session uppdatera gms varning förnya
Vill du stanna kvar på sidan?
Du har varit inaktiv i en längre stund och kommer att bli utloggad om du inte väljer att stanna kvar på sidan.
Automatisk utloggning sker om cirka
Stanna kvar på sidan
Problem med nätverket
Inget internet. Kontrollera din nätverksanslutning.
Tillfälligt tekniskt fel

Handbok för studeranderapportering – Yrkeshögskola och övriga eftergymnasiala skolor

Den här sidan vänder sig till dig som meddelar uppgifter om studerande på yrkeshögskola och övriga eftergymnasiala skolor som inte är en högskola. Här beskriver vad, när och hur du ska registrera uppgifter om era studerande i Mina tjänster.

På grund av övergången till lagringsytan så visas inte intygade studieperioder som skolan rapporterat in före 12 november 2025 i Mina tjänster.

Om du arbetar på en skola som registrerar uppgifter om studerande manuellt i Mina tjänster måste du därför intyga dessa studieperioder på nytt innan du kan meddela en ändring eller studieresultat.

När du har lagt till studieperioden på nytt finns uppgiften kvar på lagringsytan och visas i Mina tjänster.

Hur du registrerar uppgifter på lagringsytan

Du registrerar uppgifter om studerande i webbtjänsten Mina tjänster.

När du registrerar uppgifter om studerande sparas de på skolans lagringsyta som ligger mellan skolan och CSN.

Du kan se vilka uppgifter skolan har registrerat på lagringsytan genom att söka i Mina tjänster.

CSN har inte tillgång till uppgifter som ligger på skolans lagringsyta. Vi hämtar i stället uppgifter från lagringsytan när det är dags att handlägga studiestöd och betala ut pengar. Det här säkerställer att vi bara har tillgång till de uppgifter som vi behöver i vår handläggning.

Mer information om lagringsyta

Vilka uppgifter ska du registrera?

Du ska registrera följande uppgifter:

  • påbörjad studieperiod
  • ändringar
  • studieresultat

Du ska registrera uppgifter om samtliga studerande, även de som inte får studiemedel eller omställningsstudiestöd. På så sätt behöver du inte ta reda på vilka av era studerande som får eller inte får studiestöd från CSN. Du ska däremot inte registrera studerande som betalar sin utbildning själv.

Hur du intygar påbörjad studieperiod

Här kan du läsa om hur du intygar att en studerande påbörjat sina studier. Du kan tidigast intyga påbörjad studieperiod den dag som den studerande börjar studera.

Du ska intyga påbörjad studieperiod när en studerande påbörjar en ny studieperiod. Det är viktigt att du registrerar uppgiften så snart som möjligt när den studerande har börjat, så att vi kan betala ut studiestöd.

Start- och slutdatum är vanligtvis samma period som skolan har meddelat CSN för utbildningen. Du ska registrera varje studerandes individuella studietid. Om en studerande till exempel börjar sina studier senare än utbildningens ordinarie start, registrerar du alltså hens individuella studietid.

Om en studerande läser en utbildning ska du intyga påbörjad studieperiod för hela perioden.

Exempel

Pelle läser en utbildning som har följande studieperiod:

  • 1 september – 5 juni (40 veckor, 200 yh-poäng)

Pelle börjar studera den 1 september. Du ska intyga påbörjad studieperiod för tiden 1 september – 5 juni och 200 yh-poäng.

Om en studerande läser flera utbildningar behöver du ofta lägga ihop poängen för utbildningarna när du intygar studieperiod.

För studerande som läser behörighetsgivande förutbildning (gymnasial nivå) före en annan utbildning (eftergymnasial nivå) ska du däremot intyga studieperiod för varje utbildning var för sig. Det beror på utbildningarna hör till olika nivåer.

Flera utbildningar på samma nivå som startar samtidigt

Du ska intyga studieperiod gemensamt för de utbildningar eller kurser på samma nivå som startar samtidigt. Det gör du genom att lägga ihop poängen för de olika utbildningarna eller kurserna.

Exempel

Lisa läser en ekonomiutbildning och samtidigt en kort utbildning.

  • Ekonomiutbildningen har studieperioden:
    1 september – 16 januari (20 veckor, 100 poäng)
  • Den korta utbildningen har studieperioden:
    1 september - 7 november (10 veckor, 25 poäng)

Du ska intyga påbörjad studieperiod så här: Studieperiod: 1 september – 16 januari. Omfattning: 125 yh-poäng.

Flera utbildningar på samma nivå med olika startdatum

Om den studerande i stället påbörjar fler utbildningar eller kurser under en pågående period ska du börja med att intyga studieperiod för den utbildning som startar först. Sedan ska du ändra hens studieperiod när den nya kursen startar.

Hur du registrerar ändringar

Exempel

Penny läser en kurs under perioden 18 augusti - 24 oktober på totalt 50 yh-poäng.

Du har intygat den första påbörjade studieperioden så här:

Studieperiod: 18 augusti - 24 oktober, (10 veckor) Omfattning: 50 yh-poäng.

Penny ska läsa ytterligare en kurs som pågår under perioden 27 oktober - 19 december på totalt 40 yh-poäng.

Du ändrar då uppgifterna om studier så här:

Studieperiod: 18 augusti - 19 december, (18 veckor) Omfattning: 90 yh-poäng. Du ändrar alltså bara slutdatumet och poängen.

Du måste meddela om en studerande ändrar studietakten under LIA-perioden och därför får ett uppehåll mellan LIA-perioden och de fortsatta studierna. Det kan bli aktuellt när en studerande läser en utbildning på deltid, men ska göra LIA-perioden på heltid.

Du måste då dela upp den studerandes studieperiod i tre studieperioder:

  • en period från studiestart fram till LIA-periodens start
  • en studieperiod för LIA-perioden
  • en studieperiod från att den studerande åter läser deltid på utbildningen efter LIA-periodens slut.

I de fall ni har samma upplägg för samtliga studerande på en deltidsutbildning, där LIA-perioden är på heltid ska du kontakta skolans kontaktperson på CSN. Vi hjälper då till att registrera rätt uppgifter för utbildningen, så att de studerande lättare kan söka rätt studiestöd.

Exempel

Kenneth läser en utbildning med 50 procents studietakt som har studietiden:

  • 18 augusti – 9 januari (21 veckor, 52,5 yh-poäng)
  • I utbildningen ingår en LIA-period om 8 veckor, under perioden 6 oktober till den 28 november.

Kenneth har kommit överens med sin LIA-plats att han ska utföra sin LIA på heltid istället för deltid. Kenneth kommer därför göra sin LIA under 4 veckor i stället för 8 veckor.

Du ska intyga påbörjade studier för den första påbörjade studieperioden så här: Studieperiod: 18 augusti – 3 oktober (7 veckor) Omfattning: 17,5 yh-poäng

Därefter ska du intyga studieperioden för LIA-perioden så här: 6 oktober - 31 oktober (4 veckor) Omfattning: 20 yh-poäng

Därefter har Kenneth ett uppehåll fram till den 28 november. När Kenneth påbörjar studierna på nytt den 1 december kan du intyga den sista studieperioden:

1 december - 9 januari (6 veckor) Omfattning 15 yh-poäng.

Om en studerande ska ha ett uppehåll i studierna och du vet det från början ska du intyga varje studieperiod för sig. Det kan vara aktuellt om:

  • den studerande ska vara föräldraledig från ett visst datum
  • den studerande har en LIA-period som hen ska läsa vid ett senare tillfälle
  • den studerande har fått kurser validerade som gör att hen inte kommer att studera under delar av studieperioden.

Exempel

Emma läser en utbildning på totalt 200 poäng som har följande studieperiod:

  • 19 augusti – 23 maj (40 veckor, 200 yh-poäng)
    varav 6 veckor LIA: 7 oktober – 15 november

Emma kommer att flytta LIA-perioden från hösten till sommaren i direkt anslutning till ordinarie studieperiods slut för våren (26 maj - 4 juli).

Du ska intyga påbörjade studier för den första påbörjade studieperioden så här: Studieperiod: 19 augusti – 4 oktober (7 veckor) Omfattning: 35 yh-poäng

För nästa studieperiod, med början den 18 november, ska du göra ett nytt intygande av påbörjad studieperiod så här:

Studieperiod: 18 november – 4 juli (33 veckor) Omfattning: 165 yh-poäng.

Om utbildningen har uppehåll, till exempel ett jullov, ska du registrera en studieperiod fram till jullovet och en ny period när den studerande börjar igen efter jullovet. Under lovet har den studerande inte rätt till studiestöd från CSN. Samma sak gäller vid andra lov, till exempel höst- eller påsklov.

Exempel

Hanna läser en utbildning med följande studieperioder:

  • 1 september – 19 december (16 veckor, 80 yh-poäng)
  • 5 januari – 19 juni (24 veckor, 120 yh-poäng).

Hanna börjar studera på studieperiodens första dag, det vill säga den 1 september. Du ska intyga påbörjade studier för den första studieperioden så här: Studieperiod: 1 september – 19 december (16 veckor, 80 yh-poäng)

Nästa studieperiod, efter jullovet, ska du intyga påbörjad studieperiod när den studerande har påbörjat studierna igen.

Du ska registrera om den studerande har en utbildningsplats som är en uppdragsutbildning. Med uppdragsutbildning menas att den studerande får utbildningen betald av sin arbetsgivare eller annan juridisk person. Om en studerande studerar på en uppdragsutbildning har hen inte rätt till studiestöd.

Vissa yrkeshögskolor väljer att ta in fler studerande än vad de får statsbidrag för, om de studerande betalar sin egen utbildningsplats. Du ska inte registrera dessa studerande i tjänsten Studerande­rapportering. Utbildningsplatserna ingår inte i yrkeshögskolan och ger därför inte rätt till studiestöd.

Hur du registrerar ändringar

Om en studerande ändrar sin studieplanering ska du meddela detta så snart som möjligt. Du registrerar ändringen i Mina tjänster.

Tänk på

I övergången till rapportering till lagringsytan så visas inte tidigare intygade studieperioder om de rapporterats in före 12 november 2025. Dessa studieperioder måste du först intyga på nytt och ladda upp till lagringsytan innan du kan meddela ändringar.

Helt studieavbrott betyder att den studerande avbryter sin utbildning helt eller gör studieuppehåll under pågående studieperiod.

Observera att CSN och Myndigheten för yrkeshögskolan kan göra olika bedömningar för när en studerande är i studier eller har avbrutit studierna.

I Mina tjänster ska du ange avbrottsdatum, som är den första dagen som den studerande inte är i studier.

När du meddelar studieavbrott för en studerande ska du också lämna en bedömning om den studerande har studerat i takt med utbildningsplanen fram till avbrottet.

Bedöma studieresultat

Exempel

Amina läser en utbildning på totalt 200 yh-poäng som har följande studieperiod:

  • 1 september – 5 juni (40 veckor, 200 yh-poäng)

Amina ska få barn under våren och kommer i april överens med skolan om att göra uppehåll från och med den 13 april.

Du ska nu ändra Aminas uppgifter och meddela helt studieavbrott från och med den 13 april. Du ska också lämna en bedömning om Amina har läst enligt utbildningsplanen fram till studieavbrottet. När Amina börjar studera igen ska du göra ett nytt intygande av påbörjad studieperiod från och med den första dagen hon börjar studera igen.

Du ska meddela när en studerande avbryter en enstaka kurs och hur det påverkar den studietid och antalet poäng den studerande läser. Du ska fylla i det datum som ändringen börjar gälla i rutan Ändring gäller fr.o.m.

Exempel

Gustaf läser en utbildning läser som har följande studieperiod:

  • 1 september – 5 juni (40 veckor, 200 yh-poäng)

Gustaf börjar studera den 1 september. Du har intygat påbörjad studieperiod så här: 1 september - 5 juni, omfattning 200 yh-poäng.

Gustaf avbryter därefter en kurs och läser därför endast 170 yh-poäng från och med den 17 november.

Du måste ändra Gustafs uppgifter om studier och ändra omfattningen till 170 yh-poäng. Datum som ändringen gäller från ska i detta fall vara 17 november.

Du ska meddela om en studerande får en kurs validerad och därför inte kommer att läsa kursen enligt utbildningsplanen.

Exempel

Ellen är antagen till en utbildning med följande studieperiod:

  • 1 september – 5 juni (40 veckor, 200 yh-poäng)

Hon påbörjade studierna som planerat, men fick därefter en tidigare kurs validerad. Hon ska därför inte läsa en av vårens kurser som pågår under tiden:

  • 9 februari - 13 mars (5 veckor)

Beslutet om validering togs den 2 februari.

Du ska då registrera nytt slutdatum på den tidigare lämnade studieuppgiften och justera antal poäng utifrån tid och takt. I det här ärendet blir det nya slutdatumet den 6 februari. Datum då ändringen börjar gälla är det datum då beslut om validering togs, det vill säga den 2 februari.

Du ska meddela om en studerande ska läsa ytterligare kurser under studieperioden. Ange den studerandes totala antal poäng och studietid i ändringen.

Exempel

Penny läser en kurs under perioden 18 augusti - 24 oktober på totalt 50 yh-poäng.

Du har intygat den första påbörjade studieperioden så här:

Studieperiod: 18 augusti - 24 oktober, (10 veckor) Omfattning: 50 yh-poäng.

Penny ska läsa ytterligare en kurs som pågår under perioden 27 oktober - 19 december på totalt 40 yh-poäng.

Du ändrar då uppgifterna om studier så här:

Studieperiod: 18 augusti - 19 december, (18 veckor) Omfattning: 90 yh-poäng. Du ändrar alltså bara slutdatumet och poängen.

Du ska meddela om en studerande flyttar en LIA-period och därmed får ett uppehåll i sina studier.

Datumet som ändringen gäller från är det datum skolan och den studerande kom överens om att ändra utbildningsplanen. När den studerande senare gör sin LIA-period, intygar ni påbörjad studieperiod för den perioden.

I de fall ni har samma upplägg för samtliga studerande på en utbildning ska du ta kontakt med skolans kontaktperson hos CSN. Vi hjälper då till att registrera rätt uppgifter för utbildningen, så att studerande lättare kan söka rätt studiestöd.

Exempel

Patricia läser en utbildning på totalt 200 yh-poäng som har följande studieperiod:

  • 19 augusti – 23 maj (40 veckor, 200 yh-poäng)
    • 6 veckor LIA-period: 7 oktober – 15 november

Patricia kommer att skjuta på LIA-perioden och i stället att göra den under sommaren i direkt anslutning till ordinarie studieperiods slut under våren (26 maj – 4 juli).

Du har intygat studieperioden så här:

  • Studieperiod: 19 augusti – 23 maj (40 veckor, 200 yh-poäng.

Du måste ändra den till:

  • Studieperiod: 19 augusti – 4 oktober (7 veckor, 35 yh-poäng)

För nästa studieperiod, med början den 18 november, ska du göra ett nytt intygande av påbörjad studieperiod så här:

  • Studieperiod: 18 november –4 juli (33 veckor, 165 yh-poäng)

Hur du registrerar studieresultat

Du ska registrera studieresultat för studerande så snart som möjligt efter varje studieperiod.

Från och med den 12 november 2025 sparas uppgifter om studerande på skolans lagringsyta. Du måste registrera uppgifter om studerande på skolans lagringsyta innan du kan rapportera studieresultat. Det gör du genom att först intyga påbörjad studieperiod för den studerande och sedan registrera studieresultat.

Mer om studieresultat

Om den studerande har uppnått studieresultat i takt med sin utbildningsplan ska du fylla i ett Ja i resultatbedömningen. Fyll också i vilket datum skolan har bedömt att den studerande klarat alla moment. Det är vanligtvis den sista dagen i studieperioden.

Den studerande har uppnått studieresultat i takt med sin utbildningsplan om hen är godkänd på alla moment som framgår av utbildningsplanen.

Om den studerande inte uppnått studieresultat i takt med sin utbildningsplan ska du fylla i ett Nej i resultatbedömningen.

En studerande som har missat något eller några moment har inte uppnått studieresultat enligt utbildningsplanen. Det innebär till exempel att en studerande som har en omtentamen kvar att göra efter periodens slut, inte har uppnått studieresultat i takt med utbildningsplanen.

Observera att du ska fylla i ett Nej även i de fall en studerande ligger efter i studierna på grund av sjukfrånvaro.

När du har registrerat Nej i resultatbedömningen ska du också skriva ett intyg till den studerande.

CSN använder intyget för att bedöma hur mycket den studerande ligger efter i sina studier och om hen kan få nytt studiestöd. I vissa fall kan den studerande få fortsatt studiestöd trots att hen inte ligger i fas med utbildningsplanen. Det gäller till exempel om CSN bedömer att förseningen är mindre och tillfällig, och att den studerande kan bli klar inom den ordinarie utbildningstiden.

Intyget ska innehålla

  • vilken utbildning den studerande går
  • utbildningens start- och slutdatum
  • hur många veckor den studerande ligger efter
  • om det finns en plan för när den studerande ska ta igen det som saknas.

Om skolan inte kan skriva ett sådant intyg kan den studerande i stället skicka in en resultatsammanställning. Den ska visa:

  • vilka kurser den studerande har klarat och inte klarat
  • hur många poäng varje kurs omfattar
  • datum för tentamen.

Tänk på att CSN oftast inte kan bedöma om förseningen är mindre och tillfällig utifrån enbart en resultatsammanställning. Ett intyg från skolan ger därför ett bättre underlag.

Det går att ändra studieresultat från Nej till Ja, om den studerande läst i kapp det hen legat efter med och därmed uppnått studieresultat i takt med utbildningsplanen.

Det gör du i Titta på eller ändra inskickade uppgifter.

Tänk på att datum för bedömning i dessa fall är det datum som den studerande gjorde sin omtentamen.

Exempel

Ulrika läser en utbildning som har följande studieperiod:

1 september – 5 juni (40 veckor, 200 yh-poäng)

Du har tidigare registrerat att Ulrika inte har uppnått studieresultat i takt med sin utbildningsplan. Ulrika har nu läst i kapp och gjort en omtentamen den 15 juni. Efter den godkända tentamen är Ulrika i fas med utbildningsplanen.

Du ska ändra Ulrikas studieresultat så här:

Studieperiod: 1 september – 5 juni (40 veckor, 200 yh-poäng)

Resultatbedömning: Ja, skolan bedömer att den studerande har uppnått resultat enligt utbildningsplanen under den valda studieperioden. Datum för bedömning: 15 juni (det datum som den studerande gjorde sin omtentamen).

Hur gör du om du har registrerat fel?

Du kan ändra uppgifter i Mina tjänster om du registrerat fel. Här ser du några situationer som kan uppstå och hur du åtgärdar dem.

Om du har registrerat ett felaktigt avbrott korrigerar du det genom att ändra uppgiften i Mina tjänster.

Rut läser en utbildning där en studieperiod är enligt följande: 1 september – 16 januari (20 veckor, 100 yh-poäng)

Rut började studera den 1 september.

Du har felaktigt intygat påbörjad studieperiod så här:

Studieperiod: 8 september – 16 januari (19 veckor, 95 yh-poäng)

För att ändra startdatum ska du göra så här:

Registrera först studieavbrott för Rut och fyll i startdatumet som avbrottdatum, 8 september, samt Nej, att den studerande inte har uppnått studieresultat fram till avbrottsdatumet. CSN kommer inte att använda uppgiften om studieresultat i dessa fall.

Samma dag gör du ett nytt intygande av påbörjad studieperiod:

Studieperiod: 1 september – 16 januari (20 veckor, 100 yh-poäng)

Muhammed läser en utbildning där en studieperiod är enligt följande: 1 september – 16 januari (20 veckor, 100 yh-poäng)

Muhammed började studera den 1 september.

Du har felaktigt intygat påbörjad studieperiod så här:

Studieperiod: 1 september – 16 januari (20 veckor, 95 yh-poäng)

Du måste ändra Muhammeds omfattning till 100 yh-poäng. Ändringsdatumet du fyller i ska vara studieperiodens första dag, den 1 september.

Nova läser en utbildning där en studieperiod är enligt följande: 1 september – 16 januari (20 veckor, 100 yh-poäng)

Nova började studera den 1 september.

Du har felaktigt intygat påbörjad studieperiod så här:

Studieperiod: 1 september – 23 januari (21 veckor, 100 yh-poäng)

Du måste ändra Novas uppgifter om studier och korta ner studieperioden till 16 januari. Ändringsdatumet måste vara inom studieperioden, men inte senare än dagens datum.

För att ändra studieresultat från Ja till Nej behöver du ta bort studieperioden du har registrerat och lägga in den på nytt.

Gör så här:

  1. Ta bort studieperioden med det felaktiga studieresultatet.
    Registrera först studieavbrott på perioden du vill ändra och fyll i startdatumet som avbrottdatum samt studieresultat Nej. CSN kommer inte att använda uppgiften om studieresultat i dessa fall.

  2. Lägg in perioden på nytt.
    Samma dag gör du ett nytt intygande av påbörjad studieperiod för perioden du vill registrera. Nu registrerar du studieresultat Nej för perioden. Den här rapporten kommer att ersätta den tidigare som var fel.

  3. Meddela CSN.
    Observera att du även måste kontakta CSN och meddela att du ändrat studieresultatet från Ja till Nej så att den studerande får rätt besked om studiestöd.

Louise läser två utbildningar med olika studietider:

  • utbildning A: 30 poäng, 22 september - 12 december
  • utbildning B: 25 poäng, 11 augusti - 17 oktober.

Du har bara registrerat utbildning A till lagringsytan och vill nu även lägga till utbildning B.

För att ändra startdatum och lägga till poäng ska du göra så här:

Registrera först studieavbrott för Louise och fyll i startdatumet som avbrottdatum, 22 september, samt Nej, att den studerande inte har uppnått studieresultat fram till avbrottsdatumet. CSN kommer inte att använda uppgiften om studieresultat i dessa fall.

Samma dag gör du ett nytt intygande av påbörjad studieperiod:

Studieperiod: 11 augusti - 12 december, 55 yh-poäng

Sjukdom, vård av barn och vård av närstående

Du ska inte registrera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk, hemma för vård av barn eller hemma för vård av närstående på heltid. Den studerande ska anmäla egen sjukdom till Försäkringskassan och vård av barn eller vård av närstående till CSN.

Om den studerande blir sjukskriven på deltid

Om den studerande studerar på heltid och sedan blir sjukskriven på deltid, ska du meddela meddela avbrott för de studier som hen inte längre läser.

Om den studerande är frånvarande vid studiestarten

Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller vårdar närstående vid studiestarten ska du inte registrera att hen påbörjat sina studier. Det gör du först när den studerande börjar studera.

Studerande som avlidit

Du ska inte registrera studieavbrott för en studerande om avbrottet beror på att hen har avlidit. CSN får den uppgiften från Skatteverket inom några dagar. Om skolan registrerar in ett studieavbrott, skickar CSN automatiskt ut ett brev om avbrottet till den studerande eller vårdnadshavaren. Det vill vi undvika när det handlar om en studerande som avlidit.

Titta på vad du har registrerat

Du kan när som helst titta på dina inregistrerade uppgifter i Mina tjänster, under Studeranderapportering.

I menyn Titta på eller ändra registrerade uppgifter ser du vad ni har registrerat för enskilda studerande.

I menyn Skolans registreringar ­– historik ser du för hur många studerande ni har registrerat uppgifter om ett visst datum. Du kan däremot inte se en lista över vilka studerande du har registrerat in ett visst datum.

Personuppgifter, till exempel skyddade personuppgifter

Här kan du läsa om att registrera uppgifter om personer med samordningsnummer och skyddade personuppgifter.

Skatteverket kan tilldela en person som saknar personnummer ett samordningsnum­mer. Du ska registrera studerande med samordningsnummer på samma sätt som studerande med vanliga personnummer. Det vill säga via intyg för yngre studerande och via Mina tjänster för äldre studerande. Mina tjänster klarar av att verifiera samordningsnum­mer.

En studerande med samordningsnummer behandlas på samma sätt som en studerande med personnummer.

Om en studerande som haft samordningsnummer får ett personnummer ska du i stället registrera hen med personnumret.

Du ska registrera studerande med skyddade personuppgifter med deras fullständiga personnummer.

Den tekniska skyddsnivån på lagringsytan är tillräcklig för att registrera och lagra uppgifter om personer med skyddade personuppgifter.

Observera att personer med skyddade personuppgifter inte markeras på något särskilt sätt på lagringsytan.

Skolan ansvarar för att kontrollera om information som ni hanterar innehåller skyddade personuppgifter och för att den personal som har tillgång till Mina tjänster har behörighet att hantera dessa uppgifter.

När CSN hämtat uppgifter för personer med skyddade personuppgifter från lagringsytan kommer bara ett fåtal handläggare med särskild behörighet att hantera dessa.

Begära ut eller radera uppgifter från lagringsytan

Om du behöver ett registerutdrag på en person från lagringsytan måste du kontakta CSN. Vi lämnar sedan ut registerutdraget till skolan.

Den som gör begäran måste ha behörighet till studeranderapporteringen i Mina tjänster.

Gör så här:

  1. Skicka ett mejl till studierapporter@csn.se
  2. Skriv "Lagringsyta, begäran om registerutdrag" i ämnesraden
  3. Ange följande information i mejlet: Registerutdrag för namn och personnummer xxxxxx-xxxx från skolod xxxx lagringsyta
  4. Ange dina kontaktuppgifter: namn, User-ID, till exempel BA1001, mejladress och telefonnummer.

När någon behandlar personuppgifter på skolans lagringsyta skapas auditloggar. Det vill säga en logg över vem eller vilka på skolan som varit inne och tagit del av uppgifter eller registrerat uppgifter på er lagringsyta.

Begäran om auditloggar ska komma från den person som är personuppgiftsansvarig på skolan.

Gör så här:

  1. Skicka ett mejl till studierapporter@csn.se
  2. Skriv "Lagringsyta, begäran om auditloggar" i ämnesraden
  3. Ange följande information i mejlet: Som personuppgiftsansvarig önskar jag ta del av auditloggarna för skolkod xxxx för perioden xxxx xx xx – xxxx xx xx
  4. Ange dina kontaktuppgifter: namn, User-ID, till exempel BA1001, mejladress och telefonnummer.
  5. CSN skickar de begärda auditloggarna med post. Ange därför vilken postadress vi ska skicka loggarna till.

Om en studerande begär att hens personuppgifter ska raderas från era system behöver ni även radera uppgifterna från er lagringsyta. Eftersom det är CSN som tillhandahåller lagringsytan måste vi radera uppgifterna åt er. Skicka därför en begäran till CSN.

Den som gör begäran måste ha behörighet till studeranderapporteringen i Mina tjänster.

Gör så här:

  1. Skicka ett mejl till studierapporter@csn.se
  2. Skriv "Lagringsyta, radera personuppgifter på lagringsytan" i ämnesraden
  3. Ange följande information i mejlet: Samtliga uppgifter för personnummer xxxxxx-xxxx ska redaeras på lagringsytan för skolkod xxxx
  4. Ange dina kontaktuppgifter: namn, User-ID, till exempel BA1001, mejladress och telefonnummer.

Två sätt att registrera uppgifter – via fil eller manuellt

Det finns två olika sätt att registrera uppgifter om studerande i Mina tjänster:

  1. Registrera genom att skriva in uppgifter om varje studerande direkt i Mina tjänster.
  2. Registrera genom att skriva in uppgifterna i skolans egna administra­tiva program och sedan ladda upp en fil i Mina tjänster.

Varje skola väljer ett av sätten för att registrera sina studerande. Om din skola inte är ansluten till att registrera via fil skriver du in uppgifterna manuellt i Mina tjänster.

Kontakta CSN om din skola vill börja registrera uppgifter genom att ladda upp en fil i Mina tjänster.

Att registrera uppgifter om studerande genom att ladda upp en fil är både enkelt och säkert. Dessutom blir det lätt att överblicka vilka uppgifter skolan har rapporterat in.

Om ni väljer att registrera via fil, hämtar du alla uppgifter i din skolas administra­tiva program och skickar dem via fil till oss. Du skickar filen genom att logga in i Mina tjänster och ladda upp den där.

Det är en säker överföring, och enklare för skolan som inte behöver registrera varje studerande manuellt i Mina tjänster.

Skolor som registrerar via fil kan när som helst kontrollera vilka uppgifter de har registrerat genom att söka på en studerandes personnummer. På så sätt blir också rapporteringen överblickbar.

Kontakta CSN om din skola vill börja rapportera via fil.

För att kunna registrera via fil krävs det att ni kan skicka filen i formatet .xml. Ni måste därför se till att ert administrativa system kan uppdateras och exportera uppgifterna till en fil med formatet .xml. Prata med er skolas systemleverantör om det.

För att säkerställa kvaliteten på filen och att CSN:s system kan ta emot den, ska din skola genomföra olika tester innan vi godkänns. Ni ska testa filens format och innehåll. Ni ska också testa överföringen av filen.

På sidan Tekniska förutsättningar för att rapportera via fil kan du se vad som krävs.

Tekniska förutsättningar för att rapportera via fil

För dig som registrerar studerande via fil

Här finns information för dig som redan registrerar studerande genom att ladda upp en fil i Mina tjänster och för dig som vill veta mer om hur det fungerar.

Du ska ladda upp filer till lagringsytan så snart du har registrerat förändringar för studerande i skolans administrativa program.

CSN begär sedan ut uppgifter från lagringsytan när vi behöver uppgifterna i vår prövning av studiestödsärenden.

Om filen innehåller fel, kommer du att få ett felmeddelande när du klickat på knappen Ladda upp fil. Det innebär att inga uppgifter har sparats på er lagringsyta. Du måste då åtgärda felen och sedan ladda upp in hela filen igen.

När filen är korrekt får du upp ett meddelande som bekräftar att filen har laddats upp.

Skolkod

Skolkoden är fastställd av CSN och består av fem siffror. Har du glömt din skolkod kan du ringa CSN:s partnertelefon, 0771-276 400.

Personnummer

Den studerandes personnummer ska skrivas med tolv siffror i följd. CSN kan bara ta emot svenska personnummer eller samordningsnummer.

Studieperiodens startdatum

Du ska fylla i det datum då den studerande började studieperioden. Du kan inte fylla i ett framtida datum

Studieperiodens slutdatum

Du ska fylla i det datum då den studerande avslutar studieperioden. Den totala längden på studieperioden får inte vara längre än 365 dagar.

Omfattning

Yrkeshögskolor: Fyll i de yrkeshögskolepoäng som den studerande ska läsa under studieperioden. Poängen får vara mellan 0 och 400 och ha en decimal.

Övriga eftergymnasiala utbildningar: Fyll i den omfattning i procent som den studerande ska läsa under studieperioden: 25, 50, 75 eller 100 procent.

Resultat

Det krävs även ett resultatdatum för att kunna registrera ett resultat. Fyll i J om den studerande har uppnått resultat i takt med utbildningsplanen, annars N. Om den studerande gör en omtentamen och får godkänt resultat efter studieperioden, ska du rapportera in det nya resultatet med ett Ja samt datum för resultatet.

Registrera studieresultat

Resultatdatum

Resultatdatumet är det datum då den studerande uppnådde studieresultatet (till exempel ett tentamensdatum). Du ska alltså inte fylla i det datum när skolan registrerar resultatet.

Normalt registreras datumet inom studieperioden. Datumet kan vara ett senare datum om skolan fastställer resultaten senare.

Ändringsdatum

Ändringsdatum är det datum då den studerande gör en ändring i sina studier. Det kan till exempel vara ändrad studietakt eller ett uppehåll på grund av flyttad LIA-period. Fyll alltid i det datumet som den studerande ändrar sina studier. Ändringsdatumet måste vara inom studieperioden.

Avbrottsdatum

Avbrottsdatum ska du registrera om den studerande gör helt studieavbrott. Avbrottsdatumet är den första dagen den studerande inte längre studerar.

Uppdragsutbildning

Fyll i om utbildningen är en uppdragsutbildning eller inte med J eller N. Om du lämnar detta fält tomt tolkar vi det som ett N. En uppdrags­utbildning ger inte rätt till studiestöd.

Studieresultat vid avbrott

Registrera alltid bedömning av studieresultat när du registrerar ett studieavbrott. Fyll i J om den studerande har uppnått resultat i takt med utbildningsplanen fram till avbrottet, annars N.

Kontakta oss

Om du har frågor eller får problem är du välkommen att ringa oss.

Kontakta oss

Uppdaterad: 2026-05-07
Hjälpte den här sidan dig?