Hoppa till innehåll

Gymnasieskola – så rapporterar du uppgifter till CSN

Den här sidan vänder sig till dig som arbetar på gymnasiet och rapporterar uppgifter till CSN. Här hittar du information om Mina tjänster och vilken behörighet du behöver för att kunna rapportera. Du hittar även handböcker med rutiner för din rapportering.

Att rapportera till CSN

För att CSN ska kunna handlägga studiestödsärenden behöver vi uppgifter från skolan. Vilka uppgifter det gäller regleras i studiestödslagen och i lagen om studiestartsstöd. Där framgår det att skolan har skyldighet att lämna uppgifter om utbildning, studietid, studiernas omfattning, studieaktivitet och studieresultat. 

Viktigt med rätt uppgifter i rätt tid

De uppgifter som du skickar till CSN ligger till grund för den studerandes rätt till studiestöd. Vår inställning är att den som har rätt till studiestöd ska få det så snart som möjligt!

Vi har samtidigt, precis som andra myndigheter, ett uppdrag att minska bidragsbrott och felaktiga utbetalningar av våra välfärdspengar. Den som inte har rätt till studiestöd ska slippa att bli skuldsatt och få återkrav på de pengar hen inte hade rätt till.

Det är därför viktigt att vi får rätt uppgifter i rätt tid för att

  • studiestöd ska kunna betalas ut i tid
  • förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, till exempel efter ett avbrott.

Tillsammans kan vi göra studier möjligt!

Du rapporterar i Mina tjänster

CSN har en webbtjänst för skolor som heter Mina tjänster.

Mina tjänster består av två delar:

  • Studietider och utbildningar
    Här rapporterar skolan in sina utbildningar och studietider, samt skol- och kontaktuppgifter. Det är viktigt att uppgifterna både är korrekta och rapporteras in i god tid. De studietider som skolan lägger in i Mina tjänster är de vi visar för studerande när de ansöker om studiemedel på Mina sidor.
  • Studeranderapportering
    Här rapporterar skolan in uppgifter om studerande. Det kan vara den studerandes studietid och eventuella förändringar under studieperioden. De uppgifter som skolan rapporterar har betydelse för den studerandes rätt till studiestöd.

Behörighet till Mina tjänster

Alla som ska rapportera i Mina tjänster behöver ha en behörighet. Behörigheten är personlig och får inte lånas ut till någon annan. Det är därför viktigt att ni meddelar CSN om ni har personal som börjar eller slutar.

Du behöver en behörighet för att rapportera studietider och utbildningar och en behörighet för att rapportera uppgifter om studerande. Du kan ha behörighet till bara en av tjänsterna eller till båda.

När du loggar in i Mina tjänster kommer du se alla tjänster du har behörighet till i vänstermenyn. Om du har tillgång till både Studietider och utbildningar och Studeranderapportering kommer båda tjänsterna att synas där.

Här kan du läsa om hur du får behörighet till tjänsterna Studietider och utbildningar och Studeranderapportering.

Behörighet till studietider och utbildningar

Alla skolor har en behörighetsadministratör. Det är hen som sköter skolans behörigheter till studietider och utbildningar.

Behörighetsadministratören använder verktyget Identity Manager för att lägga till de personer som ska rapportera studietider och utbildningar.

Administrera behörigheter i Identity Manager

Användarhandbok för Identity manager Pdf, 1 MB.

Behörighet till studeranderapportering

Alla gymnasieskolor har en behörighetsansvarig. Det är hen som beställer nya behörigheter, meddelar förändringar och avanmäler behörigheter till studeranderapportering.

Den behörighetsansvarige beställer behörigheterna genom att skicka in blanketten "Beställning av behörigheter för studeranderapportering" till CSN. På den blanketten kan hen även ändra behörighetsansvarig. Hör av dig till CSN om du saknar din skolas blankett.

Användarnamn och lösenord till Mina tjänster

När du har fått behörighet till Mina tjänster kommer du att få ett användarnamn och ett engångslösenord.

Användarnamnet får du i ett brev och engångslösenordet kommer några dagar senare i ett mejl. Första gången du loggar in i Mina tjänster måste du byta engångslösenordet till ett nytt lösenord som du skapar själv.

Ändra ett engångslösenord till ett eget lösenord

Öppna mejlet som du har fått från CSN. Här finns ditt engångslösenord och en länk till CSN:s lösenordskiosk. I lösenordskiosken klickar du på Vill du ändra ditt lösenord?

Skriv in ditt användarnamn och ditt engångslösenord, klicka sedan på Fortsätt. Du får nu skapa ett nytt eget lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Ändra ett befintligt lösenord

Du kan när som helst ändra ditt lösenord till Mina tjänster i CSN:s lösenordskiosk. Vid inloggningen till Mina tjänster finns det en länk, Har du glömt eller vill ändra ditt lösenord? När du klickar på länken får du upp rutan för lösenordsbyte. Klicka på knappen Vill du ändra ditt lösenord?

Skriv in ditt användarnamn och ditt nuvarande lösenord, klicka på knappen Fortsätt. Du får nu skapa ett nytt lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Om du glömt bort ditt användarnamn eller lösenord

Har du glömt ditt lösenord eller fungerar det inte? Du kan när som helst beställa ett nytt i CSN:s lösenordskiosk.

Vid inloggningen till Mina tjänster finns det en länk, Har du glömt eller vill ändra ditt lösenord? När du klickar på länken får du upp rutan för lösenordsbyte. Klicka på knappen Har du glömt ditt lösenord eller fungerar det inte?

Du får nu beställa ett engångslösenord som skickas till din mejl.

Skriv in ditt användarnamn och klicka sedan på knappen Fortsätt. Öppna din mejl och skriv in den kod som står i mejlet i rutan Ange engångslösenord. Du får nu skapa ett nytt lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Om du har glömt ditt användarnamn ska du kontakta behörighetsadministratören på din skola.

Om ditt konto har blivit låst

Om du skriver in fel användarnamn eller lösenord mer än tre gånger blir det konto låst i 30 minuter. Efter 30 minuter kan du logga in med rätt användarnamn och lösenord. Om problemet kvarstår behöver du kontakta CSN.

Handböcker gymnasieskola

Studietider och utbildningar

I handboken för studietider och utbildningar hittar du information om hur och när du ska rapportera uppgifter om studietider och utbildningar. Här finns också information om hur du lägger till och ändrar skol- och kontaktuppgifter.

Handbok för studietider och utbildningar

Studeranderapportering

I handboken för studeranderapportering hittar du information om hur och när du ska rapportera uppgifter om studerande.

Handbok för studeranderapportering

Webbinarium om rapportering

CSN anordnar med jämna mellanrum webbinarium om rapportering. Klicka på det ämne du är intresserad av för att se inspelningen av webbinariet.

Behörigheter och rapportering, grundläggande webbinarium

Webbinariet hölls i september 2021.

Ladda ner bildspelet Pdf, 1 MB. (Pdf, 1 MB)

Om rapportering av ogiltig frånvaro

I februari 2021 höll CSN ett webbinarium om studiebidrag och skolkrapportering. Här kan du se en inspelad version av webbinaret.

Detta tas upp i filmen men har ändrats sedan filmen spelades in

  • Under pandemin hade skolorna möjlighet att mejla in frånvarounderlag till CSN. Den möjligheten finns inte kvar längre.
  • CSN kan nu arkivera och se frånvarounderlagen i färg.
Ekonomiska konsekvenser av skolk

I april 2021 höll CSN och Kronofogden ett webbinar om ekonomiska konsekvenser av skolk med en fördjupad del om återkrav.

Information om ogiltig frånvaro (skolk)

För att den studerande ska ha rätt till studiehjälp och lärlingsersättning måste hen studera på heltid. Om en studerande har ogiltig frånvaro anses hen inte studera på heltid och då kan bidragen från CSN dras in.

Tänk på!

När studiebidraget stoppas kan även bidrag från andra myndigheter påverkas, till exempel familjens bostadsbidrag och flerbarnstillägg från Försäkringskassan.

Vad räknas som ogiltig frånvaro?

Det är i första hand skolan som avgör vad som är ogiltig frånvaro. Det kan till exempel vara sena ankomster, att den studerande inte kommer på lektioner eller att hen lämnar lektionen för tidigt. Det kan också vara anmäld frånvaro som skolan inte har godkänt.

När ska jag rapportera ogiltig frånvaro?

Du ska rapportera till CSN när den ogiltiga frånvaron är mer än några enstaka timmar under en månad (30 dagar) och sker vid upprepade tillfällen. Enligt nuvarande praxis är gränsen fyra timmar eller mer. Gränsen är satt utifrån beslut från Överklagandenämnden för studiestöd (ÖKS).

För en studerande med omfattande ogiltig frånvaro kan i undantagsfall tiden mellan första skolkdag och rapporteringsdag vara kortare än 30 dagar. Då måste det vara klarlagt att frånvaron uppgår till minst fyra timmar, fördelat på flera tillfällen. Rapporter där det har gått kortare tid än 15 dagar kommer inte att kunna tas emot av CSN.

Det är viktigt att ni rapporterar in ogiltig frånvaro så snart som möjligt. Om ni väntar med att rapportera kan återkraven bli stora och få ekonomiska konsekvenser för den studerande eller vårdnadshavaren.

Du ska inte rapportera ogiltig frånvaro om den studerande har en funktionsnedsättning som gör att hen inte förstår konsekvenserna av sitt handlande.

Hur rapporterar jag ogiltig frånvaro?
  1. Rapportera in den ogiltiga frånvaron i Mina tjänster. Det gör du genom att välja händelsen skolk och skriva in ett startdatum. Tänk på att det ska finnas ogiltig frånvaro den dag du anger som första skolkdag. När vi får in rapporten stoppar vi utbetalningarna av studiehjälp tills vidare. Du kan rapportera både start- och slutdatum samtidigt om de är kända av skolan vid rapporteringstillfället.
  2. Skicka in ett frånvarounderlag som visar den studerandes ogiltiga frånvaro. Underlaget behöver vi för att kunna återkräva det belopp som har betalats ut för mycket. Det är viktigt att du skickar ett så långt underlag som möjligt, från första dag med ogiltig frånvaro, fram till den dag du skickar in underlaget. Frånvarounderlaget skickas tillsammans med försättsblad till CSN Postservice, 751 76 Uppsala.
  3. När den studerande är tillbaka i stabila heltidsstudier igen ska du rapportera in ett slutdatum på perioden med ogiltig frånvaro. Det gör du genom att ändra händelsen skolk och sätta ett slutdatum.

I handboken för studeranderapportering kan du läsa mer om rapporteringen av ogiltig frånvaro.

Handbok för studeranderapportering

Information om frånvarounderlag och försättsblad

När du har rapporterat in ogiltig frånvaro behöver du även skicka in ett frånvarounderlag som visar den studerandes frånvaro. Det kan vara ett underlag som du tar ut från ditt eget skolsystem eller ett underlag från CSN. Tänk på att alltid använda den senaste versionen.

Underlaget ska du skicka in inom två månader från det att du rapporterat in ogiltig frånvaro i Mina tjänster. Från februari bör underlaget skickas samtidigt som rapporten.

Frånvarounderlaget ska vara så långt som möjligt, från första dag med ogiltig frånvaro, fram till den dag du skickar in underlaget. Ibland behöver vi längre underlag för att kunna återkräva hela det belopp som har betalats ut för mycket, då kontaktar vi er.

Frånvarounderlaget ska alltid skickas in tillsammans med ett försättsblad där du fyller i uppgifter om den studerande, antal ogiltiga timmar, första dag med ogiltig frånvaro och kontaktuppgifter till skolan.

Kontakta oss

Om något går fel eller om du får problem kan du ringa oss. För att du ska få rätt hjälp med en gång har vi olika kontaktvägar för olika typer av frågor. Här kan du se vilka frågor vi svarar på i partnertelefonen och i vilka fall du ska vända dig direkt till skolans kontaktperson på CSN.

CSN:s partnertelefon

CSN:s partnertelefon (skoltelefon) svarar på frågor om:

  • studiestöd
  • studeranderapportering och uppgiftsskyldighet
  • stödmaterial på partnerssidorna

Om du däremot har frågor eller problem med ditt eget rapporteringssystem ska du ringa er egen support.

CSN:s partnertelefon, 0771 - 276 400, mån- fre kl 09:00 - 12:00. Kom ihåg att du behöver din skolkod när du ringer. 

Skolans kontaktperson på CSN

Skolans kontaktperson svarar på frågor om:

  • behörighet för att rapportera
  • rapportering av studietider och utbildningar
  • att börja rapportera med fil

Du hittar kontaktuppgifter till skolans kontaktperson under Studietider och utbildningar i Mina tjänster. När du klickar på Kontakta CSN får du upp en lista på samtliga kontaktpersoner på CSN. De kontaktpersoner som är ansvariga för din skola är fetmarkerade.

Hur rapporterar jag in skolk?

Börja med att rapportera in den ogiltiga frånvaron i en så kallad webbrapport, via ditt skolsystem eller i Mina tjänster. Tänk på att det ska finnas ogiltig frånvaro den dag du anger som första dag med ogiltig frånvaro. Slutdatum på rapporten ska du rapportera till CSN först när den studerande är tillbaka i stabila heltidsstudier igen. Rapporten du skickar innebär att CSN stoppar utbetalningen av studiehjälp tills vidare.

När ska vi skicka in frånvarounderlag?

Du ska skicka in frånvarounderlaget inom två månader från det datum som du har rapporterat som första dag med ogiltig frånvaro. Från februari månad bör du dock skicka underlaget samtidigt som rapporten om skolk. Frånvarounderlaget ska täcka tiden från första dag med ogiltig frånvaro och fram till den dag ni skickar in underlaget. Tillsammans med frånvarounderlaget ska ett försättsblad skickas in.

Skolor som inte kan ta fram egna underlag via sitt skolsystem eller skolor som endast kan ta fram underlag som visar den studerandes skolkperiod och frånvarotimmar kan använda ett underlag från CSN. Tänk på att alltid använda den senaste versionen.

Frånvarounderlaget behöver inte skickas in löpande om eleven fortsätter skolka, det första underlaget räcker. Om CSN behöver ytterligare underlag så kontaktar vi er.

Ska det framgå av frånvarounderlaget hur många timmar den studerande skulle varit närvarande om hen inte hade skolkat?

Ja, den studerandes totala undervisningstid bör framgå på underlaget.

Varför kontaktar CSN skolan och begär in frånvarounderlag - vi har redan skickat in ett?

I vissa fall måste CSN kontakta skolorna och begära in ytterligare frånvarounderlag. Det gäller när det tidigare inskickade frånvarounderlaget omfattar för kort period i förhållande till den period som den studerande fått utbetalningar som han eller hon inte haft rätt till. Tänk på att dra ut ett underlag som täcker tiden fram till den dag du skickar in underlaget till CSN.

Varför är det så viktigt att vi rapporterar ogiltig frånvaro i rätt tid?

Undvik om möjligt att rapportera skolk för flera månader bakåt i tiden. Den studerande eller dennes vårdnadshavare kan bli återbetalningsskyldig till CSN om skolket rapporteras retroaktivt. Var istället snabb med att skicka in en rapport redan efter de första 30 dagarna om skolan bedömer att den studerande inte längre läser på heltid. Nedan ser du två exempel som visar skillnaden:

Anna läser 18 augusti – 19 december och 7 januari - 12 juni

Hon har ogiltig frånvaro från den 19 januari, men rapporten kommer in till CSN först den 2 april.

Eftersom rapporten kommer den 2 april har CSN hunnit betalat ut januari, februari och mars månads studiebidrag. CSN kommer nu behöva ett frånvarounderlag som täcker flera månader (2,5 månader - 75 dagar).

Sedan kan tre olika situationer uppstå för Anna. Om hon kommer tillbaka i heltidsstudier igen under läsåret så kommer hennes felaktiga utbetalningar att justeras mot kommande utbetalningar. Om hon kommer tillbaka i heltidsstudier sent under vårterminen kan en del av beloppet justeras mot kommande utbetalning och en del återkrävas.

Stefan läser 18 augusti – 19 december och 7 januari - 12 juni

Han har ogiltig frånvaro från den 4 mars, rapporten kommer in till CSN den 4 april.

Med en snabb rapport blir risken mindre att den studerande får för mycket studiebidrag utbetalt.

Kan min gymnasieskola rapportera via fil?

Dessa skolor ska rapportera elevuppgifter genom att skicka filer till CSN:

  • Skolor som använder system som tillhandahålls av Stockholms utbildningsförvaltning.
  • Skolor som använder systemen ProCapita, Progma, Extens, Adela, Elit, SchoolSoft och Gerda.
Vill ni testa att filen fungerar?
Uppdaterad: 2022-12-07
Hjälpte den här sidan dig?