Folkhögskola – så rapporterar du uppgifter till CSN

För att CSN ska kunna handlägga studiestödsärenden behöver vi uppgifter från skolan. Vilka uppgifter det gäller regleras i studiestödslagen och i lagen om studiestartsstöd. Där framgår det att skolan har skyldighet att lämna uppgifter om utbildning, studietid, studiernas omfattning, studieaktivitet och studieresultat. 

Viktigt med rätt uppgifter i rätt tid

De uppgifter som du skickar till CSN ligger till grund för den studerandes rätt till studiestöd. Vår inställning är att den som har rätt till studiestöd ska få det så snart som möjligt!

Vi har samtidigt, precis som andra myndigheter, ett uppdrag att minska bidragsbrott och felaktiga utbetalningar av våra välfärdspengar. Den som inte har rätt till studiestöd ska slippa att bli skuldsatt och få återkrav på de pengar hen inte hade rätt till.

Det är därför viktigt att vi får rätt uppgifter i rätt tid för att

• studiestöd ska kunna betalas ut i tid
• förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, till exempel efter ett avbrott.

Tillsammans kan vi göra studier möjligt!

Du rapporterar i Mina tjänster

CSN har en webbtjänst för skolor som heter Mina tjänster. Du som arbetar på en folkhögskola gör oftast all rapportering i Mina tjänster. Ett fåtal skolor gör en del av sin rapportering på papper, och resterande i Mina tjänster.

Mina tjänster består av två delar:

• Studietider och utbildningar
  Här rapporterar skolan in sina utbildningar och studietider, samt skol- och kontaktuppgifter. Det är viktigt att uppgifterna både är korrekta och rapporteras in i god tid. De studietider som skolan lägger in i Mina tjänster är de vi visar för studerande när de ansöker om studiemedel på Mina sidor.
  
• Studeranderapportering
  Här rapporterar skolan in uppgifter om studerande. Det kan vara den studerandes studietid och eventuella förändringar under studieperioden. De uppgifter som skolan rapporterar har betydelse för den studerandes rätt till studiestöd.
  

Behörighet till Mina tjänster

Alla som ska rapportera i Mina tjänster behöver ha en behörighet. Behörigheten är personlig och får inte lånas ut till någon annan. Det är därför viktigt att ni meddelar CSN om ni har personal som börjar eller slutar.

Du behöver en behörighet för att rapportera studietider och utbildningar och en behörighet för att rapportera uppgifter om studerande. Du kan ha behörighet till bara en av tjänsterna eller till båda.

När du loggar in i Mina tjänster kommer du se alla tjänster du har behörighet till i vänstermenyn. Om du har tillgång till både Studietider och utbildningar och Studeranderapportering kommer båda tjänsterna att synas där.

Här kan du läsa om hur du får behörighet till tjänsterna Studietider och utbildningar och Studeranderapportering.

Användarnamn och lösenord till Mina tjänster

När du har fått behörighet till Mina tjänster kommer du att få ett användarnamn och ett engångslösenord.

Användarnamnet får du i ett brev och engångslösenordet kommer några dagar senare i ett mejl. Första gången du loggar in i Mina tjänster måste du byta engångslösenordet till ett nytt lösenord som du skapar själv.

Handböcker folkhögskola

Rapportera den studerande på rätt nivå

En studerande har rätt till studiestöd för ett visst antal veckor per studienivå. För att CSN ska räkna av veckor på rätt sätt måste du meddela den nivå som den studerande läser på. Det gäller även om veckorna på den aktuella nivå är slut.

Om skolan rapporterar in den studerande på en nivå som hen inte läser kan det få konsekvenser för den studerande. Det kan till exempel leda till att den studerande får för lite eller för mycket pengar utbetalda och som hen måste betala tillbaka. Det kan också leda till att skolan anmäls för bidragsbrott.

Kontakta oss

Om något går fel eller om du får problem kan du ringa oss. För att du ska få rätt hjälp med en gång har vi olika kontaktvägar för olika typer av frågor. Här kan du se vilka frågor vi svarar på i partnertelefonen och i vilka fall du ska vända dig direkt till skolans kontaktperson på CSN.