Handbok för studeranderapportering via fil i Mina tjänster - Komvux

Vid studiestarten av varje kurs ska du bekräfta att den studerande påbörjat kursen. Det gör du genom att skicka en registrering med uppgifter om påbörjade studier.

Du intygar då att aktuell studerande påbörjat kursen och det är därför viktigt att inte skicka in den uppgiften innan du vet att aktuell studerande har påbörjat studierna.

Det är också viktigt att du skickar uppgifterna så fort den studerande börjar, annars kan utbetalning av studiestöd bli försenad.

Om en studerande är sjuk vid kursens start ska du avvakta med att rapportera att hen påbörjat studierna tills hen är frisk och kan starta kursen.

Om den studerande inte påbörjar sina studier, avbryter studierna, byter utbildning eller ändrar omfattning, ska du så snart som möjligt skicka en fil med de nya uppgifterna till CSN.

Ändrade uppgifter kan medföra att CSN prövar beslutet om studiestöd på nytt. Det nya beslutet kan innebära att den studerande får mer eller mindre pengar. Om vi redan har betalat ut för mycket studiestöd kan den studerande få betala tillbaka pengar som hen inte haft rätt till.

När en kurs är avslutad ska du rapportera in betyg till CSN.

Rapportera så fort som möjligt, så att den studerande slipper vänta på sitt beslut om studiestöd om hen har ansökt på nytt. Vi prövar alltid studieresultaten från tidigare studier vid varje ny ansökan om studiestöd.

Hur du rapporterar betyg

Personnummer och samordningsnummer

Du kan bara rapportera personer med riktiga personnummer och samordningsnummer på fil till CSN. Det går alltså inte att skicka tillfälliga personnummer. Om personen senare blir folkbokförd ersätts samordningsnumret av ett personnummer.

Skyddade personuppgifter

För studerande med skyddade personuppgifter ska du skicka uppgifter via fil med fullständigt personnummer. Informationen i filen är krypterad för säker överföring till CSN. Studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter (sekretess) hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet på CSN.

Med kurskod menas de nationella kurskoder som Skolverket har fastställt.

En rektor för en kommunal vuxenutbildning får besluta om att nationella kurser får delas upp i delkurser samt hur många verksamhetspoäng varje delkurs ska omfatta. Betyg ska sättas på varje sådan avslutad delkurs.

Rapportera en sådan delkurs som en avslutande delkurs till CSN så fort den är avslutad. Rapportera delkursen som 1:1 för att CSN ska kunna pröva studieresultaten.

En längre kurs, som inte har delats upp i delkurser efter beslut av rektor, kan pågå under en eller flera studieperioder.

Beteckningen Del av kurs visar om en och samma kurs är fördelad över en eller flera studieperioder. Med hjälp av koden för del av kurs talar skolan om vilken del av kursen den studerande läser, till exempel 1:1 som betyder att kursen pågår under en studieperiod och är avslutad efter denna. Ett annat exempel är 1:3 som talar om att den studerande läser den första delen av tre.

Observera att det endast är betygsatta kurser som kan räknas med i resultatprövningen.

Undantaget är orienteringskurser och individuella kurser.

Med färdighetsträning menar vi studier i att läsa, skriva och räkna som motsvarar grundskolans årskurs 1–6.

Studerande som saknar grundskoleutbildning eller motsvarande utbildning har rätt till studiemedel under 80 veckor. Om den studerande dessutom behöver färdighetsträning i att läsa, skriva och räkna kan hen få studiemedel under ytterligare 20 veckor för studier på grundskolenivå.

Du ska rapportera om studierna gäller färdighetsträning för att CSN ska kunna avgöra om den studerande har rätt till studiemedel i totalt 100 veckor på grundläggande nivå.

Du måste rapportera så snart som möjligt när den studerande har börjat sina studier. En studerande som har grundskoleutbildning eller motsvarande kan inte få de 20 extra veckorna till färdighetsträning.

J = deltar i färdighetsträning.

CSN behöver uppgifter om i vilken omfattning studierna bedrivs för att kunna avgöra hur många veckor och i vilken omfattning den studerande har rätt till studiestöd. Vi behöver även uppgiften för att kunna avgöra en yngre studerandes rätt till studiehjälp. Studiehjälp kan en studerande få till och med första halvåret det år hen fyller 20 år.

Vi behöver uppgifter om hur många verksamhets- eller gymnasiepoäng en kurs ger rätt till för varje separat kurs som den studerande är antagen till.

När vi beräknar omfattningen av studier gör vi en tolkning av vilka kurser som hör ihop med varandra tidsmässigt och tillhör samma nivå (Gr och Gy). Vi räknar alltså samman den totala poängen per nivå och tittar sedan på hur många veckor den studerande läser genom att utgå från det tidigaste startdatumet och det senaste slutdatumet på kurserna. På det sättet får vi fram en kvot som bestämmer omfattningen som den studerande läser.

Du ska vanligtvis inte rapportera H (heltidsstuderande) eller D (deltidsstuderande) för yngre studerande med studiehjälp. Vi beräknar omfattningen för den studerande med hjälp av de poäng som ni rapporterat att hen läser.

Om den studerande inte kan studera på heltid på grund av sjukdom eller funktionsnedsättning kan det finnas skäl att ge studiehjälp för heltidsstudier. I dessa fall kan ni rapportera H (heltidsstuderande). När vi får en sådan rapport utreder vi om den studerande har rätt till studiehjälp.

Du kan rapportera följande värden:

GR = grundläggande vuxenutbildning och lokala kurser inom grundläggande vuxenutbildning.

GY = gymnasial vuxenutbildning och lokala kurser inom gymnasial vuxenutbildning.

Här ska du fylla i när den studerande börjar studera. Vi vill alltså veta den individuella studiestarten för varje studerande.

Om den studerande till exempel börjar en kurs två veckor senare än skolans egentliga kursstart, ska du fylla i den studerandes startdatum.

Här ska du fylla i det datum som den studerande avslutar kursen.

Det är viktigt att detta datum är rätt eftersom vi använder start- och slutdatum samt antal poäng för att räkna ut vilken tid och omfattning den studerande läser.

• Du ska ändra slutdatumet om den studerande förlänger en kurs.

• Du ska ändra slutdatum till samma dag som betygsdatum om den studerande får betyg i en kurs tidigare än planerat.
  
• Du ska inte ska ändra slutdatumet i de fall en studerande har avslutat kursen men har tid för slutprov senare. Då är kursen slut medan betygsdatumet blir den dag hen gör sitt slutprov.

Du ska rapportera om den studerande har en utbildningsplats som är en uppdragsutbildning. Det gör du genom att bocka i en ruta i tjänsten. Med uppdragsutbildning menas att den studerande får utbildningen betald av sin arbetsgivare eller annan juridisk person. Om en studerande studerar på en uppdragsutbildning har hen inte rätt till studiestöd. Tänk på att rapportera påbörjade studier och betyg som vanligt på dessa kurser, då vi kan ta hänsyn till betyg vid resultatprövningen.

U = uppdragsutbildning.

Om en studerande läser en utbildning som kan kombineras med traineejobb ska du rapportera det till CSN. CSN kan inte betala ut studiestartsstöd för en utbildning som kombineras med traineejobb. Därför är det viktigt att detta framgår i filen som du skickar till CSN.

Du ska rapportera när en studerande påbörjar en ny kurs. Du intygar då att den studerande har startat kursen.

Det är viktigt att du skickar uppgiften så snart som möjligt när den studerande har startat en kurs. Du ska aldrig skicka uppgiften om påbörjade studier före kursstart.

J = den studerande har börjat studera.

Fältet är blankt = den studerande har ännu inte börjat studera på kursen.

Du ska rapportera avbrott (kod 99) när en studerande avbryter eller inte påbörjar en kurs. I fältet händelsedatum skriver du det datum då den studerande avbröt kursen. Om den studerande aldrig har påbörjat kursen är händelsedatum samma datum som kursens startdatum.

• Rapportera inte avbrott på en studerande som är heltidssjukskriven.
• Ta inte bort kursen ur systemet om den studerande avbryter en kurs.

Om den studerande inte påbörjar sina studier alls ska du rapportera Ej påbörjat studierna (kod 81). I fältet Händelsedatum skriver du det datum som den studerande skulle ha påbörjat sina studier.

Tänk på! Om den studerande inte påbörjar enstaka kurser ska det rapporteras med avbrott (kod 99).

Du ska rapportera om en studerande ändrar start- eller slutdatum för en kurs. Det är viktigt att dessa datum är rätt eftersom vi använder start- och slutdatum samt antal poäng för att räkna ut vilken tid och omfattning den studerande läser.

• Du ska ändra slutdatumet om den studerande förlänger en kurs.
• Du ska ändra slutdatum till samma dag som betygsdatum om den studerande får betyg i en kurs tidigare än planerat.
  
• Du ska inte ska ändra slutdatumet i de fall en studerande har avslutat kursen men har tid för slutprov senare. Då är kursen slut medan betygsdatumet blir den dag hen gör sitt slutprov.

Du ska rapportera om en studerande gör en så kallad prövning i en kurs och då uppnår godkänt betyg. Du rapporterar då kurskod, poäng, samma start- och slutdatum, att kursen är påbörjad samt betyg och datum för betyg.

Den studerande kan inte få studiestöd för den kursen, eftersom henne inte har studerat. När du rapporterar att kursen är påbörjad kan vi ta hänsyn till betyget vid resultatprövning.

Du ska inte rapportera betyg på orienteringskurser och individuella kurser, eftersom dessa kurser inte betygsätts.

Dessa kurser räknas som godkända i studieresultatprövningen om de är slutförda.

Det går att rapportera följande betygskoder

Nuvarande betygssystem

• G = godkänd.
• IG = ej godkänd.
• A–E = godkänd.
• F = ej godkänd (inte ok i studieresultatprövningen).
• - = ej betygsatt (inte ok i studieresultatprövningen).

Tidigare betygssystem

• M = mycket väl godkänd.
• V = väl godkänd.
• G = godkänd.
• I = ej godkänd.

CSN:s betygskoder

• E = kurs som inte betygsätts. Användes före 2012-07-01 (inte ok i studieresultatprövningen).
• Z = underlag saknas – betyg kan inte sättas på grund av att den studerande till exempel har en rest (inte ok i studieresultatprövning).
• X = kurs på grundläggande nivå som har rapporterats med kursdel 1:1, men där kursen efter kursslutet fortsätter ytterligare en studieperiod (inte ok i studieresultatsprövningen).
  
• Blanksteg = Om fältet är tomt innebär det att kursen ej är betygsatt.
  

Du kan se när och vad skolan rapporterat under Skolans rapporteringar – historik. Här ser du när skolan skickat in filen, och vem som har skickat in den. Du kan se hur många studerande som fanns med på filen och om den innehöll några fel.

Varje studerande ska bara förekomma en gång per fil och skola.

Andra positionen i Kursdel ska alltid vara lika med eller större än första positionen.

Om du rapporterar en meddelandeorsak (99 eller 81) ska händelsedatum vara mellan eller lika med start- och slutdatum.

Om färdighetsträning är J ska värdet för nivå vara GR.

Om meddelandeorsaken är 81 ska händelsedatum vara detsamma som startdatumet på kursen.

Slutdatumet måste vara senare än eller lika med startdatumet.

Intervallet mellan första och sista dag i filen ska vara max 365 dagar.

För studerande med skyddade personuppgifter ska du skicka uppgifter via fil med fullständigt personnummer. Informationen i filen är krypterad för säker överföring till CSN. Studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter (sekretess) hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet på CSN.

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk, hemma för vård av barn eller hemma för vård av närstående på heltid. Den studerande anmäler själv egen sjukdom till Försäkringskassan och vård av barn eller vård av närstående till CSN.

Om den studerande blir sjukskriven på deltid

Om den studerande studerar på heltid och sen blir sjukskriven på deltid, ska du meddela den nya omfattningen. Detta innebär att den studerande bara får ersättning för den nya studieomfattningen, inte för den del hen är sjukskriven.

Om den studerande är frånvarande vid studiestarten

Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller vårdar närstående vid studiestarten ska du inte rapportera att hen påbörjat sina studier. Det gör du först när den studerande börjar studera.