Hoppa till innehåll

Handbok för studeranderapportering via fil - Folkhögskola

Det här sidan vänder sig till dig som rapporterar uppgifter om studerande. Här beskriver vi vilka uppgifter du ska rapportera, hur du skickar dem och när du ska skicka uppgifterna till oss.

Vad är Studeranderapportering i Mina tjänster?

Studeranderapportering i Mina tjänster är CSN:s webbtjänst för att rapportera uppgifter om studerande. I tjänsten kan du bland annat rapportera in den studerandes studietid och förändringar under studietiden.

Behörighet och inloggningsuppgifter

Du behöver behörighet för att rapportera uppgifter om studerande till CSN. Behörigheten är personlig och får inte lånas ut till någon annan. När du har fått behörighet till Mina tjänster får du användarnamn och lösenord som du använder för att logga in.

Du kan läsa mer om behörighet och inloggningsuppgifter på sidan Rapporterar uppgifter till CSN.

Mer om behörigheter och inloggningsuppgifter

Så rapporterar du via fil

Här kan du läsa om hur du skickar filer i Mina tjänster.

Att skicka filer till CSN

I tjänsten Studeranderapportering ska du rapportera uppgifter om de studerande på din skola.

När du ska rapportera skapar du en fil i skolans administrativa program. Sedan loggar du in i Mina tjänster, väljer tjänsten Studeranderapportering och laddar upp filen.

Du kan se dina inskickade uppgifter genom att söka på den studerandes personnummer.

Du kan se uppgifterna så fort CSN läst in filen. Vill du ändra något som du rapporterat, måste du skicka in en ny fil.

När ska du skicka filer till CSN?

Du ska skicka filer så snart du har registrerat förändringar för studerande i systemet. CSN läser in filerna efter klockan 17 varje vardag. Det innebär att om du skickar en fil till oss på söndagen och sedan en på måndagen, är det endast filen på måndagen som vi kommer att läsa in.

Om du skickar två filer samma dag, tar vi bara emot den senast inskickade filen.

Exempel

Anna ska skicka en betygsfil för höstterminen och en fil med antagningsuppgifter för vårterminen. Hon måste då skicka filen för höstterminen ena dagen och den för vårterminen kommande dag.

Om filen innehåller fel

Om filen innehåller fel kommer du att få ett felmeddelande när du klickat på knappen Skicka in. Det innebär att inga uppgifter tagits emot av CSN. Du måste då åtgärda felet eller felen och sedan skicka in hela filen igen. När filen är korrekt får du upp ett meddelande som bekräftar att vi har tagit emot filen.

Vilka uppgifter ska du rapportera?

Här kan du läsa om i vilka situationer du ska rapportera uppgifter om studerande.

Antagningsuppgifter

Du ska rapportera antagning för de studerande som har antagits till en utbildning på skolan. Du ska skicka uppgifterna för både nya studerande och de studerande som fortsätter sina studier på skolan.

Du ska skicka filen med antagningsuppgifter när den preliminära antagningen är klar. Skicka filen senast vecka 24 för studier med studiestart i augusti, och senast vecka 51 för studier med studiestart i januari. Antagningsuppgifter för studerande med andra studiestarter än januari och augusti ska du rapportera löpande till CSN.

För studerande med studiehjälp på introduktionsprogram

En studerande som har studiehjälp och som går på ett introduktionsprogram i gymnasieskolan, men som har sin utbildning förlagd till en folkhögskola, ska rapporteras av gymnasieskolan. Om både folkhögskolan och gymnasieskolan rapporterar antagning till CSN, skapas ett utredningsärende på CSN. Då kan det dröja innan den studerande får sina pengar.

Påbörjade studier

Vid studiestarten ska du bekräfta att den studerande påbörjat studierna. Det gör du genom att skicka en registrering med uppgifter om påbörjade studier.

Du intygar då att aktuell studerande påbörjat kursen och det är därför viktigt att inte skicka in den uppgiften innan du vet att aktuell studerande har påbörjat studierna.

Det är också viktigt att du skickar uppgifterna så fort den studerande börjar, annars kan utbetalning av studiestöd bli försenad.

Om en studerande är sjuk vid kursens start ska du avvakta med att rapportera att hen påbörjat studierna tills hen är frisk och kan starta kursen.

Ändringar

Om den studerande inte påbörjar sina studier, avbryter studierna, byter utbildning eller ändrar omfattning, ska du så snart som möjligt skicka en fil med de nya uppgifterna till CSN.

Ändrade uppgifter kan medföra att CSN prövar beslutet om studiestöd på nytt. Det nya beslutet kan innebära att den studerande får mer eller mindre pengar. Om vi redan har betalat ut för mycket studiestöd kan den studerande få betala tillbaka pengar som hen inte haft rätt till.

Studieresultat

När studieperioden är avslutad ska du rapportera studieresultaten. Rapportera studieresultaten så fort som möjligt, så att den studerande slipper vänta på sitt beslut om studiestöd om hen har ansökt på nytt.

Vi prövar alltid studieresultaten från tidigare studier vid varje ny ansökan om studiestöd.

Hur du rapporterar antagning och påbörjade studier

Här kan du läsa om vilka uppgifter som ska finnas med i filen när du rapporterar att en studerande blir antagen till kurser och när en studerande påbörjar kurser.

Det är viktigt att du rapporterar rätt nivå för studierna som den studerande läser på. Det är inte tillåtet att rapportera studier på en nivå där den studerande inte läser.

Skolkod

Skolkoden fastställs av CSN och består av fyra siffror. Det är inte samma kod som du använder när du skickar uppgifter till SCB. Förväxla inte heller skolkoden med kommunkoden.

Personnummer

Personnummer och samordningsnummer

Du kan bara rapportera personer med riktiga personnummer och samordningsnummer på fil till CSN. Det går alltså inte att skicka tillfälliga personnummer. Om personen senare blir folkbokförd ersätts samordningsnumret av ett personnummer.

Skyddade personuppgifter

För studerande med skyddade personuppgifter ska du skicka uppgifter via fil med fullständigt personnummer. Informationen i filen är krypterad för säker överföring till CSN. Studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter (sekretess) hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet på CSN.

Kommunkod

Koden består av både läns- och kommunkod och visar på vilken ort folkhögskolan finns. Om skolan har verksamhet på någon annan ort ska du ange läns- och kommunkod för den orten. CSN använder kommunkoden för att fastställa vilken utbildning i vårt utbildningsregister som den studerande läser.

Omfattning

Fyll i omfattningen i procent av studieåtagandet. Om en studerande exempelvis studerar på heltid, rapporterar du alltså 100 procent i omfattning.

Det är viktigt att du redan vid registrering av antagningsuppgifter registrerar den omfattning som den studerande är antagen till. Uppgifterna visas för den studerande i när hen ansöker om studiemedel.

Parallell omfattning - Allmän kurs

Du ska endast rapportera parallella studier om den studerande är antagen till och läser två olika Allmän kurs; en på grundskolenivå och en på gymnasienivå.

I fältet parallell omfattning registrerar du uppgifter för en studerande som är antagen till både Allmän kurs på grundskolenivå och till Allmän kurs på gymnaseinivå.

Du fyller i omfattning i procent för varje nivå.

Tänk på att:

  • Du ska aldrig rapportera parallella studier på en Allmän kurs med blandat innehåll, det vill säga en kurs som innehåller både grundskole- och gymnasiestudier.
  • Du ska inte rapportera in studier på en annan nivå eller annan takt än den studerande läser för att veckorna på den studienivå den studerande läser är slut.

Exempel

Kalle läser 50 procent på Allmän kurs - grundskolenivå och 50 procent på Allmän kurs - gymnasienivå, det vill säga heltidsstudier. Du ska registrera Kalle på gymnasienivå 306010D med omfattning 50 procent. Samtidigt registrerar du 50 procent i fältet Parallell omfattning. Den parallella omfattningen omvandlas sedan till studier på grundskolenivå med omfattning 50 procent när uppgifterna förs över till CSN. Kalle blir därmed registrerad för studier på heltid.

Utbildningsgrupp

Utbildningsgrupp är en kod som visar nivå och inriktning på utbildningen. Det är CSN som bestämmer vilken utbildningsgrupp en utbildning har.

Utbildningsgruppen, tillsammans med kommunkod och skolkod gör det möjligt för CSN att ta emot filen. Om någon del misstämmer är det inte möjligt att använda informationen i filen.

Färdighetsträning

Med färdighetsträning menar vi studier i att läsa, skriva och räkna som motsvarar grundskolans årskurs 1–6.

Studerande som saknar grundskoleutbildning eller motsvarande utbildning har rätt till studiemedel under 80 veckor. Om den studerande dessutom behöver färdighetsträning i läsning, skrivning och räkning kan hen få studiemedel under ytterligare 20 veckor för studier på grundskolenivå.

Du ska rapportera om studierna gäller färdighetsträning för att CSN ska kunna avgöra om den studerande har rätt till studiemedel i totalt 100 veckor på grundläggande nivå.

Du måste rapportera så snart som möjligt när den studerande har börjat sina studier. En studerande som har grundskoleutbildning eller motsvarande kan inte få de 20 extra veckorna till färdighetsträning.

J = deltar i färdighetsträning.

Startdatum

Här ska du fylla i när den studerande börjar studera. Vi vill alltså veta den individuella studiestarten. Fram till den 15:e kursdagen efter ordinarie startdatum ska du fylla i den studerandes kursstartsdatum i fältet Senare start, under fliken Kursuppgifter.

Om den studerande börjar efter den 15:e kursdagen efter startdatum lägger du upp en egen kurs för den studerande.

Exempel

Ordinarie datum för kursstart på allmän kurs är den 18 augusti, men Anna börjar sin utbildning den 1 september. Du registrerar då den 1 september som startdatum.

Slutdatum

Här ska du fylla i studieperiodens slutdatum. Vi vill alltså veta den studerandes individuella slutdatum.

Påbörjade studier

Du ska rapportera när en studerande påbörjar en ny studieperiod. Du intygar då att den studerande har startat utbildningen.

Det är viktigt att du skickar uppgiften så snart som möjligt när den studerande har startat utbildningen under studieperioden. Du ska aldrig skicka uppgiften om påbörjade studier före kursstart.

J = den studerande har börjat studera.

Fältet är blankt = den studerande har ännu inte börjat studera.

Hur du rapporterar ändringar

Du ska rapportera in olika ändringar (händelser) som inträffar under studietiden, till exempel ändrad studietid eller avbrott. Varje gång du rapporterar något för en studerande ska du rapportera allt som hänt eller planeras hända under studieperioden. Du ska alltså ge hela bilden för den studerande vid varje rapporteringstillfälle.

Det är viktigt att vi får uppgifterna så snart som möjligt för att

  • studiestöd ska kunna betalas ut i tid
  • förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, exempelvis efter ett avbrott.

När du rapporterar en ändring ska du fylla i ett händelsedatum, det vill säga det datum när den studerande gör förändringen i sina studier. Händelsedatumet måste ligga inom studieperioden.

Ej påbörjat studierna (kod 81)

Om den studerande inte påbörjar sina studier ska du rapportera det så snart som möjligt. Annars kan den studerande få studiestöd utbetalt även om hen inte studerar.

I fältet Händelsedatum skriver du det datum den studerande skulle ha påbörjat sina studier.

Om den studerande varit antagen till två utbildningar på skolan och inte påbörjat någon av dem, måste du rapportera Ej påbörjat studierna för en utbildning i taget. Du rapporterar då för den ena utbildningen en dag och väntar till nästa dag innan du rapporterar för den andra utbildningen.

Exempel

Elias söker studiemedel för att läsa på heltid på Eslövs folkhögskola under perioden 22 augusti – 23 december. CSN beslutar att Elias får studiemedel för sina studier. Elias kommer inte till skolan den 22 augusti, och meddelar några dagar senare att han inte kommer att studera på skolan. Du ska då rapportera att Elias inte har påbörjat sina studier. Det gör du genom att rapportera kod 81. Som händelsedatum skriver du den 20 augusti.

Avbrott av kurs (kod 99)

Du ska rapportera avbrott om den studerande avbryter sina studier helt. I fältet händelsedatum skriver du det datum då den studerande avbröt sina studier.

Om den studerande varit antagen till två utbildningar på skolan och avbrutit båda, måste du rapportera Avbrott för en utbildning i taget. Du rapporterar då för den ena utbildningen en dag och väntar till nästa dag innan du rapporterar för den andra utbildningen.

Exempel

Delshad får studiemedel för att läsa på heltid på Fridhems folkhögskola under perioden 22 augusti – 23 december. Delshad avbryter sina studier den 10 oktober. Du ska då rapportera kod 99 på utbildningen. I fältet Händelsedatum skriver du datumet för avbrottet, det vill säga den 10 oktober om det är den första dag som den studerande inte längre studerar.

Ändring av omfattning (kod 41)

Om en studerande ändrar omfattning, till exempel avbryter vissa delar av sina studier eller ändrar sin studiegång, ska du rapportera Ändrad omfattning (kod 41). Du ska rapportera in datum för den ändrade omfattningen och den studerandes nya omfattning.

Exempel

Lina skulle enligt den tidigare studieplanen läsa på heltid under perioden 22 augusti - 23 december. Den 10 oktober ändrar Lina sin studietakt till 50 procent. Du ska då rapportera kod 41 på utbildningen och ny omfattning med 50 procent.

För studerande med studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska rapportera ändrad omfattning om

  • Den studerande läser på heltid och avbryter delar av sina studier helt (till exempel vissa bestämda delkurser eller delmoment) och därmed endast läser på deltid.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska rapportera ändrad omfattning om

  • Den studerande läser på heltid och avbryter delar av sina studier helt (till exempel vissa bestämda delkurser eller delmoment) och därmed endast läser på deltid.
  • Den studerande läser på heltid och blir sjukskriven på deltid. Då ska du meddela den nya studieomfattningen. 
Frånvaro börjar/inte studieaktiv (kod 31)

För studerande med studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska rapportera Frånvaro/ej studieaktiv (kod 31) om den studerande är helt frånvarande under minst 15 kalenderdagar i följd. Kod 31 ska alltid följas av ett händelsedatum som är lika med första frånvarodag. Kod 32 rapporteras då den studerande är tillbaka i studier.

Du ska inte rapportera in frånvaro:

  • Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller närstående.
  • Om den studerande beviljats ledighet av skolan.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska rapportera Ej studieaktiv/frånvaro när den studerande är helt frånvarande från studierna under minst 7 dagar. Det är skolan som bedömer om den studerande är studieaktiv.

Du ska rapportera kod 31 från första frånvarodagen. Kod 32 rapporteras då den studerande är tillbaka i studier.

Du ska inte rapportera in frånvaro:

  • Om den studerande har ogiltig frånvaro vid enstaka tillfällen eller ändrar omfattning. Det beror på att rätten till studiemedel, studiestartsstöd och omställningsstudiestöd inte påverkas om en studerande har ogiltig frånvaro.
  • Under den tid skolan utreder om en studerande avbrutit studierna. Efter att utredningen är klar får du antigen meddela en frånvaroperiod med startdatum och slutdatum alternativt ett avbrottsdatum.
  • Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller närstående.

Läs om vad som gäller för studerande som är sjuka

Frånvaro upphör/studieaktiv igen (kod 32)

Du ska rapportera Frånvaro upphör/studieaktiv igen (kod 32) när den studerande är tillbaka i studier. Händelsedatum är det datum då den studerande åter studerar. Det är viktigt att du rapporterar både kod 31 och kod 32 i samma fil när frånvaron upphör.

Exempel

Amir anmäler att han kommer vara bortrest 10 oktober - 3 november. Du ska då rapportera kod 31 på kursen. I händelsedatum skriver du datumet då Amir inte längre studerar, det vill säga den 10 oktober. Du måste samtidigt rapportera kod 32 med datumet 4 november.

Hur du rapporterar studieresultat

Här kan du läsa om hur du ska rapportera studieresultat via fil eller genom intyg.

Att bedöma studieresultat

Studerande som haft studiestöd tidigare behöver normalt redovisa studieresultat för att kunna få studiestöd för en ny period.

För studerande på folkhögskola är kravet på studieresultat att klara alla moment som framgår av kursplanen under den period som prövas. Vi kan godta mindre och tillfälliga förseningar om skolan bedömer att studierna som helhet inte kommer att försenas.

Rapportera studieresultat

Efter varje studieperiod ska du rapportera om den studerande har följt sin utbildningsplan.

Studieresultatet redovisas genom att skolan bedömer om den studerande har uppnått studieresultat enligt utbildningsplanen. Du redovisar studieresultatet genom att fylla i ett Ja eller ett Nej i resultatbedömningen.

Fyll också i Datum för bedömning som är det datum då den studerande fullgjort sina studier, oftast sista dagen i studieperioden. Datumet kan inte ligga utanför studieperiodens start- och slutdatum.

J = den studerande har bedrivit sina studier i normal takt.

N = den studerande har inte bedrivit sina studier i normal takt.

Vid studieavbrott ska du rapportera om den studerande har uppnått studieresultat enligt utbildningsplanen fram till avbrottsdatumet.

Intyg för studerande som klarat del av termin

Ibland behöver du skriva ett intyg om att den studerande har klarat en del av sina studier under en termin. I de fallen behöver intyget visa under vilken tid hen har studerat i takt med sin studieplan.

Intyget ska innehålla:

  • elevens namn
  • personnummer
  • utbildning
  • studietid
  • under vilken tid skolan bedömer att eleven fullföljt studierna i normal takt.

Tänk på att intyget ska vara daterat, undertecknat och stämplat.

Intyget skickas till eleven alternativt direkt till CSN:s postservice.

Intyg vid mindre och tillfällig försening

Vid prövning av tidigare studieresultat kan CSN i vissa fall godta mindre och tillfälliga förseningar i studierna om skolan bedömer att den studerandes studier som helhet inte kommer att försenas.

CSN behöver då kopia av studieresultaten som visar vilka kurser eller moment den studerande har klarat och inte klarat. Vi vill också ha skolans bedömning av om förseningen är tillfällig och om det finns en plan för hur den studerande ska ta igen de saknade momenten.

Intyget ska innehålla:

  • elevens namn
  • personnummer
  • utbildning
  • studietid
  • bedömning om det rör sig om en mindre eller tillfällig försening, samt plan för hur eleven ska ta igen förseningen.

Kom ihåg att intyget ska vara daterat, undertecknat och stämplat. Intyget skickas till eleven alternativt direkt till CSN:s postservice.

När CSN tar emot intyget gör vi en sammantagen bedömning och avgör om den studerande kan få studiemedel trots otillräckliga studieresultat.

Titta på inskickade uppgifter

Här kan du läsa om hur du kan se vilka uppgifter skolan har skickat in, både på personnivå och vilka filer skolan har skickat.

CSN läser in den senaste filen din skola skickat varje vardag klockan 17 och uppdaterar uppgifterna till nästa vardag. Dagen efter att du skickat en fil kan du titta på uppgifterna i Mina Tjänster.

Se uppgifter för en person

Skriv in den studerandes personnummer, så visas uppgifterna som CSN har om personen. Du kan se en sammanställning över personens kurser, del av kurs, kurstid, poäng/omfattning, påbörjat studier och datum för senaste rapportering. Du kan klicka på varje kurskod för att få detaljerad information om den kursen.

Du kan titta på uppgifter om den studerande från dagens datum och 12 månader bakåt. Du kan också se innevarande period, och framtida uppgifter om du redan rapporterat dessa.

Du kan även titta på uppgifter om studerande med skyddade uppgifter. Vi visar att det är en person med skyddade uppgifter genom att markera med en stjärna efter personnumret.

När det gäller studerande med samordningsnummer kan det ta lite längre tid än ett dygn innan dessa kan visas i Titta på inskickade uppgifter. Det beror på att CSN måste hantera dessa manuellt först. Det krävs också att studerande med samordningsnummer har sökt studiemedel för att de ska visas i tjänsten.

Se vilka filer skolan har skickat in

Du kan se när och vad skolan rapporterat under Skolans rapporteringar – historik. Här ser du när skolan skickat in filen, och vem som har skickat in den. Du kan se hur många studerande som fanns med på filen och om den innehöll några fel.

Personuppgifter, till exempel skyddade personuppgifter

Du kan bara rapportera personer med riktiga personnummer och samordningsnummer på fil till CSN. Det går alltså inte att rapportera tillfälliga personnummer.

Studerande med samordningsnummer

Skatteverket kan tilldela en person ett samordningsnummer och du rapporterar då personen med detta nummer. När den studerande registreras hos CSN behandlas hen på samma sätt som en studerande med personnummer. Om personen senare blir folkbokförd ersätts samordningsnumret av ett personnummer.

Studerande med skyddade personuppgifter

För studerande med skyddade personuppgifter ska du skicka uppgifter via fil med fullständigt personnummer. Informationen i filen är krypterad för säker överföring till CSN. Studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter (sekretess) hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet på CSN.

Sjukdom, vård av barn, vård av närstående

För studerande med studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk.

Studerande som är inskrivna vid skolan men som inte kan studera alls eller bara studera delvis på grund av sjukdom, får behålla studiehjälpen så länge hen är sjuk under studietiden. Om den studerande blir frisk före terminens slut men då avbryter sina studier, har hen rätt till studiehjälp fram till studieavbrottet.

Om den studerande är frånvarande på grund av sjukdom, ska hen kunna styrka sjukdomen med ett läkarintyg. Detta gäller både vid längre sjukdom och vid upprepad frånvaro.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk, hemma för vård av barn eller hemma för vård av närstående på heltid. Den studerande anmäler själv egen sjukdom till Försäkringskassan och vård av barn eller vård av närstående till CSN.

Om den studerande blir sjukskriven på deltid

Om den studerande studerar på heltid och sen blir sjukskriven på deltid, ska du meddela den nya omfattningen. Detta innebär att den studerande bara får ersättning för den nya studieomfattningen, inte för den del hen är sjukskriven.

Om den studerande är frånvarande vid studiestarten

Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller vårdar närstående vid studiestarten ska du inte rapportera att hen påbörjat sina studier. Det gör du först när den studerande börjar studera.

Studerande som avlidit

Om en studerande avlider ska du inte rapportera något till CSN. Vi får den uppgiften från Skatteverket inom några dagar och hanterar då den studerandes ärende.

Om skolan till exempel rapporterar in ett studieavbrott, skickar CSN automatiskt ut ett brev om avbrottet till den studerande. Det vill vi undvika när det handlar om en studerande som avlidit.

Kontakta oss

Om du har frågor eller får problem är du välkommen att ringa oss.

Kontakta oss

Uppdaterad: 2022-12-07
Hjälpte den här sidan dig?