat genom att söka på en studerandes personnummer. På så sätt blir också rapporteringen överblickbar.

Kontakta skolans kontaktperson på CSN om din skola vill börja rapportera via fil. Du hittar kontaktpersonerna i Mina tjänster.

För att kunna rapportera via fil krävs det att ni kan skicka filen i formatet .xml. Ni måste därför se till att ert administrativa system kan uppdateras och exportera uppgifterna till en fil med formatet .xml. Prata med er skolas systemleverantör om det.

För att säkerställa kvaliteten på filen och att CSN:s system kan ta emot den, ska din skola genomföra olika tester innan ni godkänns. Ni ska testa filens format och innehåll. Ni ska också testa överföringen av filen.

På sidan Rapportera via fil kan du se vilka tekniska förutsättningar som krävs för att rapportera via fil.

Rapportera via fil

Kontakta oss

Om du har frågor eller får problem är du välkommen att ringa oss.

Kontakta oss

Uppdaterad: 2025-12-10
Hjälpte den här sidan dig?

Få hjälp kring bidrag och lån för studier, hur du betalar tillbaka eller andra ärenden.