Hoppa till innehåll

Handbok för studeranderapportering – Gymnasieskola

Den här sidan vänder sig till dig som rapporterar uppgifter om studerande. Här beskriver vi vilka uppgifter du ska rapportera, hur du skickar dem och när du ska skicka uppgifterna till oss.

Vad är Studeranderapportering i Mina tjänster?

Studeranderapportering i Mina tjänster är CSN:s webbtjänst för att rapportera uppgifter om studerande. I tjänsten kan du bland annat rapportera in den studerandes studietid och förändringar under studietiden.

Behörighet och inloggningsuppgifter

Du behöver behörighet för att rapportera uppgifter om studerande till CSN. Behörigheten är personlig och får inte lånas ut till någon annan. När du har fått behörighet till Mina tjänster får du ett användarnamn och lösenord som du använder för att logga in.

Du kan läsa mer om behörighet och inloggningsuppgifter på sidan Rapporterar uppgifter till CSN.

Mer om behörigheter och inloggningsuppgifter

Rapportera via fil eller manuellt

Du kan rapportera uppgifter om studerande genom att ladda upp en fil med uppgifter från ditt eget administrativa skolsystem eller registrera den studerandes uppgifter manuellt i Mina tjänster. Vilket alternativ som gäller för dig beror på vilket skolsystem din skola använder.

Skolor som kan skicka filer till CSN:

  • Skolor som använder system som tillhandahålls av Stockholms utbildningsförvaltning (BER).
  • Skolor som till exempel använder systemen ProCapita, Extens och SchoolSoft.

Skolor som inte kan skicka filer registrerar uppgifterna manuellt i Mina tjänster.

För dig som rapporterar via fil

När du rapporterar via fil lägger du in alla uppgifter i ditt eget skolsystem. Du skapar sedan en XML-fil i ditt system som du laddar upp i Mina tjänster. Både nyrapportering och ändringsrapportering kan ingå i en fil.

Varje gång du rapporterar något för en studerande ska du rapportera allt som hänt eller planeras hända under läsåret. Det är därför viktigt att du kontrollerar att alla händelser finns med innan du skickar filen till CSN.

Du ska skicka filer så snart du har registrerat förändringar för studerande i systemet. CSN läser in filerna efter kl. 17 varje vardag. Det innebär att om du skickar en fil till oss på söndagen och sedan en på måndagen, är det endast filen på måndagen som vi kommer att läsa in. Om du skickar två filer samma dag, tar vi bara emot den senast inskickade filen.

Så laddar du upp en fil i Mina tjänster

Om du vill skicka in uppgifter via fil loggar du in i Mina tjänster, väljer Studeranderapportering och sedan Skicka egen fil med elevrapport. Du klickar sedan på knappen Välj fil och väljer den XML-fil som du vill skicka. Du klickar sedan på knappen Skicka fil. Vid hög belastning kan vissa svarstider uppstå, då öppnas ett fönster med texten Bearbetning pågår. När du skickat filen kan följande alternativ inträffa

  1. Filen godkänns. Du får upp en sida med kvittens. En enkel summering läggs upp som en rad på sidan Historik.
  2. Filen godkänns inte. Du får upp ett felmeddelande som beskriver vad som inte godkänts. Det här felmeddelandet blir också tillgängligt på sidan Historik. De uppgifter som inte godkänts måste rättas i ditt eget skolsystem och sedan skickas in via en ny fil.
Testa om filen fungerar

Här kan du testa om filen fungerar.

Du kan rapportera vissa uppgifter manuellt i Mina tjänster

Även om du vanligtvis rapporterar via fil kan du välja att registrera uppgifter manuellt i Mina tjänster. Många skolor väljer till exempel att rapportera studerande med skyddade personuppgifter manuellt eftersom de inte vill ha den studerandes uppgifter i sitt skolsystem.

Det finns också skolor som väljer att skicka den första rapporten med studerande via fil och sedan rapportera in ändringar manuellt i Mina tjänster.

Vi rekommenderar att du väljer ett sätt att rapportera så långt det är möjligt. Om du skickar filer ibland och rapporterar manuellt ibland är risken stor att uppgifter försvinner.

Vilka uppgifter ska du rapportera?

  • I början av läsåret ska du rapportera in alla studerande i gymnasieskolan, men tidigast läsårets första dag. För att vi ska hinna betala ut det första bidraget i slutet av september behöver vi den här uppgiften senast i mitten av september. Om en studerande börjar senare ska hen rapporteras till CSN så snart som möjligt.
  • Den första rapporten kan sedan kompletteras med olika ändringar (händelser) som inträffar under läsåret, till exempel ogiltig frånvaro eller avbrott. Varje gång du rapporterar något för en studerande ska du rapportera allt som hänt eller planeras hända under läsåret. Du ska alltså ge hela bilden för den studerande vid varje rapporteringstillfälle.

Tänk på det här när du rapporterar

  • En studerande som har studiehjälp och som går på ett introduktionsprogram i gymnasieskolan, men som har sin utbildning förlagd till en folkhögskola eller komvux, ska rapporteras av gymnasieskolan. Om både folkhögskolan och gymnasieskolan rapporterar antagning till CSN, skapas ett utredningsärende på CSN. Då kan det dröja innan den studerande får sina pengar.

Hur du rapporterar ny studerande

Här kan du se hur du registrerar en ny studerande manuellt i Mina tjänster och läsa om de uppgifter vi behöver när du registrerar en ny studerande. Vi behöver samma uppgifter om den studerande oavsett om du rapporterar via fil eller manuellt.

Personnummer

Här fyller du i den studerandes personnummer eller samordningsnummer. Tänk på att studerande med skyddade personuppgifter också ska rapporteras med sitt riktiga personnummer.

Om den studerande har ett tillfälligt personnummer registerar ni hen med bara namn.

Studietid och jullov

Här fyller du i start- och slutdatum för läsåret samt jullov.

Det är uppehållet mellan höst- och vårtermin som ska registreras som jullov. Studietid och jullov får inte överlappa varandra. Jullovet ska starta dagen efter höstterminens slut och sluta dagen innan vårterminens början. Om höstterminen slutar en fredag ska jullovet börja från lördag.

Om du är osäker på skolans studietider kan du gå in och se studietider för respektive termin under Studietider och utbildningar i Mina tjänster.

Exempel:

  • Hösttermin 22 augusti – 22 december
  • Vårtermin 9 januari – 15 juni

Enligt exemplet ovan blir rapporteringen för den studerande så här:

  • Studietid 220822 – 230615
  • Jullov 221223 – 230108
Skolenhetskod

Här fyller du i skolans skolenhetskod. Det är en 8-siffrig kod som skolan får från Skolverket. Blanda inte ihop den med skolans 4-siffriga skolkod som ni får från CSN.

Omfattning

Här fyller du i den studerandes omfattning. Det kan vara 100, 75 , 50 eller 20 procent av heltid.

Årskurs

Här fyller du i vilken årskurs den studerande läser.

Klass

Här fyller du vilken klass den studerande går i. Du behöver inte fylla i den här uppgiften om skolan inte delat in sina studerande i klasser.

Studieväg

Här fyller du i vilken studieväg den studerande läser.

Aktivitetsstöd

Här väljer du i Ja om den studerande har aktivitetsstöd från Försäkringskassan.

Utbytesstudent

Här väljer du Ja om den studerande är utbytesstudent.

Hur du rapporterar ändringar

Du ska rapportera in när något ändras i den studerandes studier. Det gör du genom att skicka en händelse med den ändrade uppgiften.

Det är viktigt att vi får uppgifterna så snart som möjligt för att

  • studiestöd ska kunna betalas ut i tid
  • förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, exempelvis efter ett avbrott.

Här kan du se hur du ändrar person- eller studieuppgifter och hur du lägger till, ändrar och tar bort händelser i Mina tjänster. Om du rapporterar via fil skickar du in en fil med den ändrade uppgiften. Längre ner kan du läsa om de olika händelserna.

Så ändrar du person- eller studieuppgifter för en studerande i Mina tjänster

Du kan ändra person- eller studieuppgifter för en studerande som du redan har rapporterat till CSN. Här kan du se hur du gör.

Så lägger du till, ändrar eller tar bort en händelse i Mina tjänster

Läs om olika händelser, till exempel avbrott och ogiltig frånvaro

Här kan du läsa om de olika händelser (ändringar) som du kan rapportera in för en studerande.

Tänk på att vissa händelser bara ska rapporteras om den studerande har studiehjälp, inte studiemedel. En studerande kan få studiehjälp till och med första halvåret det år hen fyller 20 år. Det finns mer information under de händelser som det gäller.

Frånvaro/ej studieaktiv (kod 31)

Studerande med studiehjälp och lärlingsersättning (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Händelsen Frånvaro/ej studieaktiv ska du använda om den studerande är helt frånvarande från sina studier under minst 15 kalenderdagar i följd.

Händelsen används också om den studerande har hela sammanhängande dagar med ogiltig frånvaro som skolan inte godkänt, oavsett antal dagar, till exempel vid semesterresor.

Du ska inte rapportera Frånvaro/ej studieaktiv om den studerande är sjuk, frånvarande på grund av vård av barn eller tillfällig vård av närstående, ledighet i samband med att hens barn under 18 år avlidit eller om den studerande är ledig och skolan beviljat ledigheten.

Om den studerande har både ströfrånvaro och sammanhängde frånvaro vissa perioder ska det rapporteras med händelsen skolk (kod 51).

  • Som startdatum ska du skriva den första dagen i perioden då den studerande varit frånvarande/ej studieaktiv.
  • Som slutdatum ska du skriva den sista frånvarodagen om den är känd.
  • Om den studerande är frånvarande/ej studieaktiv flera perioder, måste alla perioder utom den sista innehålla slutdatum.
  • Perioder då du rapporterat frånvaro/ej studieaktiv får inte överlappa varandra.
  • Om något blir fel i rapporten ska du ändra eller ta bort den händelse som du redan skickat in.

Studerande med studiemedel (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska inte rapportera Frånvaro/ej studieaktiv för studerande med studiemedel.

Planerat uppehåll (kod 33)

Händelsen Planerat uppehåll ska du använda för den tid då inga studier är planerade. Ett exempel är när skolan har ett treterminssystem.

  • Som startdatum ska du skriva den första dagen i uppehållet och som slutdatum den sista. Det får endast finnas start- och slutdatum.
  • Perioder med uppehåll under en utbildning får inte överlappa varandra.
  • Om något blir fel i rapporten ska du ändra eller ta bort den händelse som du redan skickat in.
Ändrad omfattning (kod 41)

Händelsen Ändrad omfattning ska du använda om den studerande läser med olika omfattning under olika delar av läsåret. Omfattningen kan vara 100, 75, 50 eller 20 procent av heltid.

Händelsen ska innehålla startdatum, omfattning och eventuellt slutdatum.

  • När den studerande börjar läsa deltid ska du rapportera Ändrad omfattning med startdatum för omfattningsförändringen.
  • När den studerande läser på heltid igen ska du rapportera in ett slutdatum för omfattningsförändringen.
  • Både start- och slutdatum kan du rapportera samtidigt om de är kända av skolan vid rapporteringstillfället.

För studerande med studiemedel (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

För studerande med studiemedel ska du även meddela ändrad omfattning om hen läser på heltid och sen blir sjukskriven på deltid. Då ska du meddela den nya studieomfattningen.

Skolk (kod 51)

Studerande med studiehjälp och lärlingsersättning (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Händelsen Skolk ska du använda om den studerande har ogiltig frånvaro.

Du ska rapportera när den ogiltiga frånvaron är mer än några enstaka timmar under en månad (30 dagar) och sker vid upprepade tillfällen. För en studerande med omfattande ogiltig frånvaro kan i undantagsfall tiden mellan första skolkdag och rapporteringsdag vara kortare än 30 dagar. Då måste det vara klarlagt att frånvaron uppgår till minst fyra timmar, fördelat på flera tillfällen. Rapporter där det har gått kortare tid än 15 dagar kommer inte att kunna tas emot av CSN.

Du rapporterar ogiltig frånvaro genom att rapportera in ett startdatum. När den studerande är tillbaka i stabila heltidsstudier ändrar du händelsen och registrerar ett slutdatum. Start- och slutdatum kan lämnas vid första rapporteringstillfället om den studerande haft ogiltig frånvaro under en begränsad period. Den studerande måste då vara tillbaka i stabila heltidsstudier när du rapporterar frånvaron till CSN.

  • Du ska rapportera ogiltig frånvaro löpande under läsåret, men inte för studerande som har tillfälliga personnummer.
  • En frånvaroperiod måste alltid börja med en dag då den studerande har ogiltig frånvaro. Perioden kan därför inte börja med en helg eller ett lov.
  • Rapportera bara perioder med ogiltig frånvaro om den studerande är tillbaka i heltidsstudier när du rapporterar in den ogiltiga frånvaron till CSN. Om du rapporterar många perioder med ogiltig frånvaro kan det få stora konsekvenser för den studerande och hens vårdnadshavare.
  • En rapport om ogiltig frånvaro måste kompletteras med ett frånvarounderlag, som visar frånvaron från första skolkdag fram till den dag du skickar in underlaget (minst 30 dagar).
  • Du kan ta bort en rapport om ogiltig frånvaro om skolan gör en ny bedömning för den studerande. Du behöver inte kontakta CSN innan.

Du kan läsa mer om ogiltig frånvaro och frånvarounderlag på sidan Rapporterar uppgifter till CSN.

Studerande med studiemedel (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska inte rapportera ogiltig frånvaro (skolk) för studerande med studiemedel. Det beror på att det inte finns ogiltig frånvaro i regelverket för studiemedel.

Avbrott (kod 61)

Händelsen Avbrott ska du använda när den studerande avbrutit sina studier vid skolan.

Händelsen ska inte användas om den studerande har avlidit. Den uppgiften får CSN direkt från Skatteverket.

  • Bara startdatum får registreras. Som startdatum ska du skriva den första dagen när den studerande inte längre studerar.
  • Händelsen Avbrott får inte följas av en annan händelse. Ett undantag är vid jullov.
  • Om den studerande återupptar studierna på skolan under samma läsår, måste du ta händelsen Avbrott och istället rapportera in händelsen Frånvaro/ej studieaktiv (kod 31) för den tid som den studerande inte har studerat.
  • Om något blir fel i rapporten kan du inte välja händelsen Avbrott igen. Du ska istället ändra den händelse som du redan skickat in.
Byte av studieväg, årskurs eller klass (kod 62)

Händelsen Byte av studieväg, årskurs eller klass ska du använda när den studerande byter studieväg, årskurs eller klass.

  • Som startdatum ska du skriva den första närvarodagen i den nya studievägen, årskursen eller klassen.
  • Bara startdatum får registreras.
  • Om ett studievägsbyte innebär ändrat start- eller slutdatum för den studerandes studier vid skolan, ska du ändra detta under Studietid/er (kod 01) för läsåret.
  • Om något blir fel i rapporten ska du ändra den händelse som du redan skickat in.
Byte av skola (kod 63)

Händelsen Byte av skola ska du använda när den studerande avbrutit sina studier vid skolan och tänker börja på en annan skola inom en nära framtid.

  • Bara startdatum får registreras. Som startdatum ska du skriva den första dagen när den studerande inte längre studerar vid skolan.
  • Händelsen Byte av skola får inte följas av en annan händelse. Ett undantag är vid jullov.
  • Om den studerande återupptar studierna på skolan under samma läsår, måste du ta bort skolbytet och istället rapportera in händelsen Frånvaro/ej studieaktiv (kod 31) för den tid som den studerande inte studerat vid skolan.
  • Om något blir fel i rapporten kan du inte välja händelsen Byte av skola igen. Du ska istället ändra den händelse som du redan skickat in.
Ej påbörjat studierna (kod 81)

Händelsen Ej påbörjat studierna ska du använda om du rapporterat att en studerande börjat studera under läsåret, men det senare visar sig att hen inte gjort det.

  • Händelsen skickas alltid ensam.
  • Om den studerande börjar studera igen efter att skolan meddelat att hen inte studerar, ska du skicka in en ny uppgift om studietid/er för läsåret utan händelsen Ej påbörjat studierna.

Om rapporten innehåller fel

Om rapporten innehåller fel kommer du att få ett felmeddelande. Du måste då rätta felet och skicka in uppgifterna på nytt.

Återrapportering (klasslistor i PDF-format)

Under menyvalet Återrapportering i Mina tjänster finns en lista med alla studerande. Listan öppnas upp i ett pdf-dokument som du kan skriva ut. Den uppdateras vanligtvis en gång i veckan. I dokumentet visas skolans alla studerande som studerar under innevarande läsår.

I kolumnen Elevstatus finns uppgift om händelser som skolan rapporterat in. Händelsen visas så länge den pågår, det vill säga från start- till eventuellt slutdatum. Det är bara en händelse som kan visas, så om du har rapporterat flera händelser för en studerande visas bara den sista.

I kolumnen Personstatus kan Skyddade uppgifter och Ej verifierad anges. Skyddade uppgifter innebär att den studerande har skyddade personuppgifter. Ej verifierad innebär att personuppgifterna inte har kontrollerats mot folkbokföringen.

Personuppgifter, till exempel tillfälliga personnummer

Tillfälliga personnummer

Du ska rapportera studerande med tillfälliga personnummer på samma sätt som studerande med vanliga personnummer, förutom när det gäller ogiltig frånvaro.

CSN gör ingen prövning av rätten till studiestöd för studerande med tillfälliga personnummer. Dessa personer rapporteras i första hand för att CSN ska kunna ge en fullständig rapport över studerande på gymnasiet till SCB och Skolverket.

Tillfälliga personnummer registreras så här:

  • födelsedatumet i position 1–6
  • TF i position 7–8
  • ett valfritt löpnummer i position 10
  • namn

Så här gör du när den studerande får ett fullständigt personnummer

När den studerande får ett fullständigt personnummer behöver du inte kontakta oss. Du ska istället skicka in nya uppgifter.

Börja med att rapportera in Ej påbörjade studier (kod 81) på det tillfälliga personnumret. Det är bara i den här situationen som den händelsen har en annan betydelse.

Rapportera sen in den studerande på nytt, den här gången med det fullständiga personnumret. Du ska rapportera in den tid som den studerande har bedrivit studier och om det finns andra händelser att rapportera, till exempel ogiltig frånvaro. När rapporten kommer in prövar CSN om den studerande har rätt till studiestöd.

Samordningsnummer

Skatteverket kan tilldela en person ett samordningsnummer. Studerande med samordningsnummer ska rapporteras på samma sätt som studerande med vanliga personnummer. Mina tjänster klarar av att verifiera samordningsnummer.

När den studerande registreras hos CSN behandlas hen på samma sätt som en studerande med personnummer.

Skyddade personuppgifter

Du ska rapportera studerande med skyddade personuppgifter (sekretess) med deras riktiga personnummer. Om du rapporterar in dem med tillfälliga personnummer, gör CSN ingen prövning av deras rätt till studiestöd. Studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet på CSN.

Om du redan har rapporterat in en studerande med skyddade personuppgifter med ett tillfälligt personnummer behöver du inte kontakta oss för att rätta uppgiften. För att den studerande ska få sina utbetalningar ska du istället rapportera den studerande på nytt, med rätt personnummer.

Skolor som vanligtvis skickar fil till CSN men som inte vill att de skyddade personuppgifterna i sitt eget skolsystem, kan registrera dem manuellt i Mina tjänster i stället.

Sjukdom, vård av barn och vård av närstående

Studerande med studiehjälp och lärlingsersättning (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk.

Studerande som är inskrivna vid skolan men som inte kan studera alls eller bara studera delvis på grund av sjukdom, får behålla studiehjälpen och lärlingsersättningen så länge hen är sjuk under studietiden. Om den studerande blir frisk före terminens slut men då avbryter sina studier, har hen rätt till studiehjälp och lärlingsersättning fram till studieavbrottet.

Om den studerande är frånvarande på grund av sjukdom, ska hen kunna styrka sjukdomen med ett läkarintyg. Detta gäller både vid längre sjukdom och vid upprepad frånvaro.

Studerande med studiemedel (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk, hemma för vård av barn eller hemma för vård av närstående på heltid. Den studerande anmäler själv egen sjukdom till Försäkringskassan och vård av barn eller vård av närstående till CSN.

Om den studerande blir sjukskriven på deltid

Om den studerande studerar på heltid och sen blir sjukskriven på deltid, ska du meddela den nya omfattningen. Detta innebär att den studerande bara får ersättning för den nya studieomfattningen, inte för den del hen är sjukskriven.

Om den studerande är frånvarande vid studiestarten

Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller vårdar närstående vid studiestarten ska du inte skriva under studieförsäkran förrän sjukdomsperioden är över och den studerande startar terminen.

Studerande som avlidit

Om en studerande avlider ska du inte rapportera något till CSN. Vi får den uppgiften från Skatteverket inom några dagar och hanterar då den studerandes ärende.

Om skolan till exempel rapporterar in ett studieavbrott, skickar CSN automatiskt ut ett brev om avbrottet till den studerande eller vårdnadshavaren. Det vill vi undvika när det handlar om en studerande som avlidit.

Studerande i gymnasiesärskolan

Du ska vanligtvis inte rapportera in en studerande som läser på en gymnasiesärskola (anpassad gymnasieskola) eller särskolestuderande som är integrerade i en gymnasieklass eftersom dessa får förlängt barnbidrag av Försäkringskassan.

Studerande på fristående gymnasiesärskola kan däremot få inackorderingstillägg från CSN. Så om den studerande ska söka inackorderingstillägg ska hen rapporteras till CSN.

Kontakta oss

Om du har frågor eller får problem är du välkommen att ringa oss.

Kontakta oss

Uppdaterad: 2022-12-21
Hjälpte den här sidan dig?