Handbok för studeranderapportering i Mina tjänster - Folkhögskola

Den här sidan vänder sig till dig som rapporterar uppgifter om studerande direkt i Mina tjänster. Här beskriver vi vilka uppgifter du ska rapportera, hur du skickar dem och när du ska skicka uppgifterna till oss.

Vad är Studeranderapportering i Mina tjänster?

Studeranderapportering i Mina tjänster är CSN:s webbtjänst för att rapportera uppgifter om studerande. I tjänsten kan du bland annat rapportera in den studerandes studietid och förändringar under studietiden.

Behörighet att rapportera

Du behöver behörighet för att rapportera uppgifter om studerande till CSN. Behörigheten är personlig och får inte lånas ut till någon annan. När du har fått behörighet till Mina tjänster får du användarnamn och lösenord som du använder för att logga in.

Du kan läsa mer om behörighet och inloggningsuppgifter på sidan Rapporterar uppgifter till CSN.

Mer om behörigheter och inloggningsuppgifter

Rapportera för yngre och äldre studerande

När du rapporterar in studerande i Mina tjänster är vissa delar av rapporteringen olika beroende på om den studerande har studiehjälp eller om hen har studiemedel, studiestartsstöd eller omställningsstudiestöd.

För gymnasiestudier kan den studerande få studiehjälp till och med första halvåret det år hen fyller 20 år. Från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20 år kan hen söka studiemedel.

För studerande med studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

I tjänsten Studeranderapportering ska du rapportera

  • vilka studerande som ska ha studiehjälp när de har börjat studera
  • ändringar, till exempel frånvaro och avbrott.
    I tjänsten kommer du att se de uppgifter din skola rapporterat in tidigare.

För studerande med studiehjälp på introduktionsprogram

En studerande som har studiehjälp och som går ett introduktionsprogram i gymnasieskolan, men som har sin utbildning förlagd till en folkhögskola ska rapporteras av gymnasieskolan. Om både folkhögskolan och gymnasieskolan rapporterar antagning till CSN, skapas ett utredningsärende på CSN. Då kan det dröja innan den studerande får sina pengar.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Den studerande lämnar in blanketten Studieförsäkran/skolans intygande för att begära utbetalning av studiestöd. På blanketten skriver både den studerande själv och skolan under på att uppgifterna i beslutet om studiestöd stämmer och på att den studerande har börjat studera den aktuella studieperioden.

I tjänsten Studeranderapportering ska du rapportera avvikelser, exempelvis frånvaro och avbrott. I tjänsten kommer du att se

  • vilka studerande du ska rapportera avvikelser för
  • de uppgifter som din skola rapporterat in tidigare.

Vilka uppgifter ska du rapportera?

Här kan du läsa om vilka uppgifter du ska rapportera.

Påbörjade studier

Du ska rapportera påbörjade studier för studerande som ska ha studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20). Du ska skicka uppgiften om att en studerande börjat studera tidigast den dag som studierna börjar.

Du ska inte registrera studerande som är äldre och har studiemedel, studiestartsstöd eller omställningsstudiestöd. Dessa studerande skickar istället in studieförsäkran/skolans intygande.

Ändringar

Du ska rapportera in olika ändringar (händelser) som inträffar under studietiden, till exempel ändrad omfattning eller avbrott. Varje gång du rapporterar något för en studerande ska du rapportera allt som hänt eller planeras hända under studieperioden. Du ska alltså ge hela bilden för den studerande vid varje rapporteringstillfälle.

Det är viktigt att vi får uppgifterna så snart som möjligt för att

  • studiestöd ska kunna betalas ut i tid
  • förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, exempelvis efter ett avbrott.
Studieresultat

Studerande som haft studiestöd tidigare behöver normalt redovisa studieresultat för att kunna få studiestöd för en ny period. Det gör de med hjälp av intyg från skolan.

Hur du intygar studieresultat

Hur du registerar ny studerande

Här kan du läsa om hur du rapporterar studerande med studiehjälp. För äldre studerande med övriga studiestöd ska du endast rapportera ändringar.

Start- och slutdatum

Du ska rapportera start-och slutdatum för studerande med studiehjälp, det vill säga till och med första halvåret det år den studerande fyller 20. Tänk på att tidigast rapportera när den studerande börjar studierna under perioden.

Tänk på detta:

  • Du ska rapportera läsårsvis, där höst- och vårtermin hålls samman
  • Om den studerande läser flera utbildningar ska du rapportera separat för de olika utbildningarna. Varje utbildning ska innehålla en egen uppgift om studietid för terminen.
Jullov

Du ska rapportera datum för jullov om höstterminen går in i januari och den studerande har juluppehåll någon gång mellan den 24 december och den 1 januari.

Startdatum är jullovets första dag och slutdatum jullovets sista dag.

Utbildning

Du ska rapportera den utbildning den studerande läser. Om den studerande läser flera utbildningar ska du rapportera separat för de olika utbildningarna. Varje utbildning ska innehålla en egen uppgift om studietid för terminen.

Omfattning

Du ska rapportera omfattning för varje utbildning den studerande läser.

Hur du meddelar ändringar

Här kan du läsa om hur du ska rapportera ändringar i Mina tjänster. Du ska rapportera ändringar som inträffar för samtliga studerande, både för de med studiehjälp och för de äldre med övriga studiestöd.

Ej påbörjat studierna

Du ska vänta med att rapportera att en studerande påbörjat studierna tills du är säker på att hen faktiskt har startat studieperioden. Om du av misstag rapporterat att en studerande börjat och hen inte ska studera, ska du rapportera Ej påbörjat studierna.

Tänk på detta:

  • Om den studerande varit antagen till två utbildningar på skolan och inte påbörjat någon av dem, måste du rapportera Ej påbörjat studierna för en utbildning i taget. Du rapporterar då för den ena utbildningen en dag och väntar till nästa dag innan du rapporterar för den andra utbildningen.
  • Händelsen ska alltid skickas ensam.
  • Om den studerande börjar studera igen efter att skolan meddelat att hen inte studerar, ska du skicka in en ny uppgift om Studietid för terminen, utan händelsen Ej påbörjat studierna.
Avbrott

Du ska rapportera Avbrott om den studerande avbrutit sina studier på utbildningen. Avbrottsdatum är detsamma som första dagen då den studerande inte längre studerar.

Tänk på detta:

  • Om den studerande varit antagen till två utbildningar på skolan och inte påbörjat någon av dem, måste du rapportera Ej påbörjat studierna för en utbildning i taget. Du rapporterar då för den ena utbildningen en dag och väntar till nästa dag innan du rapporterar för den andra utbildningen.
  • Händelsen Avbrott får inte följas av en annan händelse. Ett undantag är vid jullov.
  • Om den studerande återupptar studierna på skolan under samma läsår, måste du ta bort händelsen Avbrott och istället rapportera in händelsen Ej studieaktiv/frånvaro för den tid som den studerande inte har studerat.
  • Om något blir fel i rapporten kan du inte välja händelsen Avbrott igen. Du ska istället ändra den händelse som du redan skickat in.
Byte av skola

Du ska rapportera Byte av skola när den studerande har avbrutit sina studier vid skolan och tänker börja på en annan skola inom en nära framtid. Som startdatum ska du skriva den första dagen när den studerande inte längre studerar vid skolan.

Tänk på detta:

  • Händelsen Byte av skola får inte följas av en annan händelse. Ett undantag är vid jullov.
  • Om den studerande återupptar studierna på skolan under samma läsår, måste du ta bort skolbytet och istället rapportera in händelsen Ej studieaktiv/frånvaro för den tid som den studerande inte studerat vid skolan.
  • Om något blir fel i rapporten kan du inte välja händelsen Byte av skola igen. Du ska istället ändra den händelse som du redan skickat in.
Ej studieaktiv/frånvaro

För studerande med studiehälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska rapportera Ej studieaktiv/frånvaro om den studerande är helt frånvarande under minst 15 kalenderdagar i följd.

Som startdatum ska du skriva den första dagen i perioden då den studerande varit frånvarande och som slutdatum ska du skriva den sista frånvarodagen om den är känd.

  • Vid flera perioder då den studerande inte är studieaktiv eller är frånvarande, måste alla perioder utom den sista innehålla slutdatum.
  • Perioder då du rapporterat Ej studieaktiv/frånvaro får inte överlappa varandra.

Du ska inte rapportera in frånvaro:

  • Om den studerande beviljats ledighet av skolan.
  • Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller närstående.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska rapportera Ej studieaktiv/frånvaro när den studerande är helt frånvarande från studierna under minst 7 dagar. Det är skolan som bedömer om den studerande är studieaktiv.

Som startdatum ska du skriva den första dagen i perioden då den studerande varit frånvarande och som slutdatum ska du skriva den sista frånvarodagen om den är känd.

  • Vid flera perioder då den studerande inte är studieaktiv eller är frånvarande, måste alla perioder utom den sista innehålla slutdatum.
  • Perioder då du rapporterat Ej studieaktiv/frånvaro får inte överlappa varandra.

Du ska inte rapportera in frånvaro:

  • Om den studerande har ogiltig frånvaro vid enstaka tillfällen eller ändrar omfattning. Det beror på att rätten till studiemedel, studiestartsstöd och omställningsstudiestöd inte påverkas om en studerande har ogiltig frånvaro.
  • Under den tid skolan utreder om en studerande avbrutit studierna. Efter att utredningen är klar får du antigen meddela en frånvaroperiod med startdatum och slutdatum alternativt ett avbrottsdatum.
  • Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller närstående.

Läs om vad som gäller för studerande som blivit sjuka

Planerat uppehåll

Du ska rapportera Planerat uppehåll för den tid då inga studier är planerade, alltså uppehåll mellan kurser på en utbildning.

  • Som startdatum ska du skriva den första dagen i uppehållet och som slutdatum den sista. Det får endast finnas start- och slutdatum.
  • Perioder med uppehåll under en utbildning får inte överlappa varandra.
  • Om något blir fel i rapporten ska du ändra eller ta bort den händelse som du redan skickat in.
Ändrad omfattning

Du ska rapportera Ändrad omfattning om den studerande läser med olika omfattning under olika delar av året.

Händelsen ska innehålla startdatum, omfattning (1-100 procent) och eventuellt slutdatum.

  • När den studerande börjar läsa deltid ska du rapportera Ändrad omfattning med startdatum för omfattningsförändringen.
  • När den studerande läser på heltid igen ska du rapportera in ett slutdatum för omfattningsförändringen.
  • Både start- och slutdatum kan du rapportera samtidigt om de är kända av skolan vid rapporteringstillfället.

För studerande med studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska rapportera ändrad omfattning om:

  • Den studerande läser på heltid och avbryter delar av sina studier helt (till exempel vissa bestämda delkurser eller delmoment) och därmed endast läser på deltid.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska rapportera ändrad omfattning om:

  • Den studerande läser på heltid och avbryter delar av sina studier helt (till exempel vissa bestämda delkurser eller delmoment) och därmed endast läser på deltid.
  • Den studerande läser på heltid och blir sjukskriven på deltid. Då ska du meddela den nya studieomfattningen. 

Hur du intygar studieresultat

Här kan du läsa om att bedöma studieresultat och vad som behöver framgå när du skriver intyg om studieresultat.

Att bedöma studieresultat

Studerande som haft studiestöd tidigare behöver normalt redovisa studieresultat för att kunna få studiestöd för en ny period. Det gör de med hjälp av intyg från skolan. Intyget ska vara underskrivet av en person på skolan som har behörighet att bedöma studieresultat.

För studerande på folkhögskola är kravet på studieresultat att klara alla moment som framgår av kursplanen under den period som prövas. Vi kan godta mindre och tillfälliga förseningar om skolan bedömer att studierna som helhet inte kommer att försenas.

Intyg för studerande som fortsätter på samma skola

För studerande som har studerat på din folkhögskola och som ska fortsätta på samma skola kan du fylla i och skicka in blanketten Redovisning av studie­resultat för folkhögskola (blankett 2406).

Intyg för studerande som byter skola

Studerande som har studerat på din folkhögskola och som ska läsa på en annan skola ska skicka in ett betyg, intyg eller liknande från din folkhögskola.

Intyget ska innehålla:

  • elevens namn
  • personnummer
  • utbildning
  • studietid
  • datum från när skolan bedömer att eleven fullföljt studierna i normal takt.

Tänk på att intyget ska vara daterat, undertecknat och stämplat.

Intyget skickas till eleven alternativt direkt till CSN:s postservice.

Intyg för studerande som klarat del av termin

Ibland behöver du skriva ett intyg om att den studerande har klarat en del av en termin. Det inträffar oftast då den studerande har studerat med studiestöd tidigare men inte klarat tillräckliga studieresultat vid den skolan.

Intyget ska innehålla:

  • elevens namn
  • personnummer
  • utbildning
  • studietid
  • datum från när skolan bedömer att eleven fullföljt studierna i normal takt.

Tänk på att intyget ska vara daterat, undertecknat och stämplat.

Intyget skickas till eleven alternativt direkt till CSN:s postservice.

Om rapporten innehåller fel

Om rapporten innehåller fel kommer du att få ett felmeddelande. Du måste då rätta felet och skicka in uppgifterna på nytt.

Inskickade uppgifter och återrapportering

I tjänsten Studeranderapportering under Återrapportering finns listor i pdf-format med studerande. Här visas alla studerande som har studiemedel eller som du rappor­terat in under pågående läsår. I listan kan du se uppgifter om vilka studerande som du har rapporterat ändringar för. Listan uppdateras med jämna mellanrum, normalt varje måndag.

Personuppgifter, till exempel skyddade personuppgifter

Du kan bara rapportera personer med riktiga personnummer och samordningsnummer. Det går alltså inte att rapportera tillfälliga personnummer.

Studerande med samordningsnummer

Skatteverket kan tilldela en person ett samordningsnummer och du rapporterar då personen med detta nummer. När den studerande registreras hos CSN behandlas hen på samma sätt som en studerande med personnummer. Om personen senare blir folkbokförd ersätts samordningsnumret av ett personnummer.

Studerande med skyddade personuppgifter

Du ska rapportera studerande med skyddade personuppgifter med deras riktiga personnummer. Om du rapporterar in dem med tillfälliga personnummer gör CSN ingen prövning av deras rätt till studiestöd.

Om du redan har rapporterat in en studerande med skyddade personuppgifter med ett tillfälligt personnummer och personen nu har fått ett personnnummer ska du rapportera in den studerande på nytt, med rätt personnummer.

Sjukdom, vård av barn och vård av närstående

För studerande med studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk.

Studerande som är inskrivna vid skolan men som inte kan studera alls eller bara studera delvis på grund av sjukdom, får behålla studiehjälpen så länge hen är sjuk under studietiden. Om den studerande blir frisk före terminens slut men då avbryter sina studier, har hen rätt till studiehjälp fram till studieavbrottet.

Om den studerande är frånvarande på grund av sjukdom, ska hen kunna styrka sjukdomen med ett läkarintyg. Detta gäller både vid längre sjukdom och vid upprepad frånvaro.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk, hemma för vård av barn eller hemma för vård av närstående på heltid. Den studerande anmäler själv egen sjukdom till Försäkringskassan och vård av barn eller vård av närstående till CSN.

Om den studerande blir sjukskriven på deltid

Om den studerande studerar på heltid och sen blir sjukskriven på deltid, ska du meddela den nya omfattningen. Detta innebär att den studerande bara får ersättning för den nya studieomfattningen, inte för den del hen är sjukskriven.

Om den studerande är frånvarande vid studiestarten

Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller vårdar närstående vid studiestarten ska du inte skriva under studieförsäkran förrän sjukdomsperioden är över och den studerande startar kursen.

Studerande som avlidit

Om en studerande avlider ska du inte rapportera något till CSN. Vi får den uppgiften från Skatteverket inom några dagar och hanterar då den studerandes ärende.

Om skolan till exempel rapporterar in ett studieavbrott, skickar CSN automatiskt ut ett brev om avbrottet till den studerande eller vårdnadshavaren. Det vill vi undvika när det handlar om en studerande som avlidit.

Vill din skola börja rapportera via fil?

Vad innebär det att rapportera via fil?

Att rapportera via fil är både enkelt och säkert. Dessutom blir det lätt att överblicka vilka uppgifter skolan har rapporterat in.

Om ni väljer att rapportera via fil, hämtar du alla uppgifter i din skolas administrativa system och skickar dem via fil till oss. Du skickar filen genom att logga in i Mina tjänster och ladda upp den där.

Det är en säker överföring, och enklare för både dig och den studerande. Ni slipper till exempel flera av de blanketter som ni fyller i idag, som redovisning av studieresultat och Studieförsäkran skolans intygande.

Skolor som rapporterar via fil kan när som helst kontrollera vilka uppgifter de har skickat in till CSN genom att söka på en studerandes personnummer. På så sätt blir också rapporteringen överblickbar.

Hur går det till?

För att kunna rapportera via fil krävs det att ni kan skicka filen i formatet .xml. Ni måste därför se till att ert elevadministrativa system kan uppdateras och exportera uppgifterna till en fil med formatet xml. Prata med er skolas systemleverantör om det.

För att börja rapportera via fil nästkommande hösttermin vill vi att ni hör av er till oss senast den 1 maj, men gärna tidigare.

För att säkerställa kvaliteten på filen och att CSN:s system kan ta emot den, ska din skola genomföra olika tester innan ni godkänns. Ni ska testa filens format och innehåll. Ni ska också testa överföringen av filen.

Ta kontakt med någon av skolans kontaktpersoner om du har frågor om att börja rapportera via fil. Du hittar kontaktpersonerna i Mina Tjänster.

På sidan Rapportera via fil kan du se vilka tekniska förutsättningar som krävs för att rapportera via fil.

Rapportera via fil

Kontakta oss

Om du har frågor eller får problem är du välkommen att ringa oss.

Kontakta oss

Uppdaterad: 2023-12-21
Hjälpte den här sidan dig?