Handbok för studeranderapportering – Pilotverksamhet nationell yrkesutbildning
Den här sidan vänder sig till dig som rapporterar uppgifter om studerande på en nationell yrkesutbildning. Här beskriver vi vilka uppgifter du ska rapportera, hur du skickar dem och när du ska skicka uppgifterna till oss. Observera att du rapporterar på olika sätt beroende på om den studerande är över eller under 20 år.
Innehåll
Två olika sätt att lämna uppgifter till CSN
Du kan rapportera uppgifter om studerande på en nationell yrkesutbildning på två olika sätt.
- För yngre studerande (till och med första halvåret det år hen fyller 20 år) ska du lämna uppgifter via intyg till CSN.
- För äldre studerande (från och med andra halvåret det år hen fyller 20 år) ska du rapportera uppgifter i Mina tjänster, som är CSN:s webbtjänst för att rapportera uppgifter om studerande.
Behörighet och inloggningsuppgifter till Mina tjänster
Du behöver behörighet för att rapportera uppgifter om studerande i Mina tjänster. Behörigheten är personlig och får inte lånas ut till någon annan. När du har fått behörighet till Mina tjänster får du användarnamn och lösenord som du använder för att logga in.
Du kan läsa mer om behörighet och inloggningsuppgifter på sidan Rapporterar uppgifter till CSN.
Rapportera yngre studerande - under 20 år
Pilotverksamhet nationell yrkesutbildning är en gymnasial utbildning. En studerande på en nationell yrkesutbildning kan därför få studiehjälp till och med första halvåret det år hen fyller 20 år. För att få studiehjälp måste den studerande läsa på heltid.
Den studerande behöver inte ansöka om studiebidraget på 1 250 kronor per månad. Vi skickar automatiskt ett beslut om studiebidrag när vi får intyg från skolan att hen börjat studera på heltid.
Yngre studerande kan du inte rapportera i Mina tjänster. Du meddelar oss istället genom att skicka intyg. Du ska meddela följande uppgifter:
- att en studerande börjat studera
- ändringar
Hur du intygar att en studerande börjat studera
Du meddelar att en yngre studerande börjat studera genom att skicka ett intyg till CSN. På intyget ska du ta med:
- den studerandes namn
- den studerande personnummer eller samordningsnummer
- vilken utbildning den studerande läser
- mellan vilka datum den studerande läser (inklusive datum för eventuellt jullov eller andra planerade uppehåll som ni vet om från början)
- antal poäng
Kom ihåg att Intyget ska vara daterat, underskrivet och stämplat. Du ska sedan skicka intyget till CSN Postservice, 751 76 Uppsala.
Om du skickar intyget innan den studerande har påbörjat sina studier måste du sedan bekräfta att den studerande påbörjat. Det gör du genom att ringa vår partnertelefon.
Hur du meddelar olika ändringar under studietiden
Om något ändras under studietiden ska du meddela detta till CSN så snart som möjligt. Du meddelar ändringar för en yngre studerande genom att skicka intyg till CSN. På intyget ska följande uppgifter finnas med:
- den studerandes namn
- den studerandes personnummer eller samordningsnummer
- vilken utbildning den studerande läser
- mellan vilka datum den studerande läser, (inklusive datum för eventuellt jullov)
- antal poäng
- ändringen som har skett, till exempel avbrott eller omfattningsändring
- datum för ändringen
Kom ihåg att Intyget ska vara daterat, underskrivet och stämplat. Du ska sedan skicka intyget till CSN Postservice, 751 76 Uppsala.
Rapportera äldre studerande - över 20 år
En studerande som studerar en nationell yrkesutbildning kan ansöka om studiemedel eller omställningsstudiestöd från och med andra halvåret det år hen fyller 20 år.
Dessa studerande ska du rapportera i Mina tjänster. Du ska rapportera följande uppgifter:
- påbörjad studieperiod
- ändringar
- studieresultat
Du ska rapportera uppgifter om samtliga studerande, även de som inte får studiemedel eller omställningsstudiestöd. På så sätt behöver du inte ta reda på vilka av era studerande som får eller inte får studiestöd från CSN.
Hur du intygar påbörjad studieperiod
Här kan du läsa om hur du intygar att en äldre studerande påbörjat sina studier. Du kan tidigast intyga påbörjad studieperiod den dag som den studerande börjar studera.
Hur du rapporterar ändringar
Om något ändras under studietiden ska du meddela detta till CSN så snart som möjligt. För äldre studeranden meddelar du ändringar genom att registrera ändringen i Mina tjänster.
Om du behöver göra en ändring senare är 90 dagar efter studieperiodens slut, måste du ringa vår partnertelefon.
Hur du rapporterar studieresultat för äldre studerande
Du ska rapportera studieresultat för äldre studerande så snart som möjligt efter varje studieperiod.
Om den studieperiod du vill rapportera för saknas i Mina tjänster kan det bero på att den studerande inte har haft studiestöd under denna period. Då behöver du inte rapportera studieresultat.
Om du rapporterat att en studerande har klarat studieperioden med godkänt studieresultat kan du sen inte ändra uppgifterna i Mina tjänster till att hen inte haft ett godkänt studieresultat.
Titta på inskickade uppgifter
Du kan när som helst titta på dina inrapporterade uppgifter i Mina tjänster. Du kan välja att titta på en enskild studerande och se all rapportering som gjorts för hen. Det gör du genom att klicka på Titta på eller ändra inskickade uppgifter under Studeranderapportering.
Du kan också välja att se skolans rapporteringshistorik, genom att klicka på Skolans rapporteringar - historik. Där kan du se hur många studerande som till exempel intygats eller ändrats ett visst datum. Du kan däremot inte se en lista över vilka studerande du har rapporterat in ett visst datum.
Hur gör jag om jag har rapporterat fel i Mina tjänster?
Här har vi samlat några vanliga scenarion som kan uppstå om du har rapporterat fel i Mina tjänster och hur du åtgärdar detta.
Samordningsnummer och skyddade personuppgifter
Här kan du läsa om hur du ska rapportera personer med samordningsnummer och skyddade personuppgifter.
Studerande som är sjuk eller vårdar sjukt barn eller närstående
Studerande som avlidit
Du ska inte rapportera studieavbrott för en studerande om avbrottet beror på att hen har avlidit. CSN får den uppgiften från Skatteverket inom några dagar. Om skolan rapporterar in ett studieavbrott, skickar CSN automatiskt ut ett brev om avbrottet till den studerande eller vårdnadshavaren. Det vill vi undvika när det handlar om en studerande som avlidit.
Om att rapportera via fil
Här finns information för dig som redan rapporterar via fil och för dig som vill veta mer om hur det fungerar. Observera att du inte kan rapportera studerande under 20 år med studiehjälp via fil.