Handbok för studeranderapportering via fil i Mina tjänster - Komvux

Vid studiestarten av varje kurs eller ämne ska du bekräfta att den studerande påbörjat kursen eller ämnet. Det gör du genom att ladda upp en fil med uppgift om att den studerande har påbörjat sina studier.

Tänk på

• Skicka uppgiften så snart den studerande påbörjat kursen eller ämnet
  
• Om den studerande är sjuk vid kursens eller ämnets start ska du avvakta med att rapportera påbörjade studier tills hen är frisk och kan starta kursen eller ämnet.
  

Observera att CSN bara hämtar kurser eller ämnen som den studerande har påbörjat från lagringsytan.

Om den studerande ändrar något i sina studier ska du skicka en fil med de nya uppgifterna så snart som möjligt. Det kan till exempel vara att den studerande avbryter sina studier eller förlänger en kurs.

När en kurs eller ett ämne är avslutad ska du registrera betyg.

Gör det så fort som möjligt så att den studerande slipper vänta på sitt beslut om studiestöd om hen har ansökt på nytt. Vi prövar normalt studieresultaten från tidigare studier vid varje ny ansökan om studiemedel eller omställningsstudiestöd.

Hur du registrerar betyg

Personnummer och samordningsnummer

Du kan bara registrera personer med riktiga personnummer och samordningsnummer på fil. Det går alltså inte att skicka tillfälliga personnummer. Om personen senare blir folkbokförd ersätts samordningsnumret av ett personnummer.

Skyddade personuppgifter

För studerande med skyddade personuppgifter ska du skicka uppgifter via fil med fullständigt personnummer. Informationen i filen är krypterad för säker överföring till lagringsytan.

När CSN hämtat studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter från lagringsytan kommer dessa hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet.

Skyddade personuppgifter

Med kurskod menas de nationella koder som Skolverket har fastställt.

Det kan vara kurskoder för kurser som startat före den 1 juli 2025 eller ämneskoder för utbildningar som påbörjas efter den 30 juni 2025.

En rektor för en kommunal vuxenutbildning får besluta om att nationella kurser får delas upp i delkurser samt hur många verksamhetspoäng varje delkurs ska omfatta. Betyg ska sättas på varje sådan avslutad delkurs.

Registrera en sådan delkurs som en avslutande delkurs till CSN så fort den är avslutad. Registrera delkursen som 1:1 för att CSN ska kunna pröva studieresultaten.

En rektor för en kommunal vuxenutbildning får besluta om nivåer i ämnen på gymnasial nivå samt hur många verksamhetspoäng varje delnivå ska omfatta. Betyg ska sättas på varje sådan avslutad delnivå.

Registrera en sådan delnivå som en avslutande del till CSN så fort den är avslutad. Registrera delnivån som 1:1 för att CSN ska kunna pröva studieresultaten.

En längre kurs, som inte har delats upp i delkurser efter beslut av rektor, kan pågå under en eller flera studieperioder.

Beteckningen Del av kurs visar om en och samma kurs är fördelad över en eller flera studieperioder. Med hjälp av koden för del av kurs talar skolan om vilken del av kursen den studerande läser, till exempel 1:1 som betyder att kursen pågår under en studieperiod och är avslutad efter denna. Ett annat exempel är 1:3 som talar om att den studerande läser den första delen av tre.

Observera att det endast är betygsatta kurser som kan räknas med i resultatprövningen.

Undantaget är orienteringskurser och individuella kurser.

Med färdighetsträning menar vi studier i att läsa, skriva och räkna som motsvarar grundskolans årskurs 1–6.

Studerande som saknar grundskoleutbildning eller motsvarande utbildning har rätt till studiemedel under 80 veckor. Om den studerande dessutom behöver färdighetsträning i att läsa, skriva och räkna kan hen få studiemedel under ytterligare 20 veckor för studier på grundskolenivå.

Du ska registrera om studierna gäller färdighetsträning för att CSN ska kunna avgöra om den studerande har rätt till studiemedel i totalt 100 veckor på grundläggande nivå.

Du måste registrera uppgiften så snart som möjligt när den studerande har börjat sina studier. En studerande som har grundskoleutbildning eller motsvarande kan inte få de 20 extra veckorna till färdighetsträning.

J = deltar i färdighetsträning.

CSN behöver uppgifter om i vilken omfattning den studerande läser för att kunna avgöra hur många veckor och i vilken omfattning den studerande har rätt till studiestöd.

Vi behöver uppgifter om hur många verksamhets- eller gymnasiepoäng en kurs ger rätt till för varje separat kurs som den studerande är antagen till.

När vi beräknar omfattningen av studier gör vi en tolkning av vilka kurser som hör ihop med varandra tidsmässigt och tillhör samma nivå (Gr och Gy). Vi räknar alltså samman den totala poängen per nivå och tittar sedan på hur många veckor den studerande läser genom att utgå från det tidigaste startdatumet och det senaste slutdatumet på kurserna. På det sättet får vi fram en kvot som bestämmer omfattningen som den studerande läser.

Du ska vanligtvis inte registrera H (heltidsstuderande) eller D (deltidsstuderande) för yngre studerande med studiehjälp. Vi räknar i stället ut om den studerande läser på heltid eller deltid utifrån de poäng som du registrerar.

Om skolan anser att den studerande inte kan studera på heltid på grund av en funktionsnedsättning eller sjukdom kan du rapportera H trots att hen läser på deltid. Det är viktigt att du inte registrerar utfyllnadskurser, till exempel orienteringskurser, för att hen ska komma upp i heltidsstudier.

När en skola registrerar H samtidigt som poängen motsvarar deltid utreder och bedömer CSN om den studerande har rätt till studiehjälp. Det gör vi genom att ta kontakt med den studerande och i vissa fall med skolan.

Skolor som inte kan rapportera H när poängen motsvarar deltid kan kontakta oss via vår partnertelefon.

Du kan registrera följande värden:

GR = grundläggande vuxenutbildning och lokala kurser inom grundläggande vuxenutbildning.

GY = gymnasial vuxenutbildning och lokala kurser inom gymnasial vuxenutbildning.

Här ska du fylla i när den studerande börjar kursen. Vi vill veta den individuella studiestarten för varje studerande.

Om den studerande till exempel börjar en kurs två veckor senare än skolans egentliga kursstart, ska du fylla i den studerandes startdatum.

Här ska du fylla i det datum som den studerande avslutar kursen.

Det är viktigt att detta datum är rätt eftersom vi använder start- och slutdatum samt antal poäng för att räkna ut vilken tid och omfattning den studerande läser.

• Du ska ändra slutdatumet om den studerande förlänger en kurs.

• Du ska ändra slutdatum till samma dag som betygsdatum om den studerande får betyg i en kurs tidigare än planerat.
  
• Du ska inte ska ändra slutdatumet i de fall en studerande har avslutat kursen men har tid för slutprov senare. Då är kursen slut medan betygsdatumet blir den dag hen gör sitt slutprov.

Du ska registrera om den studerande har en utbildningsplats som är en uppdragsutbildning. Det gör du genom att bocka i en ruta i tjänsten. Med uppdragsutbildning menas att den studerande får utbildningen betald av sin arbetsgivare eller annan juridisk person. Om en studerande studerar på en uppdragsutbildning har hen inte rätt till studiestöd. Tänk på att registrera påbörjade studier och betyg som vanligt på dessa kurser, då vi kan ta hänsyn till betyg vid resultatprövningen.

U = uppdragsutbildning.

Du ska registrera om en studerande läser en utbildning som kan kombineras med traineejobb.

Du ska registrera när en studerande påbörjar en ny kurs. Du intygar då att den studerande har startat kursen.

Det är viktigt att du laddar upp uppgiften så snart som möjligt när den studerande har startat en kurs. Du ska aldrig registrera uppgift om påbörjade studier före kursstart.

J = den studerande har börjat studera.

Fältet är blankt = den studerande har ännu inte börjat studera på kursen.

CSN hämtar bara kurser eller ämnen som den studerande har påbörjat, från lagringsytan.

Om den studerande avbryter en kurs eller inte påbörjar en enskild kurs ska du registrera avbrott (kod 99). I fältet händelsedatum skriver du det datum då den studerande avbröt kursen. Om den studerande inte påbörjar en kurs är händelsedatum samma datum som kursens startdatum

• Registrera inte avbrott på en studerande som är heltidssjukskriven.
• Ta inte bort kursen ur ditt administrativa program om den studerande avbryter en kurs. Då får CSN ingen ny uppgift om den kursen och gamla uppgifter ligger kvar på lagringsytan.
• Ta inte bort uppgiften om att den studerande har påbörjat kursen.

Om den studerande inte påbörjar några studier alls kan du registrera Ej påbörjat studierna (kod 81). I fältet Händelsedatum skriver du det datum som den studerande skulle ha påbörjat sina studier.

Tänk på! Om den studerande inte påbörjar enstaka kurser ska du registrera avbrott (kod 99).

Du ska registrera om en studerande ändrar start- eller slutdatum för en kurs. Det är viktigt att dessa datum är rätt eftersom vi använder start- och slutdatum samt antal poäng för att räkna ut vilken tid och omfattning den studerande läser.

• Du ska ändra slutdatumet om den studerande förlänger en kurs.
• Du ska ändra slutdatum till samma dag som betygsdatum om den studerande får betyg i en kurs tidigare än planerat.
• Du ska inte ska ändra slutdatumet i de fall en studerande har avslutat kursen men har tid för slutprov senare. Då är kursen slut medan betygsdatumet blir den dag hen gör sitt slutprov.

Du ska registrera om en studerande gör en så kallad prövning i en kurs och då uppnår godkänt betyg.

Du registrerar då kurskod/ämneskod, poäng, samma start- och slutdatum, att kursen är påbörjad samt betyg och datum för betyg.

Det är viktigt att du registrerar att kursen är påbörjad/studieaktiv för att vi ska se betyget vid en resultatprövning.

Den studerande kan inte få studiestöd för den kursen, eftersom hen inte har studerat.

Du ska inte registrera betyg på orienteringskurser och individuella kurser, eftersom dessa kurser inte betygsätts.

Dessa kurser räknas som godkända i studieresultatprövningen om de är slutförda.

Det går att registrera följande betygskoder

Nuvarande betygssystem

• G = godkänd.
• IG = ej godkänd.
• A–E = godkänd.
• F = ej godkänd (inte ok i studieresultatprövningen).
• - = ej betygsatt (inte ok i studieresultatprövningen).

Tidigare betygssystem

• M = mycket väl godkänd.
• V = väl godkänd.
• G = godkänd.
• I = ej godkänd.

CSN:s betygskoder

• E = kurs som inte betygsätts. Användes före 2012-07-01 (inte ok i studieresultatprövningen).
• Z = underlag saknas – betyg kan inte sättas på grund av att den studerande till exempel har en rest (inte ok i studieresultatprövning).
• X = kurs på grundläggande nivå som har rapporterats med kursdel 1:1, men där kursen efter kursslutet fortsätter ytterligare en studieperiod (inte ok i studieresultatsprövningen).
  
• Blanksteg = Om fältet är tomt innebär det att kursen ej är betygsatt.
  

Du ska inte registrera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk, hemma för vård av barn eller hemma för vård av närstående på heltid. Den studerande anmäler själv egen sjukdom till Försäkringskassan och vård av barn eller vård av närstående till CSN.

Om den studerande blir sjukskriven på deltid

Om den studerande studerar på heltid och sedan blir sjukskriven på deltid, ska du meddela den nya omfattningen. Detta innebär att den studerande bara får ersättning för den nya studieomfattningen, inte för den del hen är sjukskriven.

Om den studerande är frånvarande vid studiestarten

Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller vårdar närstående vid studiestarten ska du inte registrera att hen påbörjat sina studier. Det gör du först när den studerande börjar studera.

Du kan se när och vad skolan registrerat under Registrerade uppgifter – historik. Här ser du:

• när skolan laddat upp filen
• vem som laddat upp filen
• hur många studerande som fanns med på filen
• om den innehöll några fel.

Du ska registrera studerande med skyddade personuppgifter med deras fullständiga personnummer.

Den tekniska skyddsnivån på lagringsytan är tillräcklig för att registrera och lagra uppgifter om personer med skyddade personuppgifter.

Observera att personer med skyddade personuppgifter inte markeras på något särskilt sätt på lagringsytan.

Skolan ansvarar för att kontrollera om information som ni hanterar innehåller skyddade personuppgifter och för att den personal som har tillgång till Mina tjänster har behörighet att hantera dessa uppgifter.

När CSN hämtat uppgifter för personer med skyddade personuppgifter från lagringsytan kommer bara ett fåtal handläggare med särskild behörighet att hantera dessa.

När någon behandlar personuppgifter på skolans lagringsyta skapas auditloggar. Det vill säga en logg över vem eller vilka på skolan som varit inne och tagit del av uppgifter eller registrerat uppgifter på er lagringsyta.

Begäran om auditloggar ska komma från den person som är personuppgiftsansvarig på skolan.

Gör så här:

1. Skicka ett mejl till studierapporter@csn.se
2. Skriv "Lagringsyta, begäran om auditloggar" i ämnesraden
3. Ange följande information i mejlet: Som personuppgiftsansvarig önskar jag ta del av auditloggarna för skolkod xxxx för perioden xxxx xx xx – xxxx xx xx
4. Ange dina kontaktuppgifter: namn, User-ID, till exempel BA1001, mejladress och telefonnummer.
5. CSN skickar de begärda auditloggarna med post. Ange därför vilken postadress vi ska skicka loggarna till.

Om en studerande begär att hens personuppgifter ska raderas från era system behöver ni även radera uppgifterna från er lagringsyta. Eftersom det är CSN som tillhandahåller lagringsytan måste vi radera uppgifterna åt er. Skicka därför en begäran till CSN.

Den som gör begäran måste ha behörighet till studeranderapporteringen i Mina tjänster.

Gör så här:

1. Skicka ett mejl till studierapporter@csn.se
2. Skriv "Lagringsyta, radera personuppgifter på lagringsytan" i ämnesraden
3. Ange följande information i mejlet: Samtliga uppgifter för personnummer xxxxxx-xxxx ska redaeras på lagringsytan för skolkod xxxx
4. Ange dina kontaktuppgifter: namn, User-ID, till exempel BA1001, mejladress och telefonnummer.

Du ska ladda upp filer till lagringsytan så snart du har registrerat förändringar för studerande i skolans administrativa program.

De senaste uppgifterna du registrerar för en viss person och period, uppdateras på lagringsytan.

Varje studerande ska bara förekomma en gång per fil och skola.

Andra positionen i Kursdel ska alltid vara lika med eller större än första positionen.

Om du rapporterar en meddelandeorsak (99 eller 81) ska händelsedatum vara mellan eller lika med start- och slutdatum.

Om färdighetsträning är J ska värdet för nivå vara GR.

Om meddelandeorsaken är 81 ska händelsedatum vara detsamma som startdatumet på kursen.

Slutdatumet måste vara senare än eller lika med startdatumet.

Intervallet mellan första och sista dag i filen ska vara max 365 dagar.