Hoppa till innehåll

Folkhögskola – så rapporterar du uppgifter till CSN

Den här sidan vänder sig till dig som arbetar på folkhögskola och rapporterar uppgifter till CSN. Här hittar du information om Mina tjänster och vilken behörighet du behöver för att kunna rapportera. Du hittar även handböcker med rutiner för din rapportering.

Att rapportera till CSN

För att CSN ska kunna handlägga studiestödsärenden behöver vi uppgifter från skolan. Vilka uppgifter det gäller regleras i studiestödslagen och i lagen om studiestartsstöd. Där framgår det att skolan har skyldighet att lämna uppgifter om utbildning, studietid, studiernas omfattning, studieaktivitet och studieresultat. 

Viktigt med rätt uppgifter i rätt tid

De uppgifter som du skickar till CSN ligger till grund för den studerandes rätt till studiestöd. Vår inställning är att den som har rätt till studiestöd ska få det så snart som möjligt!

Vi har samtidigt, precis som andra myndigheter, ett uppdrag att minska bidragsbrott och felaktiga utbetalningar av våra välfärdspengar. Den som inte har rätt till studiestöd ska slippa att bli skuldsatt och få återkrav på de pengar hen inte hade rätt till.

Det är därför viktigt att vi får rätt uppgifter i rätt tid för att

  • studiestöd ska kunna betalas ut i tid
  • förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, till exempel efter ett avbrott.

Tillsammans kan vi göra studier möjligt!

Du rapporterar i Mina tjänster

CSN har en webbtjänst för skolor som heter Mina tjänster. Du som arbetar på en folkhögskola gör oftast all rapportering i Mina tjänster. Ett fåtal skolor gör en del av sin rapportering på papper, och resterande i Mina tjänster.

Mina tjänster består av två delar:

  • Studietider och utbildningar
    Här rapporterar skolan in sina utbildningar och studietider, samt skol- och kontaktuppgifter. Det är viktigt att uppgifterna både är korrekta och rapporteras in i god tid. De studietider som skolan lägger in i Mina tjänster är de vi visar för studerande när de ansöker om studiemedel på Mina sidor.
  • Studeranderapportering
    Här rapporterar skolan in uppgifter om studerande. Det kan vara den studerandes studietid och eventuella förändringar under studieperioden. De uppgifter som skolan rapporterar har betydelse för den studerandes rätt till studiestöd.

Behörighet till Mina tjänster

Alla som ska rapportera i Mina tjänster behöver ha en behörighet. Behörigheten är personlig och får inte lånas ut till någon annan. Det är därför viktigt att ni meddelar CSN om ni har personal som börjar eller slutar.

Du behöver en behörighet för att rapportera studietider och utbildningar och en behörighet för att rapportera uppgifter om studerande. Du kan ha behörighet till bara en av tjänsterna eller till båda.

När du loggar in i Mina tjänster kommer du se alla tjänster du har behörighet till i vänstermenyn. Om du har tillgång till både Studietider och utbildningar och Studeranderapportering kommer båda tjänsterna att synas där.

Här kan du läsa om hur du får behörighet till tjänsterna Studietider och utbildningar och Studeranderapportering.

Behörighet till studietider och utbildningar

Alla skolor har en behörighetsadministratör. Det är hen som sköter skolans behörigheter till studietider och utbildningar.

Behörighetsadministratören använder verktyget Identity Manager för att lägga till de personer som ska rapportera studietider och utbildningar.

Administrera behörigheter i Identity Manager

Användarhandbok för Identity manager Pdf, 1 MB.

Behörighet till studeranderapportering

Hur du får din behörighet till studeranderapportering beror på om din skola rapporterar via fil eller manuellt i Mina tjänster.

Folkhögskola som rapporterar via fil

Folkhögskolor som rapporterar via fil använder Identity Manager för att administrera behörigheterna till studeranderapportering.

Administrera behörigheter i Identity Manager

Folkhögskola som rapporterar manuellt i Mina tjänster

Folkhögskolor som rapporterar manuellt i Mina tjänster har en behörighetsansvarig. Det är hen som beställer nya behörigheter, meddelar förändringar och avanmäler behörigheter till studeranderapportering.

Den behörighetsansvarige beställer behörigheterna genom att skicka in blanketten "Beställning av behörigheter för studeranderapportering" till CSN. På den blanketten kan hen även ändra behörighetsansvarig. Hör av dig till CSN om du saknar din skolas blankett.

Användarnamn och lösenord till Mina tjänster

När du har fått behörighet till Mina tjänster kommer du att få ett användarnamn och ett engångslösenord.

Användarnamnet får du i ett brev och engångslösenordet kommer några dagar senare i ett mejl. Första gången du loggar in i Mina tjänster måste du byta engångslösenordet till ett nytt lösenord som du skapar själv.

Ändra ett engångslösenord till ett eget lösenord

Öppna mejlet som du har fått från CSN. Här finns ditt engångslösenord och en länk till CSN:s lösenordskiosk. I lösenordskiosken klickar du på Vill du ändra ditt lösenord?

Skriv in ditt användarnamn och ditt engångslösenord, klicka sedan på Fortsätt. Du får nu skapa ett nytt eget lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Ändra ett befintligt lösenord

Du kan när som helst ändra ditt lösenord till Mina tjänster i CSN:s lösenordskiosk. Vid inloggningen till Mina tjänster finns det en länk, Har du glömt eller vill ändra ditt lösenord? När du klickar på länken får du upp rutan för lösenordsbyte. Klicka på knappen Vill du ändra ditt lösenord?

Skriv in ditt användarnamn och ditt nuvarande lösenord, klicka på knappen Fortsätt. Du får nu skapa ett nytt lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Om du glömt bort ditt användarnamn eller lösenord

Har du glömt ditt lösenord eller fungerar det inte? Du kan när som helst beställa ett nytt i CSN:s lösenordskiosk.

Vid inloggningen till Mina tjänster finns det en länk, Har du glömt eller vill ändra ditt lösenord? När du klickar på länken får du upp rutan för lösenordsbyte. Klicka på knappen Har du glömt ditt lösenord eller fungerar det inte?

Du får nu beställa ett engångslösenord som skickas till din mejl.

Skriv in ditt användarnamn och klicka sedan på knappen Fortsätt. Öppna din mejl och skriv in den kod som står i mejlet i rutan Ange engångslösenord. Du får nu skapa ett nytt lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Om du har glömt ditt användarnamn ska du kontakta behörighetsadministratören på din skola.

Om ditt konto har blivit låst

Om du skriver in fel användarnamn eller lösenord mer än tre gånger blir det konto låst i 30 minuter. Efter 30 minuter kan du logga in med rätt användarnamn och lösenord. Om problemet kvarstår behöver du kontakta CSN.

Handböcker folkhögskola

Studietider och utbildningar

I handboken för studietider och utbildningar hittar du information om hur och när du ska rapportera uppgifter om studietider och utbildningar. Här finns också information om hur du lägger till och ändrar skol- och kontaktuppgifter.

Handbok för studietider och utbildningar

Studeranderapportering

I handböckerna för studeranderapportering hittar du information om hur och när du ska rapportera uppgifter om studerande. Välj den handbok som stämmer överens med ditt sätt att rapportera.

Handbok för studeranderapportering via fil

Handbok för studeranderapportering manuellt i Mina tjänster

Rapportera den studerande på rätt nivå

En studerande har rätt till studiestöd för ett visst antal veckor per studienivå. För att CSN ska räkna av veckor på rätt sätt måste du meddela den nivå som den studerande läser på. Det gäller även om veckorna på den aktuella nivå är slut.

Om skolan rapporterar in den studerande på en nivå som hen inte läser kan det få konsekvenser för den studerande. Det kan till exempel leda till att den studerande får för lite eller för mycket pengar utbetalda och som hen måste betala tillbaka. Det kan också leda till att skolan anmäls för bidragsbrott.

Kontakta oss

Om något går fel eller om du får problem kan du ringa oss. För att du ska få rätt hjälp med en gång har vi olika kontaktvägar för olika typer av frågor. Här kan du se vilka frågor vi svarar på i partnertelefonen och i vilka fall du ska vända dig direkt till skolans kontaktperson på CSN.

CSN:s partnertelefon

CSN:s partnertelefon (skoltelefon) svarar på frågor om:

  • studiestöd
  • studeranderapportering och uppgiftsskyldighet
  • stödmaterial på partnerssidorna

Om du däremot har frågor eller problem med ditt eget rapporteringssystem ska du ringa er egen support.

CSN:s partnertelefon, 0771 - 276 400, mån- fre kl. 9-12. Kom ihåg att du behöver din skolkod när du ringer. 

Skolans kontaktperson på CSN

Skolans kontaktperson svarar på frågor om:

  • behörighet för att rapportera
  • rapportering av studietider och utbildningar
  • att börja rapportera med fil

Du hittar kontaktuppgifter till skolans kontaktperson under Studietider och utbildningar i Mina tjänster. När du klickar på Kontakta CSN får du upp en lista på samtliga kontaktpersoner på CSN. De kontaktpersoner som är ansvariga för din skola är fetmarkerade.

Behöver folkhögskolan lämna studieresultat på pappersintyg?

När studieresultaten rapporteras elektroniskt till CSN så behöver vi inga andra uppgifter om resultaten.

De skolor som är med i folkhögskole-rutinen skickar sina omdömen på en fil i stället för på blanketten Redovisning av studieresultat (2406M). Skolorna ska skicka ett omdöme för varje halvår.

Det behövs ett Ja-omdöme från varje skola och utbildning som personen läst på under den senaste beviljningsperioden.

Hur gör vi på folkhögskola om vi fortfarande rapporterar delvis på papper?

Om din skola fortfarande delvis rapporterar på papper så finns det några saker som är viktigt att veta kring rapporteringen av uppgifter om den studerande:

Studerande med studiehjälp

Du rapporterar både nya elevuppgifter och ändringar i tjänsten Studeranderapportering i Mina tjänster.

Studerande med studiemedel

Studerande som har studiemedel ska lämna in blanketten "Redovisning av studieresultat".

De ska också lämna in blanketten "Studieförsäkran/skolans intygande" som de har fått i sitt beslut från CSN.

Avvikelser, exempelvis frånvaro och avbrott, ska du rapportera i tjänsten Studeranderapportering i Mina tjänster.

Hur anmäler jag kurser och utbildningar till folkhögskola?

De blanketter du behöver är:

Övriga särskilda kurser behöver inte prövas, utan placeras i A2. Dessa anmäler du när du lägger till en ny utbildning i tjänsten Studietider och utbildningar i Mina tjänster.

Översiktsbild av avdelningarna (pdf, nytt fönster)

Utbildningsgrupper

När du anmäler nya utbildningar till CSN kan du ge förslag på utbildningsgrupp. Om du inte lämnar något förslag, meddelar vi en utbildningsgrupp som du ska använda.

Det är viktigt att du registrerar den utbildningsgrupp vi kommit överens om. Om du använder en utbildningsgrupp som inte är registrerad i CSN:s utbildningsregister misstämmer antagningsuppgiften, och överföringen till CSN fungerar inte.

Tabell över utbildningsgrupper

Varför kan det bli deltidsstudier för en elev som läser fyra utbildningar på 25 procents takt parallellt?

Det kan bero på att start- och slutdatum inte är exakt lika för samtliga utbildningar som eleven sökt till. Det är viktigt att utbildningarna har samma studietid för att heltidsstudier ska kunna beviljas.

Kan folkhögskolan rapportera skolk (otillåten frånvaro) för äldre studerande med studiemedel?

Nej. Det finns inte otillåten frånvaro i regelverket för studiemedel.

Vad händer med studiemedlet vid skolk?

Om skolan rapporterar att eleven inte uppnått sitt studieresultat under den period eleven skolkat kan den studerandes rätt till studiemedel för nya studieperioder påverkas. Under pågående studietid påverkas inte studiemedlet av otillåten frånvaro.

Vad är skillnaden mellan frånvaro och skolk?

Skolk rapporteras endast för yngre elever med studiehjälp när en elev har ströfrånvaro. Frånvaro rapporteras om eleven är borta från studier på heltid. Det gäller både yngre och äldre elever.

Kan en elev med studiemedel rapporteras som deltidsstuderande?

Ja, om en elevs studieplan planeras till en lägre studietakt i samråd mellan skolan och eleven. En elev som har otillåten frånvaro kan inte anses som deltidsstuderande.

Hur och när ska jag rapportera frånvaro?

För studerande med studerande med studiehjälp (under 20 år)

Om den studerande är helt frånvarande under mer än 14 kalenderdagar i följd ska du rapportera Frånvaro börjar/ej studieaktiv (kod 31). Kod 31 ska alltid följas av ett händelsedatum som är lika med sista närvarodag. Om en måndag är första frånvarodag ska du rapportera söndagen innan som sista närvarodag.

För studerande med studiemedel

Om den studerande varit frånvarande i minst 7 dagar ska kod 31 rapporteras från första frånvarodagen. Kod 32 rapporteras då den studerande är åter i studier. Har den studerande en planerad frånvaroperiod kan start- och slutdatum rapporteras samtidigt.

Ska jag rapportera frånvaro under utredning av ett eventuellt avbrott?

Nej. Invänta din utredning och rapportera därefter antingen en frånvaroperiod med start och slutdatum (om eleven kommer åter i studier) alternativt ett avbrottsdatum.

Kan folkhögskolan rapportera in att eleven läser på grundskolenivå om studiemedelsveckorna är slut på gymnasienivå för en elev, alternativt omvänt?

Nej. Eleven ska rapporteras in på den nivån eleven studerar. Det är CSN som utreder om eleven har rätt till fler veckor på en studienivå.

Hur ska folkhögskolan utforma ett intyg för en elev som saknar studieresultat sedan tidigare och nu läst i kapp?

Intyget ska innehålla:

  • elevens namn
  • personnummer
  • utbildning
  • studietid
  • datum från när skolan bedömer att eleven fullföljt studierna i normal takt.

Kom i håg att intyget ska vara daterat, undertecknat och stämplat.

Intyget skickas till eleven alternativt direkt till CSN:s postservice, 751 76 Uppsala.

Jag har elever som läser Collegeåret, vad ska jag tänka på när jag rapporterar in studierna för dessa till CSN?

Studietiderna måste stämma överens mellan skolorna för att studieomfattningen ska kunna beräknas till heltid.
För att eleverna ska få sitt studiemedel utbetalt måste en studieförsäkran skrivas på av både eleven och skolorna. Blanketten skickas sedan till CSN.

Uppdaterad: 2022-12-07
Hjälpte den här sidan dig?