session uppdatera gms varning förnya
Vill du stanna kvar på sidan?
Du har varit inaktiv i en längre stund och kommer att bli utloggad om du inte väljer att stanna kvar på sidan.
Automatisk utloggning sker om cirka
Stanna kvar på sidan
Problem med nätverket
Inget internet. Kontrollera din nätverksanslutning.
Tillfälligt tekniskt fel

Handbok för studeranderapportering via fil i Mina tjänster - Komvux

Den här sidan vänder sig till dig som rapporterar uppgifter om studerande genom att skicka fil i Mina tjänster. Här beskriver vi vilka uppgifter du ska rapportera, hur du skickar dem och när du ska skicka dem.

Mina tjänster och skolans lagringsyta

Du rapporterar uppgifter om studerande genom att ladda upp filer i webbtjänsten Mina tjänster. Det kan till exempel vara den studerandes studietid och ändringar som sker under studietiden.

När du laddar upp en fil sparas uppgifterna om de studerande på skolans lagringsyta som ligger mellan skolan och CSN. Lagringsytan tillhör skolan och vi har inte tillgång till uppgifter som ligger på skolans lagringsyta. CSN hämtar i stället uppgifter från lagringsytan när det är dags att handlägga studiestöd och betala ut pengar. Det här innebär och säkerställer att vi bara har tillgång till de uppgifter som vi behöver i vår handläggning.

Hur får skolan tillgång till sin lagringsyta?

När du laddar upp filer i Mina tjänster hamnar uppgifterna automatiskt på skolans lagringsyta. Du kan sedan se vilka uppgifter som finns på lagringsytan genom att söka i Mina tjänster. Du behöver med andra ord inte tillgång till något annat system eller andra inloggningsuppgifter än till Mina tjänster.

Mer information om lagringsyta

Begära ut eller radera uppgifter från lagringsytan

I vissa fall måste CSN hjälpa till vid personuppgiftshantering som är kopplad till lagringsytan. Här kan du läsa om vilka fall det gäller och vad du behöver göra.

Om du behöver ett registerutdrag på en person från lagringsytan måste du kontakta CSN. Vi lämnar sedan ut registerutdraget till skolan.

Den som gör begäran måste ha behörighet till studeranderapporteringen i Mina tjänster.

Gör så här:

  1. Skicka ett mejl till studierapporter@csn.se
  2. Skriv "Lagringsyta, begäran om registerutdrag" i ämnesraden
  3. Ange följande information i mejlet: Registerutdrag för namn och personnummer xxxxxx-xxxx från skolod xxxx lagringsyta
  4. Ange dina kontaktuppgifter: namn, User-ID, till exempel BA1001, mejladress och telefonnummer.

När någon behandlar personuppgifter på skolans lagringsyta skapas auditloggar. Det vill säga en logg över vem eller vilka på skolan som varit inne och tagit del av uppgifter eller registrerat uppgifter på er lagringsyta.

Begäran om auditloggar ska komma från den person som är personuppgiftsansvarig på skolan.

Gör så här:

  1. Skicka ett mejl till studierapporter@csn.se
  2. Skriv "Lagringsyta, begäran om auditloggar" i ämnesraden
  3. Ange följande information i mejlet: Som personuppgiftsansvarig önskar jag ta del av auditloggarna för skolkod xxxx för perioden xxxx xx xx – xxxx xx xx
  4. Ange dina kontaktuppgifter: namn, User-ID, till exempel BA1001, mejladress och telefonnummer.
  5. CSN skickar de begärda auditloggarna med post. Ange därför vilken postadress vi ska skicka loggarna till.

Om en studerande begär att hens personuppgifter ska raderas från era system behöver ni även radera uppgifterna från er lagringsyta. Eftersom det är CSN som tillhandahåller lagringsytan måste vi radera uppgifterna åt er. Skicka därför en begäran till CSN.

Den som gör begäran måste ha behörighet till studeranderapporteringen i Mina tjänster.

Gör så här:

  1. Skicka ett mejl till studierapporter@csn.se
  2. Skriv "Lagringsyta, radera personuppgifter på lagringsytan" i ämnesraden
  3. Ange följande information i mejlet: Samtliga uppgifter för personnummer xxxxxx-xxxx ska redaeras på lagringsytan för skolkod xxxx
  4. Ange dina kontaktuppgifter: namn, User-ID, till exempel BA1001, mejladress och telefonnummer.

Behörighet och inloggningsuppgifter

För att du ska kunna rapportera studerande i Mina tjänster behöver du en behörighet. Den är personlig och du får inte låna ut den till någon annan. Du kan läsa mer om behörighet och inloggningsuppgifter på sidan Rapporterar uppgifter till CSN.

Mer om behörigheter och inloggningsuppgifter

Så rapporterar du via fil

Här kan du läsa om hur du laddar upp filer i Mina tjänster.

Du rapporterar uppgifter om skolans studerande i Mina tjänster. Det gör du genom att skapa en fil i skolans administrativa program och sedan ladda upp den i tjänsten Studeranderapportering.

Du kan sedan se dina registrerade uppgifter genom att söka på den studerandes personnummer. Du kan se uppgifterna så snart filen har laddats upp på skolans lagringsyta.

Om du vill ändra något som du har registrerat måste du ladda upp en ny fil.

Du ska ladda upp filer till lagringsytan så snart du har registrerat förändringar för studerande i skolans administrativa program.

CSN begär sedan ut uppgifter från lagringsytan när vi behöver uppgifterna i vår prövning av studiestödsärenden.

Vilka uppgifter ska du rapportera?

Du behöver rapportera följande uppgifter om era studerande.

Du ska rapportera antagning för studerande som har rätt till studiehjälp från CSN. Vi behöver uppgifter för både nya studerande och de studerande som fortsätter sina studier på skolan.

Du ska ladda upp filen med antagningsuppgifter när den preliminära antagningen är klar.

Du kan rapportera antagningsuppgifter för äldre studerande som ansökt om andra studiestöd. Men CSN kommer inte att kunna hämta dessa uppgifter från lagringsytan.

För studerande med studiehjälp på introduktionsprogram

En studerande som har studiehjälp och som går på ett introduktionsprogram i gymnasieskolan, men som har sin utbildning förlagd till komvux, ska rapporteras av gymnasieskolan. Om både komvux och gymnasieskolan rapporterar antagning till CSN, skapas ett utredningsärende på CSN. Då kan det dröja innan den studerande får sina pengar.

Vid studiestarten av varje kurs eller ämne ska du bekräfta att den studerande påbörjat kursen eller ämnet. Det gör du genom att skicka en registrering med uppgifter om påbörjade studier.

Tänk på

  • Skicka uppgiften så snart den studerande påbörjat kursen eller ämnet
  • Om den studerande är sjuk vid kursens eller ämnets start ska du avvakta med att rapportera påbörjade studier tills hen är frisk och kan starta kursen eller ämnet.

Om den studerande ändrar något i sina studier ska du skicka en fil med de nya uppgifterna så snart som möjligt. Det kan till exempel vara att den studerande avbryter sina studier eller ändrar omfattning.

När en kurs eller ett ämne är avslutad ska du rapportera betyg.

Rapportera så fort som möjligt så att den studerande slipper vänta på sitt beslut om studiestöd om hen har ansökt på nytt. Vi prövar alltid studieresultaten från tidigare studier vid varje ny ansökan om studiemedel eller omställningsstudiestöd.

Hur du rapporterar betyg

Hur du rapporterar antagning och påbörjade studier

Här kan du läsa om vilka uppgifter som ska finnas med i filen när du rapporterar att en studerande blir antagen till kurser och när en studerande påbörjar kurser.

Skolkoden fastställs av CSN och består av fyra siffror. Det är inte samma kod som ni använder när ni skickar uppgifter till SCB. Förväxla inte heller skolkoden med kommunkoden.

Personnummer och samordningsnummer

Du kan bara rapportera personer med riktiga personnummer och samordningsnummer på fil till CSN. Det går alltså inte att skicka tillfälliga personnummer. Om personen senare blir folkbokförd ersätts samordningsnumret av ett personnummer.

Skyddade personuppgifter

För studerande med skyddade personuppgifter ska du skicka uppgifter via fil med fullständigt personnummer. Informationen i filen är krypterad för säker överföring till lagringsytan.

När CSN hämtat studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter från lagringsytan kommer dessa hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet.

Med kurskod menas de nationella koder som Skolverket har fastställt.

Det kan vara kurskoder för kurser som startat före den 1 juli 2025 eller ämneskoder för utbildningar som påbörjas efter den 30 juni 2025.

En rektor för en kommunal vuxenutbildning får besluta om att nationella kurser får delas upp i delkurser samt hur många verksamhetspoäng varje delkurs ska omfatta. Betyg ska sättas på varje sådan avslutad delkurs.

Rapportera en sådan delkurs som en avslutande delkurs till CSN så fort den är avslutad. Rapportera delkursen som 1:1 för att CSN ska kunna pröva studieresultaten.

En rektor för en kommunal vuxenutbildning får besluta om nivåer i ämnen på gymnasial nivå samt hur många verksamhetspoäng varje delnivå ska omfatta. Betyg ska sättas på varje sådan avslutad delnivå.

Rapportera en sådan delnivå som en avslutande del till CSN så fort den är avslutad. Rapportera delnivån som 1:1 för att CSN ska kunna pröva studieresultaten.

En längre kurs, som inte har delats upp i delkurser efter beslut av rektor, kan pågå under en eller flera studieperioder.

Beteckningen Del av kurs visar om en och samma kurs är fördelad över en eller flera studieperioder. Med hjälp av koden för del av kurs talar skolan om vilken del av kursen den studerande läser, till exempel 1:1 som betyder att kursen pågår under en studieperiod och är avslutad efter denna. Ett annat exempel är 1:3 som talar om att den studerande läser den första delen av tre.

Observera att det endast är betygsatta kurser som kan räknas med i resultatprövningen.

Undantaget är orienteringskurser och individuella kurser.

Med färdighetsträning menar vi studier i att läsa, skriva och räkna som motsvarar grundskolans årskurs 1–6.

Studerande som saknar grundskoleutbildning eller motsvarande utbildning har rätt till studiemedel under 80 veckor. Om den studerande dessutom behöver färdighetsträning i att läsa, skriva och räkna kan hen få studiemedel under ytterligare 20 veckor för studier på grundskolenivå.

Du ska rapportera om studierna gäller färdighetsträning för att CSN ska kunna avgöra om den studerande har rätt till studiemedel i totalt 100 veckor på grundläggande nivå.

Du måste rapportera så snart som möjligt när den studerande har börjat sina studier. En studerande som har grundskoleutbildning eller motsvarande kan inte få de 20 extra veckorna till färdighetsträning.

J = deltar i färdighetsträning.

CSN behöver uppgifter om i vilken omfattning den studerande läser för att kunna avgöra hur många veckor och i vilken omfattning den studerande har rätt till studiestöd.

Vi behöver uppgifter om hur många verksamhets- eller gymnasiepoäng en kurs ger rätt till för varje separat kurs som den studerande är antagen till.

När vi beräknar omfattningen av studier gör vi en tolkning av vilka kurser som hör ihop med varandra tidsmässigt och tillhör samma nivå (Gr och Gy). Vi räknar alltså samman den totala poängen per nivå och tittar sedan på hur många veckor den studerande läser genom att utgå från det tidigaste startdatumet och det senaste slutdatumet på kurserna. På det sättet får vi fram en kvot som bestämmer omfattningen som den studerande läser.

Du ska vanligtvis inte rapportera H (heltidsstuderande) eller D (deltidsstuderande) för yngre studerande med studiehjälp. Vi räknar ut om den studerande läser på heltid eller deltid utifrån de poäng som ni rapporterar.

Om skolan anser att den studerande inte kan studera på heltid på grund av en funktionsnedsättning eller sjukdom kan ni rapportera H trots att hen läser på deltid. Skolor som inte kan rapportera H när poängen motsvarar deltid kan kontakta oss vi vår partnertelefon.

När en skola rapporterar H eller kontaktar oss om ett sådant här ärende utreder och bedömer CSN om den studerande har rätt till studiehjälp. Det gör vi genom att ta kontakt med den studerande och i vissa fall med skolan.

Du kan rapportera följande värden:

GR = grundläggande vuxenutbildning och lokala kurser inom grundläggande vuxenutbildning.

GY = gymnasial vuxenutbildning och lokala kurser inom gymnasial vuxenutbildning.

Här ska du fylla i när den studerande börjar kursen. Vi vill veta den individuella studiestarten för varje studerande.

Om den studerande till exempel börjar en kurs två veckor senare än skolans egentliga kursstart, ska du fylla i den studerandes startdatum.

Exempel

Ordinarie startdatum för utbildningen är den 15 augusti, men Line börjar sin utbildning den 1 september. Du ska registrera den 1 september som startdatum för Line.

Här ska du fylla i det datum som den studerande avslutar kursen.

Det är viktigt att detta datum är rätt eftersom vi använder start- och slutdatum samt antal poäng för att räkna ut vilken tid och omfattning den studerande läser.

  • Du ska ändra slutdatumet om den studerande förlänger en kurs.
  • Du ska ändra slutdatum till samma dag som betygsdatum om den studerande får betyg i en kurs tidigare än planerat.
  • Du ska inte ska ändra slutdatumet i de fall en studerande har avslutat kursen men har tid för slutprov senare. Då är kursen slut medan betygsdatumet blir den dag hen gör sitt slutprov.

Du ska rapportera om den studerande har en utbildningsplats som är en uppdragsutbildning. Det gör du genom att bocka i en ruta i tjänsten. Med uppdragsutbildning menas att den studerande får utbildningen betald av sin arbetsgivare eller annan juridisk person. Om en studerande studerar på en uppdragsutbildning har hen inte rätt till studiestöd. Tänk på att rapportera påbörjade studier och betyg som vanligt på dessa kurser, då vi kan ta hänsyn till betyg vid resultatprövningen.

U = uppdragsutbildning.

Om en studerande läser en utbildning som kan kombineras med traineejobb ska du rapportera det till CSN. CSN kan inte betala ut studiestartsstöd för en utbildning som kombineras med traineejobb. Därför är det viktigt att detta framgår i filen som du skickar till CSN.

Du ska rapportera när en studerande påbörjar en ny kurs. Du intygar då att den studerande har startat kursen.

Det är viktigt att du laddar upp uppgiften så snart som möjligt när den studerande har startat en kurs. Du ska aldrig registrera uppgift om påbörjade studier före kursstart.

J = den studerande har börjat studera.

Fältet är blankt = den studerande har ännu inte börjat studera på kursen.

Hur du rapporterar ändringar

Du ska rapportera in olika ändringar (händelser) som inträffar under studietiden, till exempel ändrad studietid eller avbrott. Varje gång du rapporterar något för en studerande ska du rapportera allt som hänt eller planeras hända under studieperioden. Du ska alltså ge hela bilden för den studerande vid varje rapporteringstillfälle.

Det är viktigt att du rapporterar uppgifterna så snart som möjligt för att

  • studiestöd ska kunna betalas ut i tid
  • förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, till exempel efter ett avbrott.

När du rapporterar en ändring ska du fylla i ett händelsedatum, det vill säga det datum när den studerande gör förändringen i sina studier. Händelsedatumet måste ligga inom studieperioden.

För studerande med studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska rapportera Hel frånvaro börjar/inte studieaktiv (kod 31) om den studerande är frånvarande i minst 15 kalenderdagar i följd. Kod 31 ska alltid följas av ett händelsedatum som är lika med första frånvarodag.

Du ska inte rapportera in frånvaro:

  • Om den studerande beviljats ledighet av skolan.
  • Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller närstående.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska inte rapportera Hel frånvaro börjar/inte studieaktiv för studerande med övriga studiestöd.

För studerande med studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska rapportera Hel frånvaro upphör/studieaktiv igen (kod 32) när den studerande åter studerar. Kod 32 ska alltid följas av ett händelsedatum som är lika med den dag då den studerande åter studerar.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska inte rapportera Hel frånvaro upphör/studieaktiv igen för studerande med övriga studiestöd.

Om den studerande avbryter en kurs eller inte påbörjar en enskild kurs ska du rapportera avbrott (kod 99). I fältet händelsedatum skriver du det datum då den studerande avbröt kursen. Om den studerande inte påbörjar en kurs är händelsedatum samma datum som kursens startdatum

  • Rapportera inte avbrott på en studerande som är heltidssjukskriven.
  • Ta inte bort kursen ur systemet om den studerande avbryter en kurs.
  • Ta inte bort uppgiften om att den studerande har påbörjat kursen.

Exempel

Reza läser tre kurser (matematik, svenska och engelska) under tiden 22 augusti–23 december. Den 10 oktober avbryter Reza sina studier i matematik. Du ska då rapportera avbrott (kod 99) på matematikkursen. I fältet händelsedatum skriver du den 10 oktober.

Om den studerande inte påbörjar några studier alls kan du rapportera Ej påbörjat studierna (kod 81). I fältet Händelsedatum skriver du det datum som den studerande skulle ha påbörjat sina studier.

Tänk på! Om den studerande inte påbörjar enstaka kurser ska det rapporteras med avbrott (kod 99).

Du ska rapportera om en studerande ändrar start- eller slutdatum för en kurs. Det är viktigt att dessa datum är rätt eftersom vi använder start- och slutdatum samt antal poäng för att räkna ut vilken tid och omfattning den studerande läser.

  • Du ska ändra slutdatumet om den studerande förlänger en kurs.
  • Du ska ändra slutdatum till samma dag som betygsdatum om den studerande får betyg i en kurs tidigare än planerat.
  • Du ska inte ska ändra slutdatumet i de fall en studerande har avslutat kursen men har tid för slutprov senare. Då är kursen slut medan betygsdatumet blir den dag hen gör sitt slutprov.

Hur du rapporterar betyg

Här kan du läsa om hur du ska rapportera betyg och om vilka betygskoder som går att skicka.

När en kurs eller ett ämne är avslutat ska du rapportera betyg.

Rapportera betyget så fort som möjligt, så att den studerande slipper vänta på sitt beslut om studiestöd om hen har ansökt på nytt.

Tänk på

  • att kursens slutdatum är detsamma som betygsdatum i de fall den studerande blir färdig fortare än planerat med en kurs.
  • att du inte ska ändra kursens slutdatum i de fall den studerande har slutprov efter att kursen är slut. Då rapporterar du endast in ett senare betygsdatum.

Du ska rapportera om en studerande gör en så kallad prövning i en kurs och då uppnår godkänt betyg. Du rapporterar då kurskod/ämneskod, poäng, samma start- och slutdatum, att kursen är påbörjad samt betyg och datum för betyg.

Den studerande kan inte få studiestöd för den kursen, eftersom hen inte har studerat. När du rapporterar att kursen är påbörjad kan vi ta hänsyn till betyget vid resultatprövning.

Exempel

Henry har gjort särskild prövning i matematik den 4 oktober och fått godkänt betyg. Du ska då rapportera in kurskod/ämneskod, kursens poäng, startdatum 4 oktober, slutdatum 4 oktober, att kursen är påbörjad, betyg och betygsdatum 4 oktober.

Du ska inte rapportera betyg på orienteringskurser och individuella kurser, eftersom dessa kurser inte betygsätts.

Dessa kurser räknas som godkända i studieresultatprövningen om de är slutförda.

Det går att rapportera följande betygskoder

Nuvarande betygssystem

  • G = godkänd.
  • IG = ej godkänd.
  • A–E = godkänd.
  • F = ej godkänd (inte ok i studieresultatprövningen).
  • - = ej betygsatt (inte ok i studieresultatprövningen).

Tidigare betygssystem

  • M = mycket väl godkänd.
  • V = väl godkänd.
  • G = godkänd.
  • I = ej godkänd.

CSN:s betygskoder

  • E = kurs som inte betygsätts. Användes före 2012-07-01 (inte ok i studieresultatprövningen).
  • Z = underlag saknas – betyg kan inte sättas på grund av att den studerande till exempel har en rest (inte ok i studieresultatprövning).
  • X = kurs på grundläggande nivå som har rapporterats med kursdel 1:1, men där kursen efter kursslutet fortsätter ytterligare en studieperiod (inte ok i studieresultatsprövningen).
  • Blanksteg = Om fältet är tomt innebär det att kursen ej är betygsatt.

Kurser på grundläggande nivå som före den 1 juli 2016
har rapporterats med betyget X

Om du har rapporterat betyget X på en kurs på grundläggande nivå innan den 1 juli 2016 behöver du ibland använda den här blanketten. Det ska du göra om den studerande vid ett senare tillfälle har fått ett godkänt betyg på samma kurs och du inte kan ändra det rapporterade betyget i ditt eget system.

Titta på registrerade uppgifter

Du kan titta på vissa uppgifter efter att ni laddat upp en fil. Du kan både se uppgifter för en enskild person och vilka filer skolan ha laddat upp.

Du kan titta på uppgifterna i Mina tjänster så snart filen har sparats på er lagringsyta.

Skriv in den studerandes personnummer, så visas uppgifterna som finns på er lagringsyta. Du kan se en sammanställning över personens kurser, del av kurs, kurstid, poäng/omfattning, påbörjade studier och datum för senaste rapportering. Du kan klicka på varje kurskod för att få detaljerad information om den kursen.

Du kan titta på uppgifter om den studerande från dagens datum och bakåt. Du kan också se innevarande period, och framtida uppgifter om du redan rapporterat dessa.

Var uppmärksam på att uppgifter för personer med skyddade personuppgifter syns på lagringsytan men att de inte markeras på något särskilt sätt.

Du kan se när och vad skolan rapporterat under Skolans registreringar – historik. Här ser du:

  • när skolan laddat upp filen
  • vem som laddat upp filen
  • hur många studerande som fanns med på filen
  • om den innehöll några fel.

Om filen innehåller fel

Om filen innehåller fel kommer du att få ett felmeddelande när du klickat på knappen Ladda upp fil. Det innebär att inga uppgifter sparats på er lagringsyta. Du måste då åtgärda felet eller felen och sedan ladda upp hela filen igen. När filen är korrekt får du upp ett meddelande som bekräftar att filen laddats upp.

Här kan du se exempel på felmeddelanden och orsaker till att filen inte går att ladda upp.

Du får det här felmeddelandet när något av följande har blivit fel i filen. Kontrollera till exempel att siffran 0 och bokstaven O inte blandats ihop:

  • Skolkod: Ska innehålla ett numeriskt värde mellan 1000 och 1999 inklusive gränsvärdet.
  • Personnummer: Ska vara 12 siffror och ha följande format ÅÅÅÅMMDDXXXX
  • Kurskod: Ska vara max 10 tecken lång.
  • Kursdel: Ska vara ett numeriskt värde mellan 11 och 99.
  • Poäng: Ska vara ett numeriskt värde mellan 0 och 999.
  • Niva: Ska innehålla ett av följande värde: GR, GY eller PU.
  • Betyg: Kan endast innehålla något av följande värden: A, B, C, D, E, F, G, I, V, M, X, Z och -
  • Registrering (påbörjat studierna): Ska innehålla J eller N.
  • Datum: Ska innehålla ett korrekt datumvärde.
  • Meddelandeorsak: Ska innehålla ett numeriskt värde som är 81 eller 99.

Du ser i felmeddelandet vilken rad och element/värde som är fel och som du behöver rätta.

Varje studerande ska bara förekomma en gång per fil och skola.

Andra positionen i Kursdel ska alltid vara lika med eller större än första positionen.

Om du rapporterar en meddelandeorsak (99 eller 81) ska händelsedatum vara mellan eller lika med start- och slutdatum.

Du kan bara rapportera meddelandeorsak 31 och 32 till och med det första kalenderhalvåret det år en studerande fyller 20.

Om betyg är X ska kursnivå vara GR. Observera att betygskod X inte räknas som godkänd vid prövning av studieresultat.

Om färdighetsträning är J ska värdet för nivå vara GR.

Om meddelandeorsaken är 81 ska händelsedatum vara detsamma som startdatumet på kursen.

Slutdatumet måste vara senare än eller lika med startdatumet.

Intervallet mellan första och sista dag i filen ska vara max 365 dagar.

Personuppgifter, till exempel skyddade personuppgifter

Du kan bara rapportera personer med riktiga personnummer och samordningsnummer på fil. Det går alltså inte att rapportera tillfälliga personnummer.

Skatteverket kan tilldela en person ett samordningsnummer och du rapporterar då personen med detta nummer. När den studerande registreras hos CSN behandlas hen på samma sätt som en studerande med personnummer. Om personen senare blir folkbokförd ersätts samordningsnumret av ett personnummer.

Du ska registrera studerande med skyddade personuppgifter med deras fullständiga personnummer. Informationen i filen är krypterad för säker överföring till lagringsytan.

När CSN hämtat studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter från lagringsytan kommer dessa hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet.

Sjukdom, vård av barn, vård av närstående

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk.

Studerande som är inskriven vid skolan men som inte kan studera alls eller bara studera delvis på grund av sjukdom, får behålla studiehjälpen så länge hen är sjuk under studietiden. Om den studerande blir frisk före terminens slut men då avbryter sina studier, har hen rätt till studiehjälp fram till studieavbrottet.

Om den studerande är frånvarande på grund av sjukdom, ska hen kunna styrka sjukdomen med ett läkarintyg. Detta gäller både vid längre sjukdom och vid upprepad frånvaro.

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk, hemma för vård av barn eller hemma för vård av närstående på heltid. Den studerande anmäler själv egen sjukdom till Försäkringskassan och vård av barn eller vård av närstående till CSN.

Om den studerande blir sjukskriven på deltid

Om den studerande studerar på heltid och sen blir sjukskriven på deltid, ska du meddela den nya omfattningen. Detta innebär att den studerande bara får ersättning för den nya studieomfattningen, inte för den del hen är sjukskriven.

Om den studerande är frånvarande vid studiestarten

Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller vårdar närstående vid studiestarten ska du inte rapportera att hen påbörjat sina studier. Det gör du först när den studerande börjar studera.

Studerande som avlidit

Du ska inte rapportera studieavbrott för en studerande om avbrottet beror på att hen har avlidit. CSN får den uppgiften från Skatteverket inom några dagar. Om skolan rapporterar in ett studieavbrott, skickar CSN automatiskt ut ett brev om avbrottet till den studerande eller vårdnadshavaren. Det vill vi undvika när det handlar om en studerande som avlidit.

Kontakta oss

Om du har frågor eller får problem är du välkommen att ringa oss.

Kontakta oss

Uppdaterad: 2025-12-10
Hjälpte den här sidan dig?

Få hjälp kring bidrag och lån för studier, hur du betalar tillbaka eller andra ärenden.