Handbok för studeranderapportering – Yrkeshögskola

Du kan skicka in filer hur ofta du vill. CSN läser in filerna på kvällen varje vardag. Det innebär att om du skickar in en fil till oss på söndagen och sedan på måndagen, är det endast filen du skickade in på måndagen som vi kommer att läsa in. Om du behöver skicka två filer samma dag, tar vi bara ta emot den sist inskickade filen. Tänk därför på att skicka med alla korrekta uppgifter från den första filen, även i den andra.

Om filen innehåller fel, kommer du att få ett felmeddelande när du klickat på Skicka in. Det innebär att inga uppgifter tagits emot av CSN. Du måste då åtgärda felet eller felen och sedan skicka in hela filen igen.

När filen är korrekt får du upp ett meddelande som bekräftar att vi har tagit emot filen.

Skolkod

Skolkoden är fastställd av CSN och består av fem siffror. Har du glömt din skolkod kan du ringa CSN:s skoltelefon, 0771-276 400.

Personnummer

Den studerandes personnummer ska skrivas med tolv siffror i följd. CSN kan bara ta emot svenska personnummer eller samordningsnummer.

Studieperiodens startdatum

Du ska fylla i det datum då studieperioden började. Du kan inte fylla i ett datum som inte inträffat.

Studieperiodens slutdatum

Du ska fylla i det datum då studieperioden avslutas. Den totala längden på studieperioden får inte vara längre än 365 dagar.

Omfattning

Yrkeshögskolor: Fyll i de yrkeshögskolepoäng som den studerande ska läsa under studieperioden. Poängen får vara mellan 0 och 400 och ha en decimal.

Övriga eftergymnasiala utbildningar: Fyll i den omfattning i procent som den studerande ska läsa under studieperioden: 25, 50, 75 eller 100 procent.

Resultat

Det krävs även ett resultatdatum för att kunna rapportera ett resultat. Fyll i J om den studerande har uppnått resultat enligt utbildningsplanen, annars N. Om den studerande gör en omtentamen och får godkänt resultat efter studieperioden, ska du rapportera in det nya resultatet med ett Ja samt datum för resultatet.

Resultatdatum

Resultatdatumet är det datum då den studerande uppnådde studieresultatet (exempelvis ett tentamensdatum). Du ska alltså inte fylla i det datum när skolan rapporterar resultatet till CSN.

Normalt rapporteras datumet inom studieperioden. Datumet kan vara ett senare datum om skolan fastställer resultaten senare.

Ändringsdatum

Ändringsdatum är det datum då den studerande gör en ändring av exempelvis omfattning eller studieperiodens slutdatum. Fyll alltid i det datumet som den studerande ändrar sitt studieåtagande. Ändrings­datumet måste vara dagens datum, eller ett datum högst 30 dagar bakåt i tiden. Ändringsdatumet måste vara inom studieperioden.

Avbrottsdatum

Avbrottsdatum ska du rapportera om den studerande gör helt studieavbrott. Avbrottsdatumet är den första dagen den studerande inte längre studerar.

Datum för helt studieavbrott får vara maximalt 30 dagar bakåt från dagens datum.

Uppdragsutbildning

Fyll i om utbildningen är en uppdragsutbildning eller inte med J eller N. Lämnas detta fält tomt blir det synonymt med ett N. En uppdrags­utbildning ger inte rätt till studiestöd.

Studieresultat vid avbrott

Fyll i J om den studerande har uppnått resultat enligt utbildningsplanen fram till avbrottet, annars N. Ska alltid anges när ett studieavbrott registreras.

Att rapportera via fil är både enkelt och säkert. Dessutom blir det lätt att överblicka vilka uppgifter skolan har rapporterat in.

Om ni väljer att rapportera via fil, hämtar du alla uppgifter i din skolas administra­tiva system och skickar dem via fil till oss. Du skickar filen genom att logga in i Mina tjänster och ladda upp den där.

Det är en säker överföring, och enklare för skolan som inte behöver registrera varje studerande manuellt i Mina tjänster.

Skolor som rapporterar via fil kan när som helst kontrollera vilka uppgifter de har skickat in till CSN genom att söka på en studerandes personnummer. På så sätt blir också rapporteringen överblickbar.

Kontakta skolans kontaktperson på CSN om din skola vill börja rapportera via fil. Du hittar kontaktpersonerna i Mina tjänster.

På sidan Rapportera via fil kan du se vilka tekniska förutsättningar som krävs för att rapportera via fil.

Rapportera via fil

För att kunna rapportera via fil krävs det att ni kan skicka filen i formatet .xml. Ni måste därför se till att ert administrativa system kan uppdateras och exportera uppgifterna till en fil med formatet .xml. Prata med er skolas systemleverantör om det.

För att säkerställa kvaliteten på filen och att CSN:s system kan ta emot den, ska din skola genomföra olika tester innan ni godkänns. Ni ska testa filens format och innehåll. Ni ska också testa överföringen av filen.

När en studerande läser flera utbildningar behöver du ofta lägga ihop poängen för utbildningarna när du intygar studieperiod.

För studerande som läser behörighetsgivande förutbildning (gymnasial nivå) före en annan utbildning (eftergymnasial nivå) ska du däremot intyga studieperiod för varje utbildning var för sig. Det beror på utbildningarna hör till olika nivåer.

Flera utbildningar på samma nivå som startar samtidigt

Du ska intyga studieperiod gemensamt för de utbildningar eller kurser på samma nivå som startar samtidigt. Det gör du genom att lägga ihop poängen för de olika utbildningarna eller kurserna.

Flera utbildningar på samma nivå med olika startdatum

Om den studerande istället påbörjar fler utbildningar eller kurser under en pågående period ska du börja med att intyga studieperiod för den utbildning som startar först. Sedan ska du ändra hens studieperiod när den nya kursen startar.

Hur du rapporterar ändringar

Du måste meddela CSN om en studerande ändrar studietakten under LIA-perioden och därför får ett uppehåll mellan LIA-perioden och de fortsatta studierna. Det kan bli aktuellt när en studerande läser en utbildning på deltid, men ska göra LIA-perioden på heltid.

Den studerandes studieperiod måste då delas upp i tre studieperioder, en period från studiestart fram till LIA-periodens start, en studieperiod för LIA-perioden och en studieperiod från att den studerande åter läser deltid på utbildningen efter LIA-periodens slut.

I de fall ni har samma upplägg för samtliga studerande på en deltidsutbildning, där LIA-perioden görs på heltid ska du kontakta skolans kontaktperson på CSN. Vi hjälper då till att registrera rätt uppgifter för utbildningen, så att de studerande lättare kan söka rätt studiestöd.

Du ska intyga varje studieperiod för sig i de fall du från början känner till att en studerande ska göra uppehåll i utbildningen under studieperioden.

Det kan till exempel vara om den studerande ska vara föräldraledig från ett visst datum, om den studerande har en LIA-period som hen ska läsa vid ett senare tillfälle, eller om den studerande har fått kurser validerade som gör att hen inte är studieaktiv under en del av kursen.

Om utbildningen har uppehåll, till exempel ett jullov, ska du rapportera en studieperiod fram till jullovet och en ny period när den studerande börjar igen efter jullovet. Under lovet har den studerande inte rätt till studiestöd från CSN. Samma sak gäller vid andra lov, till exempel höst- eller påsklov.

Du ska rapportera om den studerande har en utbildningsplats som är en uppdragsutbildning. Med uppdragsutbildning menas att den studerande får utbildningen betald av sin arbetsgivare eller annan juridisk person. Om en studerande studerar på en uppdragsutbildning har hen inte rätt till studiestöd.

Vissa yrkeshögskolor väljer att ta in fler studerande än vad de får statsbidrag för, om de studerande betalar sin egen utbildningsplats. Du ska inte rapportera dessa studerande i tjänsten Studerande­rapportering. Utbildningsplatserna ingår inte i yrkeshögskolan och ger därför inte rätt till studiestöd.

Du kan inte själv åtgärda ett felaktigt avbrott i Mina tjänster. För att åtgärda det felaktiga avbrottet måste du kontakta skolans kontaktperson på CSN. Du hittar kontaktpersonen i Mina tjänster.

Du ska meddela CSN när en studerande avbryter en enstaka kurs och hur det påverkar den studietid och antalet poäng den studerande läser. Du ska fylla i det datum som ändringen träder i kraft i rutan Ändring gäller fr.o.m.

Du ska rapportera om en studerande får en kurs validerad och därför inte kommer att läsa kursen enligt studieplan.

Du ska rapportera om en studerande ska läsa ytterligare kurser under studieperioden. Ange den studerandes totala antal poäng och studietid i ändringen.

Du ska rapportera om en studerande flyttar en LIA-period och därmed får ett uppehåll i sina studier.

Datumet som ändringen gäller från är det datum ni och den studerande kom överens om att ändra studieplanen. När den studerande senare gör sin LIA-period, intygar ni påbörjad studieperiod för den perioden.

I de fall ni har samma upplägg för samtliga studerande på en utbildning ska du ta kontakt med skolans kontaktperson hos CSN. Vi hjälper då till att registrera rätt uppgifter för utbildningen, så att studerande lättare kan söka rätt studiestöd.

Du ska redovisa studieresultat genom att fylla i ett Nej i resultatbedömningen om den studerande inte har uppnått studieresultat enligt utbildningsplanen under den aktuella studieperioden.

En studerande som har missat något eller några moment, och som vid rapporteringstidpunkten inte har hunnit ta igen det som missats, har inte uppnått studieresultat enligt utbildningsplanen. Det innebär till exempel att en studerande, som efter ett terminsslut har en omtentatemen kvar att göra, inte har uppnått studieresultat enligt utbildningsplanen.

Om ni tidigare har redovisat ett studieresultat med ett Nej för att den studerande legat efter i sina studier och hen nu har läst i kapp, ska ni ändra bedömningen till ett Ja, den studerande har uppnått resultat enligt utbildningsplanen. Det gör ni i Titta på eller ändra inskickade uppgifter. I filmen ovan visar vi hur du gör för att rapportera studieresultat för en person där du tidigare lämnat ett nej. Tänk på att datum för bedömning i dessa fall är det datum när ni gjorde den nya bedömningen.

Vid prövning av tidigare studieresultat kan CSN i vissa fall godta mindre och tillfälliga förseningar i studierna om skolan bedömer att den studerandes studier som helhet inte kommer att försenas.

CSN behöver då kopia av studieresultaten som visar vilka kurser eller moment den studerande har klarat och inte klarat. Vi vill också ha skolan bedömning om förseningen är tillfällig och om det finns en plan för hur den studerande ska ta igen de saknade momenten.

Intyget ska innehålla:

• elevens namn
• personnummer
• utbildning
• studietid
• bedömning om det rör sig om en mindre eller tillfällig försening, samt plan för hur eleven ska ta igen förseningen.

Kom ihåg att intyget ska vara daterat, undertecknat och stämplat. Intyget skickas till eleven alternativt direkt till CSN:s postservice.

När CSN tar emot intyget gör vi en sammantagen bedömning och avgör om den studerande kan få studiemedel trots otillräckliga studieresultat.

Du ska rapportera personer med skyddad identitet med deras riktiga personnummer. Studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter (sekretess) hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet på CSN.