session uppdatera gms varning förnya
Vill du stanna kvar på sidan?
Du har varit inaktiv i en längre stund och kommer att bli utloggad om du inte väljer att stanna kvar på sidan.
Automatisk utloggning sker om cirka
Stanna kvar på sidan
Problem med nätverket
Inget internet. Kontrollera din nätverksanslutning.
Tillfälligt tekniskt fel

Handbok för studeranderapportering via fil - Folkhögskola

Det här sidan vänder sig till dig som rapporterar uppgifter om studerande. Här beskriver vi vilka uppgifter du ska rapportera, hur du skickar dem och när du ska skicka dem.

Hur du registrerar uppgifter på lagringsytan

Du registrerar uppgifter om studerande genom att ladda upp filer i webbtjänsten Mina tjänster.

När du registrerar uppgifter om studerande sparas de på skolans lagringsyta som ligger mellan skolan och CSN.

Du kan se vilka uppgifter skolan har registrerat på lagringsytan genom att söka i Mina tjänster.

CSN har inte tillgång till uppgifter som ligger på skolans lagringsyta. Vi hämtar i stället uppgifter från lagringsytan när det är dags att handlägga studiestöd och betala ut pengar. Det här säkerställer att vi bara har tillgång till de uppgifter som vi behöver i vår handläggning.

Mer information om lagringsyta

Vilka uppgifter ska du registrera?

Du behöver registrera följande uppgifter om era studerande.

Du ska registrera antagning för studerande som har rätt till studiehjälp från CSN. Vi behöver uppgifter för både nya studerande och de studerande som fortsätter sina studier på skolan.

Du kan även registrera antagningsuppgifter för äldre studerande som kan ha rätt till andra studiestöd. Men CSN kommer inte att hämta dessa uppgifter från lagringsytan.

För studerande med studiehjälp på introduktionsprogram

En studerande som har studiehjälp och som går på ett introduktionsprogram i gymnasieskolan, men som har sin utbildning förlagd till en folkhögskola, ska rapporteras av gymnasieskolan. Om både folkhögskolan och gymnasieskolan rapporterar antagning till CSN, skapas ett utredningsärende på CSN. Då kan det dröja innan den studerande får sina pengar.

Vid studiestarten ska du bekräfta att den studerande påbörjat sina studier. Det gör du genom att ladda upp en ny fil med uppgift att den studerande har påbörjade studier.

Tänk på

  • Skicka uppgiften så snart den studerande påbörjat sina studier
  • Om den studerande är sjuk vid studiestarten ska du avvakta med att rapportera att hen påbörjat studierna tills hen är frisk och kan starta sina studier.

Om den studerande ändrar något i sina studier ska du ladda upp en fil med de nya uppgifterna så snart som möjligt. Det kan till exempel vara att den studerande avbryter sina studier eller ändrar omfattning.

När studieperioden är avslutad ska du registrera studieresultat.

Gör det så fort som möjligt så att den studerande slipper vänta på sitt beslut om studiestöd om hen har ansökt på nytt. Vi prövar normalt studieresultaten från tidigare studier vid varje ny ansökan om studiemedel eller omställningsstudiestöd.

Hur du registrerar antagning och påbörjade studier

Här kan du läsa om vilka uppgifter som ska finnas med i filen när du registrerar att en studerande blir antagen till kurser och när en studerande påbörjar kurser.

Det är viktigt att du meddelar rätt nivå för studierna som den studerande läser på.

Skolkoden fastställs av CSN och består av fyra siffror. Det är inte samma kod som du använder när du skickar uppgifter till SCB. Förväxla inte heller skolkoden med kommunkoden.

Personnummer och samordningsnummer

Du kan bara registrera personer med riktiga personnummer och samordningsnummer på fil till CSN. Det går alltså inte att lägga in tillfälliga personnummer. Om personen senare blir folkbokförd ersätts samordningsnumret av ett personnummer.

Skyddade personuppgifter

För studerande med skyddade personuppgifter ska du registrera det fullständiga personnumret. Informationen i filen är krypterad för säker överföring till lagringsytan.

När CSN hämtat studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter från lagringsytan kommer dessa hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet.

Koden består av både läns- och kommunkod och visar på vilken ort folkhögskolan finns. Om skolan har verksamhet på någon annan ort ska du ange läns- och kommunkod för den orten. CSN använder kommunkoden för att fastställa vilken utbildning i vårt utbildningsregister som den studerande läser.

Fyll i studieomfattningen i procent. Om en studerande till exempel studerar på heltid, rapporterar du 100 procent i omfattning.

Du ska ange omfattningen redan när du registrerar att den studerande har blivit antagen till en kurs.

Om en studerande är antagen både till Allmän kurs på grundskolenivå och till Allmän kurs gymnasienivå ska du rapportera varje nivå för sig.

Du ska registrera hur många procent den studerande läser på respektive nivå. Det är viktigt att procentfördelningen blir rätt så att den studerande får rätt studiestöd.

Exempel

Kalle läser 20 procent på Allmän kurs, grundskolenivå och 80 procent på Allmän kurs, gymnasienivå, det vill säga heltidsstudier. Du ska registrera Kalle på utbildningen Allmän kurs på grundskolenivå med omfattning 20 procent samt utbildningen Allmän kurs på gymnasienivå med omfattning 80 procent. Kalle blir därmed registrerad för studier på heltid.

Utbildningsgrupp är en kod som visar nivå och inriktning på utbildningen. Det är CSN som bestämmer vilken utbildningsgrupp en utbildning har.

Utbildningsgruppen, tillsammans med kommunkod och skolkod, gör det möjligt för CSN att hämta uppgifterna från lagringsytan. Om någon del misstämmer är det inte möjligt att använda informationen.

Med färdighetsträning menar vi studier i att läsa, skriva och räkna som motsvarar grundskolans årskurs 1–6.

Studerande som saknar grundskoleutbildning eller motsvarande utbildning har rätt till studiemedel under 80 veckor. Om den studerande dessutom behöver färdighetsträning i läsning, skrivning och räkning kan hen få studiemedel under ytterligare 20 veckor för studier på grundskolenivå.

Du ska registrera om studierna gäller färdighetsträning för att CSN ska kunna avgöra om den studerande har rätt till studiemedel i totalt 100 veckor på grundläggande nivå.

Gör det så snart som möjligt när den studerande har börjat sina studier. En studerande som har grundskoleutbildning eller motsvarande kan inte få de 20 extra veckorna till färdighetsträning.

J = deltar i färdighetsträning.

Här ska du fylla i när den studerande börjar kursen. Vi vill veta den individuella studiestarten för varje studerande.

Om den studerande till exempel börjar en kurs två veckor senare än skolans egentliga kursstart, ska du fylla i den studerandes startdatum.

Exempel

Ordinarie startdatum för allmän kurs är den 15 augusti, men Line börjar sin utbildning den 1 september. Du ska registrera den 1 september som startdatum för Line.

Här ska du fylla i det datum som den studerande avslutar kursen. Vi vill veta den studerandes individuella slutdatum.

Du ska registrera när en studerande påbörjar en ny studieperiod. Du intygar då att den studerande har startat utbildningen.

Det är viktigt att du registrerar uppgiften så snart som möjligt när den studerande har startat utbildningen under studieperioden. Du ska aldrig registrera uppgift om påbörjade studier före kursstart.

J = den studerande har börjat studera.

Fältet är blankt = den studerande har ännu inte börjat studera.

Hur du registrerar ändringar

Du ska registrera ändringar som inträffar under studietiden, till exempel ändrad studietid eller avbrott. Varje gång du registrerar något för en studerande ska du ta med allt som hänt eller planeras hända under studieperioden. Du ska alltså ge hela bilden för den studerande.

Det är viktigt att du registrerar uppgifterna så snart som möjligt för att

  • studiestöd ska kunna betalas ut i tid
  • förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, till exempel efter ett avbrott.

När du registrerar en ändring ska du fylla i ett händelsedatum, det vill säga det datum när den studerande gör förändringen i sina studier. Händelsedatumet måste ligga inom studieperioden.

Om den studerande inte påbörjar sina studier ska du registrera det så snart som möjligt. Annars kan den studerande få studiestöd utbetalt även om hen inte studerar.

I fältet Händelsedatum skriver du det datum den studerande skulle ha påbörjat sina studier.

Om den studerande varit antagen på två utbildningar på skolan så kan du rapportera kod 81 för båda utbildningarna i samma fil.

Exempel

Elias söker studiemedel för att läsa på heltid på Eslövs folkhögskola under perioden 22 augusti – 23 december. CSN beslutar att Elias får studiemedel för sina studier. Elias kommer inte till skolan den 22 augusti, och meddelar några dagar senare att han inte kommer att studera på skolan. Du ska då rapportera att Elias inte har påbörjat sina studier. Det gör du genom att rapportera kod 81. Som händelsedatum skriver du den 22 augusti.

När en studerande avbryter sina studier ska du registrera både avbrott och studieresultat.

Registrera avbrott

Du registrerar avbrott genom att skriva in avbrottsdatum i fältet händelsedatum.

Om den studerande varit antagen till två utbildningar på skolan och avbrutit båda, så kan du registrera kod 99 för båda utbildningarna i samma fil.

Registrera studieresultat

Du ska också registrera om den studerande har uppnått sina studieresultat enligt utbildningsplanen fram till avbrottsdatumet.

Hur du registrerar resultat

Exempel

Delshad får studiemedel för att läsa på heltid på Fridhems folkhögskola under perioden 22 augusti – 23 december. Delshad avbryter sina studier den 10 oktober. Du ska då registrera kod 99 på utbildningen. I fältet Händelsedatum skriver du datumet för avbrottet, det vill säga den 10 oktober om det är den första dag som den studerande inte längre studerar.

Du ska också registrera om den studerande har uppnått studieresultat enligt utbildningsplanen fram till avbrottsdatumet.

Om en studerande ändrar omfattning, till exempel avbryter vissa delar av sina studier eller ändrar sin studiegång, ska du registrera Ändrad omfattning (kod 41). Du ska registrera datum för den ändrade omfattningen och den studerandes nya omfattning.

Exempel

Lina skulle enligt den tidigare studieplanen läsa på heltid under perioden 22 augusti - 23 december. Den 10 oktober ändrar Lina sin studietakt till 50 procent. Du ska då rapportera kod 41 på utbildningen och ny omfattning med 50 procent.

För studerande med studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska registrera ändrad omfattning om

  • Den studerande läser på heltid och avbryter delar av sina studier helt (till exempel vissa bestämda delkurser eller delmoment) och därmed endast läser på deltid.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska registrera ändrad omfattning om

  • Den studerande läser på heltid och avbryter delar av sina studier helt (till exempel vissa bestämda delkurser eller delmoment) och därmed endast läser på deltid.
  • Den studerande läser på heltid och blir sjukskriven på deltid. Då ska du meddela den nya studieomfattningen. 

För studerande med studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska registrera Frånvaro/ej studieaktiv (kod 31) om den studerande är helt frånvarande under minst 15 kalenderdagar i följd. Kod 31 ska alltid följas av ett händelsedatum som är lika med första frånvarodag. Kod 32 registreras då den studerande är tillbaka i studier.

Du ska inte registrera in frånvaro:

  • Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller närstående.
  • Om den studerande beviljats ledighet av skolan.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska inte registrera Frånvaro/ej studieaktiv för studerande med övriga studiestöd.

Studerande som blivit sjuka

För studerande med studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska registrera Frånvaro upphör/studieaktiv igen (kod 32) när den studerande är tillbaka i studier. Händelsedatum är det datum då den studerande åter studerar. Det är viktigt att du rapporterar både kod 31 och kod 32 i samma fil när frånvaron upphör.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska inte registrera Frånvaro/ej studieaktiv för studerande med övriga studiestöd.

Exempel

Amir är under 20 och har studiehjälp. Han anmäler att han kommer vara bortrest 10 oktober - 3 november. Du ska då rapportera kod 31 på kursen. I händelsedatum skriver du datumet då Amir inte längre studerar, det vill säga den 10 oktober. Du måste samtidigt rapportera kod 32 med datumet 4 november.

Hur du registrerar studieresultat

Här kan du läsa om hur du ska registrera studieresultat via fil eller genom intyg.

Studerande som haft studiestöd tidigare behöver normalt redovisa studieresultat för att kunna få studiestöd för en ny period.

För studerande på folkhögskola är kravet på studieresultat normalt att klara alla moment som framgår av utbildningsplanen under den period som prövas.

Du ska registrera studieresultat efter varje studieperiod. Det gör du genom att fylla i ett Ja eller ett Nej i resultatbedömningen. Du ska också fylla i datum för bedömningen som vanligtvis är sista dagen i studieperioden.

Om en studerande avbryter sina studier ska du rapportera om hen har uppnått studieresultat enligt utbildningsplanen fram till avbrottsdatumet.

J = den studerande har klarat alla moment som framgår av utbildningsplanen under perioden.

N = den studerande har inte klarat alla moment som framgår av utbildningsplanen under perioden.

Observera att du ska rapportera N även i de fall en studerande ligger efter i studierna på grund av sjukfrånvaro.

När du har registrerat Nej i resultatbedömningen ska du också skriva ett intyg till den studerande.

CSN använder intyget för att bedöma hur mycket den studerande ligger efter i sina studier och om hen kan få nytt studiestöd.

I vissa fall kan den studerande få fortsatt studiestöd trots att hen inte uppnått studieresultat i takt med utbildningsplanen. Det gäller till exempel om CSN bedömer att förseningen är mindre och tillfällig, och att den studerande kan bli klar inom den ordinarie utbildningstiden.

Intyget ska innehålla:

  • vilken utbildning den studerande går
  • utbildningens start- och slutdatum
  • vilka kurser eller moment den studerande har klarat och inte klarat
  • hur många veckor förseningen motsvarar

Om det är möjligt ska intyget även innehålla

  • om det finns en plan för när den studerande ska ta igen det hen inte har klarat och i så fall till när.

Vi kan räkna med studieresultat som en studerande har klarat på en studiemotiverande folkhögskolekurs. Om du inte kan registrera dessa studieresultat via fil kan du i stället skriva ett intyg till den studerande.

Intyget ska innehålla:

  • utbildning
  • studietid
  • omfattning
  • under vilken tid skolan bedömer att den studerande uppnått studieresultat i takt med sin utbildningsplan.

Sjukdom, vård av barn, vård av närstående

Du ska inte registrera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk.

Studerande som är inskrivna vid skolan men som inte kan studera alls eller bara studera delvis på grund av sjukdom, får behålla studiehjälpen så länge hen är sjuk under studietiden. Om den studerande blir frisk före terminens slut men då avbryter sina studier, har hen rätt till studiehjälp fram till studieavbrottet.

Om den studerande är frånvarande på grund av sjukdom, ska hen kunna styrka sjukdomen med ett läkarintyg. Detta gäller både vid längre sjukdom och vid upprepad frånvaro.

Du ska inte registrera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk, hemma för vård av barn eller hemma för vård av närstående på heltid. Den studerande anmäler själv egen sjukdom till Försäkringskassan och vård av barn eller vård av närstående till CSN.

Om den studerande blir sjukskriven på deltid

Om den studerande studerar på heltid och sen blir sjukskriven på deltid, ska du meddela den nya omfattningen. Detta innebär att den studerande bara får ersättning för den nya studieomfattningen, inte för den del hen är sjukskriven.

Om den studerande är frånvarande vid studiestarten

Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller vårdar närstående vid studiestarten ska du inte registrera att hen påbörjat sina studier. Det gör du först när den studerande börjar studera.

Studerande som avlidit

Om en studerande avlider ska du inte registrera något till CSN. Vi får den uppgiften från Skatteverket inom några dagar och hanterar då den studerandes ärende.

Om skolan till exempel rapporterar in ett studieavbrott, skickar CSN automatiskt ut ett brev om avbrottet till den studerande. Det vill vi undvika när det handlar om en studerande som avlidit.

Titta på vad du har registrerat

Du kan när som helst titta på uppgifter som skolan har laddat upp till lagringsytan. Det gör du i Mina tjänster, under Studeranderapportering.

Där kan du både se uppgifter för en enskild person och vilka filer skolan ha laddat upp.

Du ser de senaste uppgifterna så snart du har laddat upp filen.

Skriv in den studerandes personnummer, så visas uppgifterna som finns på er lagringsyta. Du kan se en sammanställning över personens kurser, kurstid, omfattning, påbörjat studier och datum för senaste rapportering.

Du kan titta på uppgifter om den studerande från dagens datum och bakåt. Du kan också se innevarande period, och framtida uppgifter om du redan rapporterat dessa.

Var uppmärksam på att uppifter för personer med skyddade personuppgifter syns på lagringsytan men att de inte markeras på något särskilt sätt.

Du kan se när och vad skolan registrerat under Skolans registreringar – historik. Här ser du:

  • när skolan laddat upp filen
  • vem som laddat upp filen
  • hur många studerande som fanns med på filen
  • om den innehöll några fel.

Personuppgifter, till exempel skyddade personuppgifter

Här kan du läsa om att registrera uppgifter om personer med samordningsnummer och skyddade personuppgifter.

Du kan bara rapportera personer med riktiga personnummer och samordningsnummer på fil. Det går alltså inte att rapportera tillfälliga personnummer.

Skatteverket kan tilldela en person som saknar personnummer ett samordningsnum­mer. Du ska registrera studerande med samordningsnummer på samma sätt som studerande med vanliga personnummer. Mina tjänster klarar av att verifiera samordningsnum­mer.

En studerande med samordningsnummer behandlas på samma sätt som en studerande med personnummer.

Om en studerande som haft samordningsnummer får ett personnummer ska du i stället registrera hen med personnumret.

Du ska registrera studerande med skyddade personuppgifter med deras fullständiga personnummer.

Den tekniska skyddsnivån på lagringsytan är tillräcklig för att registrera och lagra uppgifter om personer med skyddade personuppgifter.

Observera att personer med skyddade personuppgifter inte markeras på något särskilt sätt på lagringsytan.

Skolan ansvarar för att kontrollera om information som ni hanterar innehåller skyddade personuppgifter och för att den personal som har tillgång till Mina tjänster har behörighet att hantera dessa uppgifter.

När CSN hämtat uppgifter för personer med skyddade personuppgifter från lagringsytan kommer bara ett fåtal handläggare med särskild behörighet att hantera dessa.

Begära ut eller radera uppgifter från lagringsytan

I vissa fall måste CSN hjälpa till vid personuppgiftshantering som är kopplad till lagringsytan. Här kan du läsa om vilka fall det gäller och vad du behöver göra.

Om du behöver ett registerutdrag på en person från lagringsytan måste du kontakta CSN. Vi lämnar sedan ut registerutdraget till skolan.

Den som gör begäran måste ha behörighet till studeranderapporteringen i Mina tjänster.

Gör så här:

  1. Skicka ett mejl till studierapporter@csn.se
  2. Skriv "Lagringsyta, begäran om registerutdrag" i ämnesraden
  3. Ange följande information i mejlet: Registerutdrag för namn och personnummer xxxxxx-xxxx från skolod xxxx lagringsyta
  4. Ange dina kontaktuppgifter: namn, User-ID, till exempel BA1001, mejladress och telefonnummer.

När någon behandlar personuppgifter på skolans lagringsyta skapas auditloggar. Det vill säga en logg över vem eller vilka på skolan som varit inne och tagit del av uppgifter eller registrerat uppgifter på er lagringsyta.

Begäran om auditloggar ska komma från den person som är personuppgiftsansvarig på skolan.

Gör så här:

  1. Skicka ett mejl till studierapporter@csn.se
  2. Skriv "Lagringsyta, begäran om auditloggar" i ämnesraden
  3. Ange följande information i mejlet: Som personuppgiftsansvarig önskar jag ta del av auditloggarna för skolkod xxxx för perioden xxxx xx xx – xxxx xx xx
  4. Ange dina kontaktuppgifter: namn, User-ID, till exempel BA1001, mejladress och telefonnummer.
  5. CSN skickar de begärda auditloggarna med post. Ange därför vilken postadress vi ska skicka loggarna till.

Om en studerande begär att hens personuppgifter ska raderas från era system behöver ni även radera uppgifterna från er lagringsyta. Eftersom det är CSN som tillhandahåller lagringsytan måste vi radera uppgifterna åt er. Skicka därför en begäran till CSN.

Den som gör begäran måste ha behörighet till studeranderapporteringen i Mina tjänster.

Gör så här:

  1. Skicka ett mejl till studierapporter@csn.se
  2. Skriv "Lagringsyta, radera personuppgifter på lagringsytan" i ämnesraden
  3. Ange följande information i mejlet: Samtliga uppgifter för personnummer xxxxxx-xxxx ska redaeras på lagringsytan för skolkod xxxx
  4. Ange dina kontaktuppgifter: namn, User-ID, till exempel BA1001, mejladress och telefonnummer.

Så laddar du upp filer

Här kan du läsa om hur du laddar upp filer till lagringsytan.

Du registrerar uppgifter om skolans studerande i Mina tjänster. Det gör du genom att skapa en fil i skolans administrativa program och sedan ladda upp den i tjänsten Studeranderapportering.

Du kan sedan se dina registrerade uppgifter genom att söka på den studerandes personnummer. Du kan se uppgifterna så snart filen har laddats upp på skolans lagringsyta.

Om du vill ändra något som du har registrerat måste du ladda upp en ny fil.

Du ska ladda upp filer till lagringsytan så snart du har registrerat förändringar för studerande i skolans administrativa program.

CSN begär sedan ut uppgifter från lagringsytan när vi behöver uppgifterna i vår prövning av studiestödsärenden.

Om filen innehåller fel, kommer du att få ett felmeddelande när du klickat på knappen Ladda upp fil. Det innebär att inga uppgifter har sparats på er lagringsyta. Du måste då åtgärda felen och sedan ladda upp in hela filen igen.

När filen är korrekt får du upp ett meddelande som bekräftar att filen har laddats upp.

Kontakta oss

Om du har frågor eller får problem är du välkommen att ringa oss.

Kontakta oss

Uppdaterad: 2026-06-10
Hjälpte den här sidan dig?