Hoppa till innehåll

Komvux – så rapporterar du uppgifter till CSN

Den här sidan vänder sig till dig som arbetar på komvux och rapporterar uppgifter till CSN. Här hittar du information om Mina tjänster och vilken behörighet du behöver för att kunna rapportera. Du hittar även handböcker med rutiner för din rapportering.

Att rapportera till CSN

För att CSN ska kunna handlägga studiestödsärenden behöver vi uppgifter från skolan. Vilka uppgifter det gäller regleras i studiestödslagen och i lagen om studiestartsstöd. Där framgår det att skolan har skyldighet att lämna uppgifter om utbildning, studietid, studiernas omfattning, studieaktivitet och studieresultat. 

Viktigt med rätt uppgifter i rätt tid

De uppgifter som du skickar till CSN ligger till grund för den studerandes rätt till studiestöd. Vår inställning är att den som har rätt till studiestöd ska få det så snart som möjligt!

Vi har samtidigt, precis som andra myndigheter, ett uppdrag att minska bidragsbrott och felaktiga utbetalningar av våra välfärdspengar. Den som inte har rätt till studiestöd ska slippa att bli skuldsatt och få återkrav på de pengar hen inte hade rätt till.

Det är därför viktigt att vi får rätt uppgifter i rätt tid för att

  • studiestöd ska kunna betalas ut i tid
  • förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, till exempel efter ett avbrott.

Tillsammans kan vi göra studier möjligt!

Du rapporterar i Mina tjänster

CSN har en webbtjänst för skolor som heter Mina tjänster. Du som arbetar på komvux gör oftast all rapportering i Mina tjänster. Ett fåtal skolor gör en del av sin rapportering på papper, och resterande i Mina tjänster.

Mina tjänster består av två delar:

  • Studietider och utbildningar
    Här rapporterar skolan in sina utbildningar och studietider, samt skol- och kontaktuppgifter. Det är viktigt att uppgifterna både är korrekta och rapporteras in i god tid. De studietider som skolan lägger in i Mina tjänster är de vi visar för studerande när de ansöker om studiemedel på Mina sidor.
  • Studeranderapportering
    Här rapporterar skolan in uppgifter om studerande. Det kan vara den studerandes studietid och eventuella förändringar under studieperioden. De uppgifter som skolan rapporterar har betydelse för den studerandes rätt till studiestöd.

Behörighet till Mina tjänster

Alla som ska rapportera i Mina tjänster behöver ha en behörighet. Behörigheten är personlig och får inte lånas ut till någon annan. Det är därför viktigt att ni meddelar CSN om ni har personal som börjar eller slutar.

Du behöver en behörighet för att rapportera studietider och utbildningar och en behörighet för att rapportera uppgifter om studerande. Du kan ha behörighet till bara en av tjänsterna eller till båda.

När du loggar in i Mina tjänster kommer du se alla tjänster du har behörighet till i vänstermenyn. Om du har tillgång till både Studietider och utbildningar och Studeranderapportering kommer båda tjänsterna att synas där.

Här kan du läsa om hur du får behörighet till tjänsterna Studietider och utbildningar och Studeranderapportering.

Behörighet till studietider och utbildningar

Alla skolor har en behörighetsadministratör. Det är hen som sköter skolans behörigheter till studietider och utbildningar.

Behörighetsadministratören använder verktyget Identity Manager för att lägga till de personer som ska rapportera studietider och utbildningar.

Administrera behörigheter i Identity Manager

Användarhandbok för Identity manager Pdf, 1 MB.

Behörighet till studeranderapporteringen

För att rapportera i tjänsten Studeranderapportering behöver du en behörighet. Hur du får din behörighet beror på om din skola rapporterar via fil eller manuellt i Mina tjänster.

Komvux som rapporterar via fil

Komvux som rapporterar via fil använder Identity Manager för att administrera behörigheterna till Studeranderapportering.

Administrera behörigheter i Identity Manager

Komvux som rapporterar manuellt i Mina tjänster

Komvux som rapporterar manuellt i Mina tjänster har en behörighetsansvarig. Det är hen som beställer nya behörigheter, meddelar förändringar och avanmäler behörigheter till studeranderapporteringen.

Den behörighetsansvarige beställer behörigheterna genom att skicka in blanketten Beställning av behörigheter för studeranderapportering till CSN. På den blanketten kan hen även ändra behörighetsansvarig. Hör av dig till CSN om du saknar din skolas blankett.

Användarnamn och lösenord till Mina tjänster

När du har fått behörighet till Mina tjänster kommer du att få ett användarnamn och ett engångslösenord.

Användarnamnet får du i ett brev och engångslösenordet kommer några dagar senare i ett mejl. Första gången du loggar in i Mina tjänster måste du byta engångslösenordet till ett nytt lösenord som du skapar själv.

Ändra ett engångslösenord till ett eget lösenord

Öppna mejlet som du har fått från CSN. Här finns ditt engångslösenord och en länk till CSN:s lösenordskiosk. I lösenordskiosken klickar du på Vill du ändra ditt lösenord?

Skriv in ditt användarnamn och ditt engångslösenord, klicka sedan på Fortsätt. Du får nu skapa ett nytt eget lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Ändra ett befintligt lösenord

Du kan när som helst ändra ditt lösenord till Mina tjänster i CSN:s lösenordskiosk. Vid inloggningen till Mina tjänster finns det en länk, Har du glömt eller vill ändra ditt lösenord? När du klickar på länken får du upp rutan för lösenordsbyte. Klicka på knappen Vill du ändra ditt lösenord?

Skriv in ditt användarnamn och ditt nuvarande lösenord, klicka på knappen Fortsätt. Du får nu skapa ett nytt lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Om du glömt bort ditt användarnamn eller lösenord

Har du glömt ditt lösenord eller fungerar det inte? Du kan när som helst beställa ett nytt i CSN:s lösenordskiosk.

Vid inloggningen till Mina tjänster finns det en länk, Har du glömt eller vill ändra ditt lösenord? När du klickar på länken får du upp rutan för lösenordsbyte. Klicka på knappen Har du glömt ditt lösenord eller fungerar det inte?

Du får nu beställa ett engångslösenord som skickas till din mejl.

Skriv in ditt användarnamn och klicka sedan på knappen Fortsätt. Öppna din mejl och skriv in den kod som står i mejlet i rutan Ange engångslösenord. Du får nu skapa ett nytt lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Om du har glömt ditt användarnamn ska du kontakta behörighetsadministratören på din skola.

Om ditt konto har blivit låst

Om du skriver in fel användarnamn eller lösenord mer än tre gånger blir det konto låst i 30 minuter. Efter 30 minuter kan du logga in med rätt användarnamn och lösenord. Om problemet kvarstår behöver du kontakta CSN.

Handböcker komvux

Studietider och utbildningar

I handboken för studietider och utbildningar hittar du information om hur och när du ska rapportera uppgifter om studietider och utbildningar. Här finns också information om hur du lägger till och ändrar skol- och kontaktuppgifter.

Handbok för studietider och utbildningar

Studeranderapportering

I handböckerna för studeranderapportering hittar du information om hur och när du ska rapportera uppgifter om studerande. Välj den handbok som stämmer överens med ditt sätt att rapportera.

Handbok för studeranderapportering via fil

Handbok för studeranderapportering manuellt i Mina tjänster

Kontakta oss

Om något går fel eller om du får problem kan du ringa oss. För att du ska få rätt hjälp med en gång har vi olika kontaktvägar för olika typer av frågor. Här kan du se vilka frågor vi svarar på i partnertelefonen och i vilka fall du ska vända dig direkt till skolans kontaktperson på CSN.

CSN:s partnertelefon

CSN:s partnertelefon (skoltelefon) svarar på frågor om:

  • studiestöd
  • studeranderapportering och uppgiftsskyldighet
  • stödmaterial på partnerssidorna

Om du däremot har frågor eller problem med ditt eget rapporteringssystem ska du ringa er egen support.

CSN:s partnertelefon, 0771 - 276 400, mån- fre kl 09:00 - 12:00. Kom ihåg att du behöver din skolkod när du ringer. 

Skolans kontaktperson på CSN

Skolans kontaktperson svarar på frågor om:

  • behörighet för att rapportera
  • rapportering av studietider och utbildningar
  • att börja rapportera med fil

Du hittar kontaktuppgifter till skolans kontaktperson under Studietider och utbildningar i Mina tjänster. När du klickar på Kontakta CSN får du upp en lista på samtliga kontaktpersoner på CSN. De kontaktpersoner som är ansvariga för din skola är fetmarkerade.

Kan komvux rapportera via fil?

Du och din skola väljer själv hur ni vill rapportera i Mina tjänster. Vill ni byta sätt att rapportera ska du kontakta din skolas kontaktperson på CSN. Telefonnumret hittar du i Mina tjänster, under fliken Kontakta oss.

Rapportera via fil

Behöver komvux lämna studieresultat på pappersintyg?

När studieresultaten rapporteras elektroniskt till CSN så behöver vi inga andra uppgifter om resultaten.

CSN kan bara räkna med poäng från slutförda kurser och delmoment. För studerande på komvux innebär det att vi bara kan räkna med poäng från en kurs om den studerande har klarat hela kursen.

Hur gör vi på komvux om vi fortfarande rapporterar delvis på papper?

Om din skola fortfarande delvis rapporterar på papper så finns det några saker som är viktigt att veta kring rapporteringen av uppgifter om den studerande:

Studerande med studiehjälp

Du rapporterar både nya elevuppgifter och ändringar i tjänsten Studeranderapportering i Mina tjänster.

Studerande med studiemedel

Studerande som har studiemedel ska lämna in blanketten "Redovisning av studieresultat".

De ska också lämna in blanketten "Studieförsäkran/skolans intygande" som de har fått i sitt beslut från CSN.

Avvikelser, exempelvis frånvaro och avbrott, ska du rapportera i tjänsten Studeranderapportering i Mina tjänster.

Hur hanteras kurser som rapporterats med betyget X?

Tidigare har skolor kunnat rapportera betyget X på kurser på grundläggande nivå till CSN. CSN får inte längre lägga andra betyg än godkända betyg, A-E, till grund för en prövning av den studerandes studieresultat. Vi kan därför inte längre lägga X-betyg till grund för en sådan prövning.

Skolor har i vissa fall rapporterat betyget X på delar av en kurs, en kurs som senare har slutförts med ett godkänt betyg. I ett sådant fall kommer CSN enbart att kunna räkna med det antal poäng som det godkända betyget har kopplats till i rapporteringen. Det vill säga det antal poäng den sista kursdelen omfattar. För att även tidigare kursdelar, som har betygssatts med betyget X, ska kunna medräknas måste skolan korrigera tidigare rapportering.

Skolan ska i första hand göra om tidigare rapportering. Kurser som tidigare har betygssatts med betyget X bör istället rapporteras som en icke avslutad kursdel eller med ett godkänt betyg.

Exempel

Tidigare rapportering
DatumKurskodPoängKursdelBetygBetygsdatum
160111 – 160603GRNSVA2100 p1:1X160603
160815 – 161216GRNSVA2100 p1:1B161216


CSN kommer enbart att räkna med 100 poäng från den kursdel som betygssatts med ett godkänt betyg 161216. För att även tidigare kursdel ska kunna medräknas måste skolan korrigera tidigare rapportering. Skolan kan rapportera den kurs som betygssatts 160603 som en icke-avslutande kursdel, och samtidigt korrigera kursdelen för den avslutande delen som betygssatts med ett godkänt betyg.


Korrigerad rapportering - möjlighet 1
DatumKurskodPoängKursdelBetygBetygsdatum
160111 – 160603GRNSVA2100 p1:2160603
160815 – 161216GRNSVA2100 p2:2B161216


Skolan kan också korrigera betyget på den kursdel som betygssatts 160603 till ett godkänt betyg.


Korrigerad rapportering - möjlighet 2
DatumKurskodPoängKursdelBetygBetygsdatum
160111 – 160603GRNSVA2100 p1:1B160603
160815 – 161216GRNSVA2100 p1:1B161216


Vi är medvetna om att det kan finnas tekniska hinder som innebär att det är svårt att korrigera rapporter som ligger längre tillbaka i tiden. I de fall ni inte kan korrigera tidigare rapporter, kan ni därför använda nedanstående formulär. Formuläret ska endast användas i de fall ni har satt ett X-betyg på en kursdel på grundläggande nivå innan den 1 juli 2016, och den studerande senare har uppnått ett godkänt betyg på hela kursen.

Formulär 9622W (pdf, nytt fönster) Pdf, 496 kB. (Pdf, 496 kB)

Det ifyllda och underskrivna formuläret skickas sedan per post till CSN, 851 82 Sundsvall.

Kan komvux rapportera skolk (otillåten frånvaro) för äldre studerande med studiemedel?

Nej. Det finns inte otillåten frånvaro i regelverket för studiemedel.

Varför kan det på komvux bli deltidsstudier för en elev som läser fyra utbildningar på 25 procents takt parallellt?

Det kan bero på att start- och slutdatum inte är exakt lika för samtliga utbildningar som eleven sökt till. Det är viktigt att utbildningarna har samma studietid för att heltidsstudier ska kunna beviljas.

Kan komvux rapportera in att eleven läser på grundskolenivå om studiemedelsveckorna är slut på gymnasienivå för en elev, alternativt omvänt?

Nej. Eleven ska rapporteras in på den nivån eleven studerar. Det är CSN som utreder om eleven har rätt till fler veckor på en studienivå.

Hur rapporterar jag en studerande med studiehjälp som bedöms som heltidsstuderande på grund av sjukdom eller funktionsvariation?

Om den studerande inte kan studera på heltid på grund av sjukdom eller funktionsvariation kan ni göra bedömningen att hens studieomfattning motsvarar heltidsstudier. Ett lägre poängantal än 20 poäng per vecka kan godtas i dessa fall.

Ni registrerar H (heltidsstuderande) i fältet för "studietakt yngre elev" om den studerande läser deltid, men bedöms som heltidsstuderande på grund av sjukdom eller funktionsvariation.

Uppdaterad: 2022-12-07
Hjälpte den här sidan dig?