Handbok för studeranderapportering – Gymnasieskola
Den här sidan vänder sig till dig som rapporterar uppgifter om studerande. Här beskriver vi vilka uppgifter du ska rapportera, hur du skickar dem och när du ska skicka uppgifterna till oss.
Innehåll
- Vad är Studeranderapportering i Mina tjänster?
- Behörighet och inloggningsuppgifter
- Rapportera via fil eller manuellt
- Vilka uppgifter ska du rapportera?
- Hur du rapporterar ny studerande
- Hur du rapporterar ändringar
- Läs om olika händelser, till exempel avbrott och ogiltig frånvaro
- Om rapporten innehåller fel
- Återrapportering (klasslistor i PDF-format)
- Personuppgifter, till exempel tillfälliga personnummer
- Sjukdom, vård av barn och vård av närstående
- Studerande som avlidit
- Studerande i gymnasiesärskolan
- Kontakta oss
Vad är Studeranderapportering i Mina tjänster?
Studeranderapportering i Mina tjänster är CSN:s webbtjänst för att rapportera uppgifter om studerande. I tjänsten kan du bland annat rapportera in den studerandes studietid och förändringar under studietiden.
Behörighet och inloggningsuppgifter
Du behöver behörighet för att rapportera uppgifter om studerande till CSN. Behörigheten är personlig och får inte lånas ut till någon annan. När du har fått behörighet till Mina tjänster får du ett användarnamn och lösenord som du använder för att logga in.
Du kan läsa mer om behörighet och inloggningsuppgifter på sidan Rapporterar uppgifter till CSN.
Rapportera via fil eller manuellt
Du kan rapportera uppgifter om studerande genom att ladda upp en fil med uppgifter från ditt eget administrativa skolsystem eller registrera den studerandes uppgifter manuellt i Mina tjänster. Vilket alternativ som gäller för dig beror på vilket skolsystem din skola använder.
Skolor som kan skicka filer till CSN:
- Skolor som använder system som tillhandahålls av Stockholms utbildningsförvaltning (BER).
- Skolor som till exempel använder systemen ProCapita, Extens och SchoolSoft.
Skolor som inte kan skicka filer registrerar uppgifterna manuellt i Mina tjänster.
För dig som rapporterar via fil
När du rapporterar via fil lägger du in alla uppgifter i ditt eget skolsystem. Du skapar sedan en XML-fil i ditt system som du laddar upp i Mina tjänster. Både nyrapportering och ändringsrapportering kan ingå i en fil.
Varje gång du rapporterar något för en studerande ska du rapportera allt som hänt eller planeras hända under läsåret. Det är därför viktigt att du kontrollerar att alla händelser finns med innan du skickar filen till CSN.
Du ska skicka filer så snart du har registrerat förändringar för studerande i systemet. CSN läser in filerna efter kl. 17 varje vardag. Det innebär att om du skickar en fil till oss på söndagen och sedan en på måndagen, är det endast filen på måndagen som vi kommer att läsa in. Om du skickar två filer samma dag, tar vi bara emot den senast inskickade filen.
Vilka uppgifter ska du rapportera?
- I början av läsåret ska du rapportera in alla studerande i gymnasieskolan, men tidigast läsårets första dag. För att vi ska hinna betala ut det första bidraget i slutet av september behöver vi den här uppgiften senast i mitten av september. Om en studerande börjar senare ska hen rapporteras till CSN så snart som möjligt.
- Den första rapporten kan sedan kompletteras med olika ändringar (händelser) som inträffar under läsåret, till exempel ogiltig frånvaro eller avbrott. Varje gång du rapporterar något för en studerande ska du rapportera allt som hänt eller planeras hända under läsåret. Du ska alltså ge hela bilden för den studerande vid varje rapporteringstillfälle.
Tänk på det här när du rapporterar
- En studerande som har studiehjälp och som går på ett introduktionsprogram i gymnasieskolan, men som har sin utbildning förlagd till en folkhögskola eller komvux, ska rapporteras av gymnasieskolan. Om både folkhögskolan och gymnasieskolan rapporterar antagning till CSN, skapas ett utredningsärende på CSN. Då kan det dröja innan den studerande får sina pengar.
Hur du rapporterar ny studerande
Här kan du se hur du registrerar en ny studerande manuellt i Mina tjänster och läsa om de uppgifter vi behöver när du registrerar en ny studerande. Vi behöver samma uppgifter om den studerande oavsett om du rapporterar via fil eller manuellt.
Hur du rapporterar ändringar
Du ska rapportera in när något ändras i den studerandes studier. Det gör du genom att skicka en händelse med den ändrade uppgiften.
Det är viktigt att vi får uppgifterna så snart som möjligt för att
- studiestöd ska kunna betalas ut i tid
- förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, exempelvis efter ett avbrott.
Här kan du se hur du ändrar person- eller studieuppgifter och hur du lägger till, ändrar och tar bort händelser i Mina tjänster. Om du rapporterar via fil skickar du in en fil med den ändrade uppgiften. Längre ner kan du läsa om de olika händelserna.
Läs om olika händelser, till exempel avbrott och ogiltig frånvaro
Här kan du läsa om de olika händelser (ändringar) som du kan rapportera in för en studerande.
Tänk på att vissa händelser bara ska rapporteras om den studerande har studiehjälp, inte studiemedel. En studerande kan få studiehjälp till och med första halvåret det år hen fyller 20 år. Det finns mer information under de händelser som det gäller.
Om rapporten innehåller fel
Om rapporten innehåller fel kommer du att få ett felmeddelande. Du måste då rätta felet och skicka in uppgifterna på nytt.
Återrapportering (klasslistor i PDF-format)
Under menyvalet Återrapportering i Mina tjänster finns en lista med alla studerande. Listan öppnas upp i ett pdf-dokument som du kan skriva ut. Den uppdateras vanligtvis en gång i veckan. I dokumentet visas skolans alla studerande som studerar under innevarande läsår.
I kolumnen Elevstatus finns uppgift om händelser som skolan rapporterat in. Händelsen visas så länge den pågår, det vill säga från start- till eventuellt slutdatum. Det är bara en händelse som kan visas, så om du har rapporterat flera händelser för en studerande visas bara den sista.
I kolumnen Personstatus kan Skyddade uppgifter och Ej verifierad anges. Skyddade uppgifter innebär att den studerande har skyddade personuppgifter. Ej verifierad innebär att personuppgifterna inte har kontrollerats mot folkbokföringen.
Personuppgifter, till exempel tillfälliga personnummer
Sjukdom, vård av barn och vård av närstående
Studerande som avlidit
Om en studerande avlider ska du inte rapportera något till CSN. Vi får den uppgiften från Skatteverket inom några dagar och hanterar då den studerandes ärende.
Om skolan till exempel rapporterar in ett studieavbrott, skickar CSN automatiskt ut ett brev om avbrottet till den studerande eller vårdnadshavaren. Det vill vi undvika när det handlar om en studerande som avlidit.
Studerande i gymnasiesärskolan
Du ska vanligtvis inte rapportera in en studerande som läser på en gymnasiesärskola (anpassad gymnasieskola) eller särskolestuderande som är integrerade i en gymnasieklass eftersom dessa får förlängt barnbidrag av Försäkringskassan.
Studerande på fristående gymnasiesärskola kan däremot få inackorderingstillägg från CSN. Så om den studerande ska söka inackorderingstillägg ska hen rapporteras till CSN.