session uppdatera gms varning förnya

Vill du stanna kvar på sidan?

Du har varit inaktiv i en längre stund och kommer att bli utloggad om du inte väljer att stanna kvar på sidan.

Automatisk utloggning sker om cirka

Stanna kvar på sidan

Problem med nätverket

Inget internet. Kontrollera din nätverksanslutning.

Tillfälligt tekniskt fel

Vi gör studier möjligt.

Handbok för studeranderapportering via fil - Folkhögskola

Det här sidan vänder sig till dig som rapporterar uppgifter om studerande. Här beskriver vi vilka uppgifter du ska rapportera, hur du skickar dem och när du ska skicka uppgifterna till oss.

Innehåll

Vad är Studeranderapportering i Mina tjänster?
Behörighet och inloggningsuppgifter
Så rapporterar du via fil
Vilka uppgifter ska du rapportera?
Hur du rapporterar antagning och påbörjade studier
Hur du rapporterar ändringar
Hur du rapporterar studieresultat
Titta på inskickade uppgifter
Personuppgifter, till exempel skyddade personuppgifter
Sjukdom, vård av barn, vård av närstående
Studerande som avlidit
Kontakta oss

Vad är Studeranderapportering i Mina tjänster?

Studeranderapportering i Mina tjänster är CSN:s webbtjänst för att rapportera uppgifter om studerande. I tjänsten kan du bland annat rapportera in den studerandes studietid och förändringar under studietiden.

Behörighet och inloggningsuppgifter

Du behöver behörighet för att rapportera uppgifter om studerande till CSN. Behörigheten är personlig och får inte lånas ut till någon annan. När du har fått behörighet till Mina tjänster får du användarnamn och lösenord som du använder för att logga in.

Du kan läsa mer om behörighet och inloggningsuppgifter på sidan Rapporterar uppgifter till CSN.

Mer om behörigheter och inloggningsuppgifter

Så rapporterar du via fil

Här kan du läsa om hur du skickar filer i Mina tjänster.

I tjänsten Studeranderapportering ska du rapportera uppgifter om de studerande på din skola.

När du ska rapportera skapar du en fil i skolans administrativa program. Sedan loggar du in i Mina tjänster, väljer tjänsten Studeranderapportering och laddar upp filen.

Du kan se dina inskickade uppgifter genom att söka på den studerandes personnummer.

Du kan se uppgifterna så fort CSN läst in filen. Vill du ändra något som du rapporterat, måste du skicka in en ny fil.

Du ska skicka filer så snart du har registrerat förändringar för studerande i systemet. CSN läser in filerna efter klockan 17 varje vardag. Det innebär att om du skickar en fil till oss på söndagen och sedan en på måndagen, är det endast filen på måndagen som vi kommer att läsa in.

Om du skickar två filer samma dag, tar vi bara emot den senast inskickade filen.

Exempel

Anna ska skicka en betygsfil för höstterminen och en fil med antagningsuppgifter för vårterminen. Hon måste då skicka filen för höstterminen ena dagen och den för vårterminen kommande dag.

Om filen innehåller fel kommer du att få ett felmeddelande när du klickat på knappen Skicka in. Det innebär att inga uppgifter tagits emot av CSN. Du måste då åtgärda felet eller felen och sedan skicka in hela filen igen. När filen är korrekt får du upp ett meddelande som bekräftar att vi har tagit emot filen.

Vilka uppgifter ska du rapportera?

Här kan du läsa om i vilka situationer du ska rapportera uppgifter om studerande.

Du ska rapportera antagning för de studerande som har antagits till en utbildning på skolan. Du ska skicka uppgifterna för både nya studerande och de studerande som fortsätter sina studier på skolan.

Du ska skicka filen med antagningsuppgifter när den preliminära antagningen är klar. Skicka filen senast vecka 24 för studier med studiestart i augusti, och senast vecka 51 för studier med studiestart i januari. Antagningsuppgifter för studerande med andra studiestarter än januari och augusti ska du rapportera löpande till CSN.

För studerande med studiehjälp på introduktionsprogram

En studerande som har studiehjälp och som går på ett introduktionsprogram i gymnasieskolan, men som har sin utbildning förlagd till en folkhögskola, ska rapporteras av gymnasieskolan. Om både folkhögskolan och gymnasieskolan rapporterar antagning till CSN, skapas ett utredningsärende på CSN. Då kan det dröja innan den studerande får sina pengar.

Vid studiestarten ska du bekräfta att den studerande påbörjat sina studier. Det gör du genom att skicka en registrering med uppgifter om påbörjade studier.

Du intygar då att den studerande har påbörjat kursen och det är därför viktigt att inte skicka in den uppgiften innan du vet att aktuell studerande har påbörjat studierna.

Det är också viktigt att du skickar uppgifterna så fort den studerande börjar, annars kan utbetalning av studiestöd bli försenad.

Om en studerande är sjuk vid kursens start ska du avvakta med att rapportera att hen påbörjat studierna tills hen är frisk och kan starta kursen.

Om den studerande inte påbörjar sina studier, avbryter studierna, byter utbildning eller ändrar omfattning, ska du så snart som möjligt skicka en fil med de nya uppgifterna till CSN.

Ändrade uppgifter kan medföra att CSN prövar beslutet om studiestöd på nytt. Det nya beslutet kan innebära att den studerande får mer eller mindre pengar. Om vi redan har betalat ut för mycket studiestöd kan den studerande få betala tillbaka pengar som hen inte haft rätt till.

När studieperioden är avslutad ska du rapportera studieresultaten. Rapportera studieresultaten så fort som möjligt, så att den studerande slipper vänta på sitt beslut om studiestöd om hen har ansökt på nytt.

Vi prövar alltid studieresultaten från tidigare studier vid varje ny ansökan om studiestöd.

Hur du rapporterar antagning och påbörjade studier

Här kan du läsa om vilka uppgifter som ska finnas med i filen när du rapporterar att en studerande blir antagen till kurser och när en studerande påbörjar kurser.

Det är viktigt att du rapporterar rätt nivå för studierna som den studerande läser på. Det är inte tillåtet att rapportera studier på en nivå där den studerande inte läser.

Skolkoden fastställs av CSN och består av fyra siffror. Det är inte samma kod som du använder när du skickar uppgifter till SCB. Förväxla inte heller skolkoden med kommunkoden.

Personnummer och samordningsnummer

Du kan bara rapportera personer med riktiga personnummer och samordningsnummer på fil till CSN. Det går alltså inte att skicka tillfälliga personnummer. Om personen senare blir folkbokförd ersätts samordningsnumret av ett personnummer.

Skyddade personuppgifter

För studerande med skyddade personuppgifter ska du skicka uppgifter via fil med fullständigt personnummer. Informationen i filen är krypterad för säker överföring till CSN. Studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter (sekretess) hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet på CSN.

Koden består av både läns- och kommunkod och visar på vilken ort folkhögskolan finns. Om skolan har verksamhet på någon annan ort ska du ange läns- och kommunkod för den orten. CSN använder kommunkoden för att fastställa vilken utbildning i vårt utbildningsregister som den studerande läser.

Fyll i studieomfattningen i procent. Om en studerande till exempel studerar på heltid, rapporterar du 100 procent i omfattning.

Du ska ange omfattningen redan när du registerar att den studerande har blivit antagen till en kurs. Uppgifterna visas för den studerande i när hen ansöker om studiemedel.

Om en studerande är antagen både till Allmän kurs på grundskolenivå och till Allmän kurs gymnasienivå ska du rapportera varje nivå för sig.

Du ska rapportera hur många procent den studerande läser på respektive nivå. Det är viktigt att procentfördelningen blir rätt så att den studerande får rätt studiestöd.

Tänk på att du inte längre ska använda funktionen parallell omfattning i Schoolsoft.

Exempel

Kalle läser 20 procent på Allmän kurs, grundskolenivå och 80 procent på Allmän kurs, gymnasienivå, det vill säga heltidsstudier. Du ska registrera Kalle på utbildningen Allmän kurs på grundskolenivå med omfattning 20 procent samt utbildningen Allmän kurs på gymnasienivå med omfattning 80 procent. Kalle blir därmed registrerad för studier på heltid.

Utbildningsgrupp är en kod som visar nivå och inriktning på utbildningen. Det är CSN som bestämmer vilken utbildningsgrupp en utbildning har.

Utbildningsgruppen, tillsammans med kommunkod och skolkod gör det möjligt för CSN att ta emot filen. Om någon del misstämmer är det inte möjligt att använda informationen i filen.

Med färdighetsträning menar vi studier i att läsa, skriva och räkna som motsvarar grundskolans årskurs 1–6.

Studerande som saknar grundskoleutbildning eller motsvarande utbildning har rätt till studiemedel under 80 veckor. Om den studerande dessutom behöver färdighetsträning i läsning, skrivning och räkning kan hen få studiemedel under ytterligare 20 veckor för studier på grundskolenivå.

Du ska rapportera om studierna gäller färdighetsträning för att CSN ska kunna avgöra om den studerande har rätt till studiemedel i totalt 100 veckor på grundläggande nivå.

Du måste rapportera så snart som möjligt när den studerande har börjat sina studier. En studerande som har grundskoleutbildning eller motsvarande kan inte få de 20 extra veckorna till färdighetsträning.

J = deltar i färdighetsträning.

Här ska du fylla i när den studerande börjar studera. Vi vill alltså veta den individuella studiestarten.

Exempel

Ordinarie datum för kursstart på allmän kurs är den 18 augusti, men Anna börjar sin utbildning den 1 september. Du registrerar då den 1 september som startdatum.

Här ska du fylla i studieperiodens slutdatum. Vi vill alltså veta den studerandes individuella slutdatum.

Du ska rapportera när en studerande påbörjar en ny studieperiod. Du intygar då att den studerande har startat utbildningen.

Det är viktigt att du skickar uppgiften så snart som möjligt när den studerande har startat utbildningen under studieperioden. Du ska aldrig skicka uppgiften om påbörjade studier före kursstart.

J = den studerande har börjat studera.

Fältet är blankt = den studerande har ännu inte börjat studera.

Hur du rapporterar ändringar

Du ska rapportera in olika ändringar (händelser) som inträffar under studietiden, till exempel ändrad studietid eller avbrott. Varje gång du rapporterar något för en studerande ska du rapportera allt som hänt eller planeras hända under studieperioden. Du ska alltså ge hela bilden för den studerande vid varje rapporteringstillfälle.

Det är viktigt att vi får uppgifterna så snart som möjligt för att

studiestöd ska kunna betalas ut i tid
förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, exempelvis efter ett avbrott.

När du rapporterar en ändring ska du fylla i ett händelsedatum, det vill säga det datum när den studerande gör förändringen i sina studier. Händelsedatumet måste ligga inom studieperioden.

Om den studerande inte påbörjar sina studier ska du rapportera det så snart som möjligt. Annars kan den studerande få studiestöd utbetalt även om hen inte studerar.

I fältet Händelsedatum skriver du det datum den studerande skulle ha påbörjat sina studier.

Om den studerande varit antagen till två utbildningar på skolan och inte påbörjat någon av dem, måste du rapportera Ej påbörjat studierna för en utbildning i taget. Du rapporterar då för den ena utbildningen en dag och väntar till nästa dag innan du rapporterar för den andra utbildningen.

Exempel

Elias söker studiemedel för att läsa på heltid på Eslövs folkhögskola under perioden 22 augusti – 23 december. CSN beslutar att Elias får studiemedel för sina studier. Elias kommer inte till skolan den 22 augusti, och meddelar några dagar senare att han inte kommer att studera på skolan. Du ska då rapportera att Elias inte har påbörjat sina studier. Det gör du genom att rapportera kod 81. Som händelsedatum skriver du den 22 augusti.

När en studerande avbryter sina studier ska du rapportera både avbrott och studieresultat.

Rapportera avbrott

Du rapporterar avbrott genom att skriva in avbrottsdatum i fältet händelsedatum.

Om den studerande varit antagen till två utbildningar på skolan och avbrutit båda, måste du rapportera avbrott för en utbildning i taget. Du rapporterar då för den ena utbildningen en dag och väntar till nästa dag innan du rapporterar för den andra utbildningen.

Rapportera studieresultat

Du ska också rapportera om den studerande har uppnått sina studieresultat enligt utbildningsplanen fram till avbrottsdatumet.

Hur du rapporterar resultat

Exempel

Delshad får studiemedel för att läsa på heltid på Fridhems folkhögskola under perioden 22 augusti – 23 december. Delshad avbryter sina studier den 10 oktober. Du ska då rapportera kod 99 på utbildningen. I fältet Händelsedatum skriver du datumet för avbrottet, det vill säga den 10 oktober om det är den första dag som den studerande inte längre studerar.

Du ska också rapportera om den studerande har uppnått studieresultat enligt utbildningsplanen fram till avbrottsdatumet.

Om en studerande ändrar omfattning, till exempel avbryter vissa delar av sina studier eller ändrar sin studiegång, ska du rapportera Ändrad omfattning (kod 41). Du ska rapportera in datum för den ändrade omfattningen och den studerandes nya omfattning.

Exempel

Lina skulle enligt den tidigare studieplanen läsa på heltid under perioden 22 augusti - 23 december. Den 10 oktober ändrar Lina sin studietakt till 50 procent. Du ska då rapportera kod 41 på utbildningen och ny omfattning med 50 procent.

För studerande med studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska rapportera ändrad omfattning om

Den studerande läser på heltid och avbryter delar av sina studier helt (till exempel vissa bestämda delkurser eller delmoment) och därmed endast läser på deltid.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska rapportera ändrad omfattning om

Den studerande läser på heltid och avbryter delar av sina studier helt (till exempel vissa bestämda delkurser eller delmoment) och därmed endast läser på deltid.
Den studerande läser på heltid och blir sjukskriven på deltid. Då ska du meddela den nya studieomfattningen.

För studerande med studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska rapportera Frånvaro/ej studieaktiv (kod 31) om den studerande är helt frånvarande under minst 15 kalenderdagar i följd. Kod 31 ska alltid följas av ett händelsedatum som är lika med första frånvarodag. Kod 32 rapporteras då den studerande är tillbaka i studier.

Du ska inte rapportera in frånvaro:

Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller närstående.
Om den studerande beviljats ledighet av skolan.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska rapportera Ej studieaktiv/frånvaro när den studerande är helt frånvarande från studierna under minst 7 dagar. Det är skolan som bedömer om den studerande är studieaktiv.

Du ska rapportera kod 31 från första frånvarodagen. Kod 32 rapporteras då den studerande är tillbaka i studier.

Du ska inte rapportera in frånvaro:

Om den studerande har ogiltig frånvaro vid enstaka tillfällen eller ändrar omfattning. Det beror på att rätten till studiemedel, studiestartsstöd och omställningsstudiestöd inte påverkas om en studerande har ogiltig frånvaro.
Under den tid skolan utreder om en studerande avbrutit studierna. Efter att utredningen är klar får du antigen meddela en frånvaroperiod med startdatum och slutdatum alternativt ett avbrottsdatum.
Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller närstående.

Läs om vad som gäller för studerande som är sjuka

Du ska rapportera Frånvaro upphör/studieaktiv igen (kod 32) när den studerande är tillbaka i studier. Händelsedatum är det datum då den studerande åter studerar. Det är viktigt att du rapporterar både kod 31 och kod 32 i samma fil när frånvaron upphör.

Exempel

Amir anmäler att han kommer vara bortrest 10 oktober - 3 november. Du ska då rapportera kod 31 på kursen. I händelsedatum skriver du datumet då Amir inte längre studerar, det vill säga den 10 oktober. Du måste samtidigt rapportera kod 32 med datumet 4 november.

Hur du rapporterar studieresultat

Här kan du läsa om hur du ska rapportera studieresultat via fil eller genom intyg.

Studerande som haft studiestöd tidigare behöver normalt redovisa studieresultat för att kunna få studiestöd för en ny period.

För studerande på folkhögskola är kravet på studieresultat att klara alla moment som framgår av utbildningsplanen under den period som prövas. Vi kan godta mindre och tillfälliga förseningar om skolan bedömer att studierna som helhet inte kommer att försenas.

Du ska du rapportera studieresultat efter varje studieperiod . Det gör du genom att fylla i ett Ja eller ett Nej i resultatbedömningen. Du ska också fylla i datum för bedömningen som vanligtvis är sista dagen i studieperioden.

Om en studerande avbryter sina studier ska du rapportera om hen har uppnått sina studieresultat enligt utbildningsplanen fram till avbrottsdatumet.

J = den studerande har klarat alla moment som framgår av utbildningsplanen under perioden.

N = den studerande har inte klarat alla moment som framgår av utbildningsplanen under perioden.

Ibland behöver du skriva ett intyg om att den studerande har klarat en del av sina studier under en termin. I de fallen behöver intyget visa under vilken tid hen har studerat i takt med sin studieplan.

Intyget ska innehålla:

elevens namn
personnummer
utbildning
studietid
under vilken tid skolan bedömer att eleven fullföljt studierna i normal takt.

Tänk på att intyget ska vara daterat, undertecknat och stämplat.

Intyget skickas till eleven alternativt direkt till CSN:s postservice.

När CSN prövar tidigare studieresultat kan vi i vissa fall godta mindre och tillfälliga förseningar i studierna om skolan bedömer att den studerandes studier som helhet inte kommer att försenas.

Vi behöver då kopia av studieresultaten som visar vilka kurser eller moment den studerande har klarat och inte klarat. Vi vill också ha skolans plan för hur den studerande ska ta igen de saknade momenten.

Intyget ska innehålla:

den studerandes namn
personnummer
utbildning
studietid
hur många veckor förseningen motsvarar samt en plan för hur och när den studerande ska ta igen förseningen.

Kom ihåg att intyget ska vara daterat, undertecknat och stämplat. Du kan lämna intyget till den studerande eller skicka det direkt till CSN:s postadress

När CSN tar emot intyget gör vi en bedömning och avgör om den studerande kan få studiemedel trots otillräckliga studieresultat.

Titta på inskickade uppgifter

Här kan du läsa om hur du kan se vilka uppgifter skolan har skickat in, både på personnivå och vilka filer skolan har skickat.

CSN läser in den senaste filen din skola skickat varje vardag klockan 17 och uppdaterar uppgifterna till nästa vardag. Dagen efter att du skickat en fil kan du titta på uppgifterna i Mina tjänster.

Skriv in den studerandes personnummer, så visas uppgifterna som CSN har om personen. Du kan se en sammanställning över personens kurser, kurstid, omfattning, påbörjat studier och datum för senaste rapportering.

Du kan titta på uppgifter om den studerande från dagens datum och 12 månader bakåt. Du kan också se innevarande period, och framtida uppgifter om du redan rapporterat dessa.

Du kan även titta på uppgifter om studerande med skyddade uppgifter. Vi visar att det är en person med skyddade uppgifter genom att markera med en stjärna efter personnumret.

När det gäller studerande med samordningsnummer kan det ta lite längre tid än ett dygn innan dessa kan visas i Titta på inskickade uppgifter. Det beror på att CSN måste hantera dessa manuellt först. Det krävs också att studerande med samordningsnummer har sökt studiemedel för att de ska visas i tjänsten.

Du kan se när och vad skolan rapporterat under Skolans rapporteringar – historik. Här ser du när skolan skickat in filen, och vem som har skickat in den. Du kan se hur många studerande som fanns med på filen och om den innehöll några fel.

Personuppgifter, till exempel skyddade personuppgifter

Du kan bara rapportera personer med riktiga personnummer och samordningsnummer på fil till CSN. Det går alltså inte att rapportera tillfälliga personnummer.

Skatteverket kan tilldela en person ett samordningsnummer och du rapporterar då personen med detta nummer. När den studerande registreras hos CSN behandlas hen på samma sätt som en studerande med personnummer. Om personen senare blir folkbokförd ersätts samordningsnumret av ett personnummer.

För studerande med skyddade personuppgifter ska du skicka uppgifter via fil med fullständigt personnummer. Informationen i filen är krypterad för säker överföring till CSN. Studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter (sekretess) hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet på CSN.

Sjukdom, vård av barn, vård av närstående

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk.

Studerande som är inskrivna vid skolan men som inte kan studera alls eller bara studera delvis på grund av sjukdom, får behålla studiehjälpen så länge hen är sjuk under studietiden. Om den studerande blir frisk före terminens slut men då avbryter sina studier, har hen rätt till studiehjälp fram till studieavbrottet.

Om den studerande är frånvarande på grund av sjukdom, ska hen kunna styrka sjukdomen med ett läkarintyg. Detta gäller både vid längre sjukdom och vid upprepad frånvaro.

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk, hemma för vård av barn eller hemma för vård av närstående på heltid. Den studerande anmäler själv egen sjukdom till Försäkringskassan och vård av barn eller vård av närstående till CSN.

Om den studerande blir sjukskriven på deltid

Om den studerande studerar på heltid och sen blir sjukskriven på deltid, ska du meddela den nya omfattningen. Detta innebär att den studerande bara får ersättning för den nya studieomfattningen, inte för den del hen är sjukskriven.

Om den studerande är frånvarande vid studiestarten

Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller vårdar närstående vid studiestarten ska du inte rapportera att hen påbörjat sina studier. Det gör du först när den studerande börjar studera.

Studerande som avlidit

Om en studerande avlider ska du inte rapportera något till CSN. Vi får den uppgiften från Skatteverket inom några dagar och hanterar då den studerandes ärende.

Om skolan till exempel rapporterar in ett studieavbrott, skickar CSN automatiskt ut ett brev om avbrottet till den studerande. Det vill vi undvika när det handlar om en studerande som avlidit.

Kontakta oss

Om du har frågor eller får problem är du välkommen att ringa oss.

Uppdaterad: 2024-02-29